Tout savoir sur la digital workplace

Temps de lecture : 9 minutes

Vous aimez disposer de votre bureau et de vos documents où et comme il vous plaît ? Aussi, vous cherchez à améliorer la productivité et l’expérience de travail de vos collaborateurs ? Alors, vous aller apprécier d’utiliser une Digital Workplace ! Mais alors, à quoi fait référence le terme de « Digital Workplace » ? À quels enjeux répond cet outil ? Et pourquoi avez-vous intérêt à l’adopter ?

Suivez le guide pour tout savoir sur la Digital Workplace ! 🚀

La digital workplace : un espace de travail accessible de partout, tout le temps…

La Digital Workplace est un véritable bureau digitalisé : un espace de travail numérique sur lequel vous pourrez vous connecter à tout moment, sur n’importe quel support (PC portable, tablette et téléphone mobile). Que vous soyez en télétravail, en déplacement, chez votre client ou sur votre lieu de vacances : vous aurez accès à tout votre travail, à vos documents et … à vos collègues, comme si vous étiez au bureau.

Sur cet espace de travail numérique, vous serez en mesure de réaliser l’intégralité de vos tâches quotidiennes et de communiquer avec vos collègues et partenaires. Vous y retrouverez également aisément l’ensemble des informations et documents qui vous appartiennent ou qui vous ont été partagés. 

Vous êtes habitué(e) à jongler d’une application à l’autre : de votre calendrier partagé à votre outil de messagerie, puis votre logiciel de gestion de projet, tout en communiquant sur Skype ou sur Slack ? La Digital Workplace vous fait économiser un temps précieux : tous ces outils sont centralisés grâce à des intégrations (via API ou webhooks) et interconnectés entre eux pour pouvoir les opérer depuis une plateforme unique !

… qui rassemble tous les outils dont vous avez besoin pour travailler

La Digital Workplace vous évite de jongler d’un outil à l’autre en permanence, et unifie ainsi votre environnement de travail. 

Retrouvez ainsi, directement sur une seule et même plateforme :

• vos logiciels et applications métiers : CRM, ERP, support utilisateur, logiciel de facturation… ;
• l’ensemble des fonctionnalités de communication, intégrées de façon native : messagerie instantanée, visioconférence, partage de documents, etc. En bref : tout ce qu’il vous faut pour partager des informations facilement et travailler avec les autres membres de votre équipe comme s’ils étaient à côté de vous ;
• agenda partagés, documents éditables à plusieurs, création de groupes et communautés : tout est mis en œuvre pour faciliter la collaboration d’équipe ;
• votre outil de gestion de projet sur lequel vous retrouvez l’ensemble des informations, des processus, et l’état d’avancement de vos tâches, afin d’avancer efficacement ;
• dans cet environnement ouvert, via API, vous pouvez ajouter d’autres applications tierces, au gré de vos besoins. Mais une Digital Workplace ne doit pas devenir une marketplace d’applications métiers plus complexes les unes que les autres. Il est ainsi parfois préférable de laisser les applications métiers très spécifiques à l’extérieur de la Digital Workplace (à définir avec votre DSI).

D’ailleurs, vous pouvez notamment retrouver ces fonctionnalités sur Talkspirit : la digital workplace 100% souveraine !

Avec une Digital Workplace, tous les collaborateurs de votre entreprise peuvent suivre leurs tâches et projets en cours, de A à Z. Et l’accès à à l’ensemble des outils de collaboration et de communication, qui sont reliés directement à la plateforme (soit de manière native, soit par intégration), est simplifié.

L’objectif ? Limiter les distractions plutôt que d’en créer, favoriser l’échange de connaissances et fluidifier le travail collaboratif, y compris entre les services et entres les sites d’une même entreprise. 

Un véritable espace de travail collaboratif

Le travail collaboratif est une thématique dans l’air du temps. Les habitudes de travail ont évolué. Le travail chacun de son côté, entrecoupé de réunions hebdomadaires systématiques pour faire un point sur les avancées, a du plomb dans l’aile. 

Vous cherchez à encourager le développement du travail collaboratif, et de l’agilité au sein de votre entreprise ? La Digital Workplace est votre alliée ! Et pour cause : dans cet environnement de travail tout-en-un, communiquer avec votre équipe, s’entraider et avancer main dans la main n’a jamais été aussi simple. 

Partenaires et clients peuvent eux aussi être intégrés à la Digital Workplace. En effet, votre société coopère – littéralement – avec des partenaires / prestataires / sous-traitants au quotidien, alors autant outiller cette coopération dans le même environnement de travail que celui de votre collaboration interne. La plupart des plateformes permettent cela.

Sur Talkspirit, vous pouvez par exemple inviter vos parties prenantes internes et externes dans des groupes, leur partager des projets et des documents, les inviter à des événements, etc. Un pas important vers plus d’agilité et une meilleure collaboration, dans une logique d’écosystème d’entreprise. 

Simplification des workflows, partage simple et rapide des documents, accès simplifié et sécurisé à l’information, fluidité des échanges : la Digital Workplace crée un environnement de travail propice à une meilleure collaboration.

Un environnement de travail sur-mesure pour votre entreprise

Utiliser une Digital Workplace n’est pas une fin en soi. Au contraire, celle-ci doit être conçue, dès le départ, comme une réponse aux besoins précis de votre entreprise. Chez Talkspirit, nous travaillons main dans la main avec les DSI (directions des systèmes d’information) de nos clients, pour offrir ensemble une expérience utilisateur optimale et apporter des solutions pertinentes aux besoins concrets des équipes. 

La Digital Workplace est donc avant-tout un environnement sur-mesure, que votre DSI ajuste pour répondre aux enjeux spécifiques de votre entreprise, afin que chaque collaborateur puisse avoir accès à un environnement de travail adapté à ses besoins et à ses contraintes. 

Chaque collaborateur peut ainsi paramétrer son bureau digital comme il le ferait avec son bureau physique. Chacun a accès à l’ensemble des applications qui lui sont utiles. Grâce à un système d’identification unique, parfaitement sécurisé, toutes les applications intégrées sont immédiatement accessibles depuis la plateforme centrale qui joue le rôle d’un “hub” d’information et d’interaction.

En fonction de leurs besoins métiers, les salariés disposent d’un espace de travail, d’information, de communication et de collaboration en ligne. Ils peuvent ainsi y retrouver leurs notes personnelles, ainsi que toutes les informations de travail collectives. Un moteur de recherche interne permettant de retrouver facilement n’importe quelle information ou document. 

La bonne intégration des différentes briques fonctionnelles, des différentes applications, entres elles, est l’une des clés d’une Digital Workplace performante. Voilà pourquoi Talkspirit a fait le choix d’intégrer nativement les applications à la plateforme. Jusqu’à intégrer, par exemple, des chatbots intelligents. 

Des briques fonctionnelles supplémentaires peuvent cependant être ajoutées, pour une Digital Workplace 100 % sur-mesure, via des API et des webhooks. 

La Digital Workplace : une réponse aux enjeux des entreprises modernes

Nous vivons dans un monde toujours plus incertain, qui évolue à vive allure. Qui se souvient qu’il y a vingt cinq ans, encore très peu d’entreprises étaient connectées à internet ? A l’époque, les modems 56k mettaient de longues secondes (minutes parfois) à charger une page web ! Que de chemin parcouru depuis…

4 enjeux clés…

Les entreprises d’aujourd’hui ne sont plus celles d’hier. Leurs enjeux ont évolué et leurs préoccupations ont changé :

• les mutations constantes de leur environnement les pousse à aller vers plus d’agilité et vers un travail plus collaboratif ;
• la concurrence est rude pour attirer les meilleurs talents, sur un marché du travail mondialisé ;
• les salariés souhaitent de plus en plus que le travail réalisé chaque jour ait du sens ;
• … tandis que les inégalités de coût du travail, à l’échelle mondiale, n’ont jamais été aussi importantes. 

…auxquels elle apporte une réponse

La Digital Workplace vient ainsi apporter une réponse à chacun de ces points :

• elle encourage le développement de modes de travail plus transversaux, plus collaboratifs et plus agiles ;
• elle constitue un véritable atout pour renforcer votre marque employeur et offrir un cadre de travail dynamique / innovant ;
• en fluidifiant la communication interne, le partage de compétences et les échanges entre collaborateurs, la Digital Workplace améliore également l’expérience de vos collaborateurs ;
• la Digital Workplace propose de nombreux outils disponibles nativement sur la plateforme, facilitant les échanges d’information notamment avec des équipes situées en offshore. Un atout indéniable pour la productivité / compétitivité de votre entreprise. 

La Digital Workplace a enfin une place central dans la réflexion de toute entreprise, sur les questions de gouvernance, de risques et de sécurité.

5 avantages de la Digital Workplace

Vous envisagez de mettre en place une Digital Workplace au sein de votre entreprise ? C’est assurément une excellente idée. Pourquoi ? En voici un bon aperçu, à travers cinq avantages majeurs qu’offrent toutes les Digital Workplaces :

1. Fluidifier la communication

Votre boîte e-mail déborde ? Y retrouver un document est devenu un calvaire ? Vous avez la conviction qu’une partie de ces échanges d’e-mails est évitable et stérile ? Vous avez raison. 

La Digital Workplace vous permet de réduire, voire d’éradiquer l’usage des e-mails en interne. Le partage des informations se fait en quelques clics. Et grâce à une hiérarchisation complète des informations et documents, les retrouver est un jeu d’enfant. 

Lire aussi : Venir à bout des e-mails internes, grâce à Talkspirit : témoignage du Centre d’Imagerie Médicale du Biterrois

2. Favoriser le travail collaboratif

Tous les outils de communication sont regroupés au même endroit, pour simplifier les échanges au maximum. Le travail en équipe, le suivi de vos projets, des tâches réalisées ou restantes, l’entraide et le partage de compétences sont encouragés. 

La Digital Workplace est ainsi un outil idéal pour développer la collaboration au sein de votre entreprise. 

3. Réduire le nombre d’outils à maîtriser

De très nombreux outils collaboratifs peuvent s’avérer utiles, au quotidien. Mais former vos collaborateurs à quinze outils différents, néanmoins, reste chronophage, coûteux et souvent contre-productif. La Digital Workplace va justement permettre de rationaliser vos applications, et ainsi réduire le nombre d’outils à maîtriser, générant souvent une forte charge mentale.

Bien sûr, la mise en place d’une Digital Workplace impacte elle-aussi directement les habitudes de travail. Même dans un contexte déjà familier du numérique, il est essentiel d’accompagner ce changement et de former vos collaborateurs. 

Mais l’être humain étant par nature réfractaire au changement, mieux vaut demander à vos collaborateurs de s’adapter à un unique outil, sur lequel vous investissez, plutôt qu’à quinze.

4. Simplifier l’accès à l’information métier

Les informations métiers et projets sont dispersées dans quinze outils différents . Vos collaborateurs doivent encore jongler de l’un à l’autre pour y accéder et s’identifier, séparément, sur chacun de ces outils pour pouvoir les utiliser ? 

La Digital Workplace leur permet au contraire d’accéder à toutes les applications dont ils ont besoin au quotidien en ne s’identifiant qu’une seule fois, et en s’abstenant de passer sans cesse de l’un à l’autre. Un gain de temps précieux qui leur permet d’être plus productifs et de ne pas se disperser.

5. Améliorer l’expérience collaborateur, notamment en mobilité

Dernier avantage et non des moindres : la Digital Workplace enrichit l’expérience collaborateur grâce à sa conception moderne et fluide. Et elle élimine aussi bon nombre de freins possibles au télétravail. Vos collaborateurs peuvent ainsi accéder à leur environnement de travail, où qu’ils soient, quand ils veulent. La Digital Workplace ne connaît pas de frontière d’espace et de temps !

A l’heure où le télétravail tend à se normaliser, où de plus en plus de travailleurs font le choix du 100% remote ou du freelancing, la Digital Workplace s’adapte parfaitement à la nouvelle donne du travail, qui s’annonce. Avec la Digital Workplace, le futur du travail … est déjà là !

La Digital Workplace en quelques mots

Pour résumer le propos, voici ce qui caractérise une Digital Workplace :

• elle unifie l’ensemble des outils de communication de votre entreprise (e-mails, messagerie instantanée, réseau social d’entreprise et visioconférence) ;
• elle réinvente la gestion des documents et le partage d’informations ;
• elle simplifie le travail en équipe grâce à des espaces dédiés au travail collaboratif ;
• elle rassemble au même endroit tous les outils utiles à vos collaborateurs ;
• elle offre une nouvelle expérience collaborateur, davantage tournée vers l’intelligence collective et les modes de travail alternatifs. 

La Digital Workplace est donc un espace de travail numérique qui va bien plus loin qu’un simple intranet social ou collaboratif, et ne saurait se résumer à la juxtaposition d’outils collaboratifs. C’est au contraire la solution la plus aboutie, qui vous ouvre sur un environnement de travail tout-en-un, complet, cohérent et intuitif. Pour un travail plus simple, plus efficace, et plus collaboratif. 

Talkspirit, la Digital Workplace made in France

100 % sécurisée et hébergée en France, Talkspirit est la solution de Digital Workplace idéale pour rassembler l’ensemble de vos équipes, de vos projets et de vos documents de travail. La plateforme intègre nativement de nombreuses fonctions de communication et de collaboration, notamment un tchat, un module de visioconférence, un drive, une suite bureautique en ligne, une bibliothèque, un fil d’actualités, un portail d’accueil, un module de gestion de projet, un agenda partagé, un chatbot et plus de 1 000 intégrations.

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Pour conclure

Vous souhaitez en savoir encore plus ? Vous vous demandez comment réussir la mise en place d’une Digital Workplace dans votre entreprise ? Contactez l’un de nos experts pour recevoir un accompagnement personnalisé tout au long de votre projet.

Pour recevoir plus de conseils, nous vous invitons également à télécharger notre fiche méthodologique sur les « 6 étapes clés pour mettre en place une digital workplace » :

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Auteurs : Paul Maubareyt, Benoît Renoul