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Comment talkspirit a tué nos emails internes

“Tuer” l’email n’a jamais été un objectif en soi. Cependant, le résultat est là : depuis plus de 3 ans, nous n’utilisons plus du tout l’email en interne comme outil de travail ou de partage d’information.

Avec un peu de recul maintenant, voici 3 raisons pour lesquelles un retour en arrière nous apparaît impossible et à vrai dire, à contre-sens de l’Histoire.

Raison 1. Maîtriser ou subir, une question de choix

Toute le monde se plaint de sa boîte mail, tout le monde la subit, et pour cause! La boîte email est devenu le réceptacle d’un nombre toujours plus important de messages dont nous n’avons que faire, non sollicités et dont le traitement manuel prend toujours plus de temps.

A contrario, le réseau social repose sur un principe de choix : celui que vous faites de rejoindre un groupe, de devenir l’ami d’une personne et votre fil d’actualités quotidien n’est que le résultat de vos préférences. Dans ce mode d’accès à l’information, chacun retrouve sa liberté de décider ce qui fait du sens pour lui de ce qui, moins prioritaire, peut rester accessible sans être notifié de leur actualités.

Cette première raison s’inscrit dans un changement de paradigme plus large qui caractérise ces nouvelles façons de travailler dans les organisations agiles. Dans ce nouveau monde du travail, le temps l’organisation (en fait quelques uns) décidaient de tout, pour tous, y compris les informations auxquelles vous pouviez avoir accès, à laissé place à un mode basé sur la responsabilité, la liberté de choix et la confiance pour accéder à des informations et des contenus partagés librement.

Raison 2. Parce qu’il ne s’agit pas seulement de partage d’information

La deuxième raison qui rend le retour au mail impossible tient aux usages que nous avons développé sur les informations que nous traitons au quotidien. talkspirit, nous permet de rester synchroniser tout au long de la journée sur les informations qui nous sont utiles, sans effort, sans perte de temps à switcher d’une application à une autre pour repartager cette information. Lorsque cela est nécessaire, l’information partagée dans les groupes, acessible, disponible facilite la discussion, la collaboration et d’une façon générale accélère la prise de décision.

Des exemples ?

Lorsqu’un de nos clients nous adresse une demande de support par ticket, cette information disponible dans notre application métier de support est également transmise automatiquement dans un groupe support sur notre réseau social. Si le responsable du ticket a besoin de l’aide de ses collègues pour résoudre le ticket, il peut engager la discussion avec eux sur place et résoudre plus rapidement la situation.

Une nouvelle opportunité commerciale qui nécessite l’intervention de ressources techniques pour la rédaction d’une offre ? Toutes les opportunités d’affaires sont répliquées dans un groupe de notre réseau social pour rendre plus fluide la collaboration de toutes les ressources nécessaires mais permettre également à chacun de pouvoir accéder aux informations contenues dans le CRM.

De ces deux exemples précédents, une simple recherche dans notre réseau social permet une vue à 360 degrés des activités avec nos clients.

Parce qu’il ne s’agit pas seulement de transmettre une information (on pourrait le penser au premier abord), mais de collaboration, de meilleure prise de décision en mobilisant plus facilememnt l’intelligence collective, parce qu’il s’agit tout simplement de façons de nouvelles façons de travailler, le réseau social d’entreprise ouvre de nouvelles perspectives qui étaient tout simplement impossibles à l’heure de l’email ou encore de l’Intranet.

Raison 3. D’une logique propriétaire à une logique de partage

Enfin, c’est certainement l’argument le plus évident et celui qui scelle définitivement la mort de l’email dans notre contexte interne : nous sommes entrés dans une nouvelle ère où l’entreprise devient une plateforme d’intelligence collective, où l’information en est le carburant essentiel ; une ère où la complexité des situations ont érigé le travail collaboratif comme la norme.

Dans cette nouvèle ère, l’information irrigue l’ensemble des fonctions et des métiers, permet une meilleure compréhension, donc de meilleures décisions, un meilleure pilotage, une exécution plus rapide. Cette information n’est plus la propriété d’une ou de quelques personnes mais la propriété de l’organisation, au travers de ses rôles. C’est le modèle même de l’entreprise qui bascule d’une organisation centrée sur les personnes dans une logique de subordination à un modèle organisé autour du travail à réaliser avec un alignement sur la raison d’être de l’organisation (nous avons adopté Holacracy comme modèle de gouvernance).

Dans cette entreprise libérée au sens de “libérante”, chacun de nous a ses rôles à remplir. Les informations que nous échangeons pour la réalisation des nos missions ne sont plus notre propriété mais celle de nos rôles. Demain, de nouveaux collègues viendront “prendre ces rôles” et retrouveront l’ensemble des informations qui ont été partagées. Que se passe t’il dans votre organisation lorsqu’un collègue quitte l’organisation et lorsqu’un autre arrive ?

Il vous appartient de le décider

Définir de nouvelles façons de travailler ensemble est difficile. Pourtant, et vous le savez si vous êtes décisionnaire sur ces enjeux, l’entreprise aujourd’hui et à fortiori demain requiert de nouvelles pratiques.

Déjà au sein de l’organisation, les équipes se sont organisées, n’ont pas attendu et ont pu profiter de la quasi gratuité d’accès de centaines de solutions SAAS pour travailler autrement. Mais ce qui fonctionne à l’échelle de quelques uns passe difficilement à l’échelle et au delà d’une équipe et de son fonctionnement agile, l’entreprise peine dans sa transformation. Trop de silos, trop de bureaucracy, …

Le réseau social représente une formidable opportunité de transformation pour l’ensemble de votre organisation. Vous avez peut être déjà essayé et peut être même échoué. C’est le bon moment pour recommencer avec une vision plus claire, une volonté plus affirmée, de meilleurs outils pour le faire (je ne vous fais pas de dessins :-).

Une illustration vaut parfois tous les discours, celle-ci traduit plutôt bien le contenu de cet article.

A vous de jouer !

Philippe
Co-founder @talkspirt

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