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WeAreStormshield, le “bureau digital” des 300 collaborateurs de Stormshield

Quel rôle a joué le réseau social dans la fusion de 2 entreprises spécialistes des solutions de sécurité ? Quelles ont été les étapes du lancement et les facteurs clefs de succès ? Comment le réseau social est devenu en quelques mois le support de toutes les communications internes de l’entreprise utilisé quotidiennement par plus de 70% des 300 collaborateurs ? Nous sommes heureux d’accueillir le retour d’expérience de Tiphaine Barnier, chargée de recrutement et du projet de RSE au sein de la DRH de Stormshield.

Stormshield, en quelques mots

Je suis collaboratrice au sein du département des Ressources Humaines chez Stormshield. Ma mission principale est d’être en charge des recrutements, mais ce n’est pas ma seule mission. En effet, notre département RH est depuis un an en charge de la communication interne de l’entreprise pour permettre aux équipes communication de se focaliser sur les autres actions. Je suis donc depuis personnellement en charge du déploiement et de la gestion d’une partie de ce projet, piloté par notre DRH.

Nous travaillons dans un environnement stimulant et en pleine croissance. L’année dernière nous avons recruté près de 70 nouveaux collaborateurs, ce qui nous a permis d’arriver à bâtir une belle équipe de 290 Stormshielders.

Pour présenter Stormshield en quelques mots, nous sommes une entreprise française spécialisée dans l’édition de solutions liées à la sécurité de l’information, issue en 2013 de l’achat à 100% par le Groupe Airbus des entreprises Arkoon Network Security et NetASQ.

Enfin un dernier aspect important qui nous caractérise est le fait que nous sommes basés sur 4 différents sites en France, nos bureaux se situant à Lille, Lyon, Toulouse et Paris et nos collaborateurs se trouvent partout dans le monde car nous disposons également d’une équipe à l’international.

Un RSE pour un acteur de la sécurité de l’information

En effet, nous sommes spécialisés dans l’édition de logiciels de sécurité informatique et externalisons assez peu les applications avec lesquelles nous travaillons. Nous aimons garder le contrôle, et sommes vigilants quant à la sécurité des données.

WeAreStormshield (notre réseau social talkspirit) fait partie des quelques applications SAAS avec lesquelles nous travaillons depuis de nombreuses années, le premier projet remonte à 2011 et talkspirit héberge également quelques communautés clients pour Stormshield.

Il nous est arrivé de procéder à des tests sur leurs infrastructures afin de nous assurer que les critères de sécurité sont réunis.

Par ailleurs tous les contenus ne jouissent pas d’un même niveau de confidentialité, les informations sensibles ne sont pas stockées sur le réseau social d’entreprise, tout est question de bon sens et gouvernance de l’information en interne.

Le choix d’un RSE

Au moment où notre département a repris en main la communication interne, les collaborateurs étaient cantonnés à leurs vieilles pratiques : pour dire les choses simplement ils s’envoyaient des emails de façon massive. Comme expliqué en introduction, Stormshield est le résultat d’une fusion, mais les collaborateurs eux n’ont pas fusionné du jour au lendemain et ils ont continué à conserver leurs usages.
Il a fallu les accompagner et il nous semblait évident qu’il fallait nous appuyer un outil nouveau, nous sommes donc repartis de zéro et avons invité l’ensemble des collaborateurs sur une nouvelle version de talkspirit en faisant table rase des communautés existantes.

Le nouveau réseau social d’entreprise nous a aidé dans cette démarche, nous n’avions aucun outil remplissant cet usage ni même un intranet avant la mise en place de talkspirit. L’outil nous a permis d’adresser et de fédérer rapidement l’ensemble des collaborateurs sur un dispositif dédié.

Nous avons été séduits par la solution dans son ensemble et notamment par les dernières mises à jour effectuées par l’éditeur sur sa dernière version qui rendent la solution d’autant plus ergonomique et plaisante à utiliser.

Le fait de pouvoir créer simplement une plateforme, des groupes et de gérer l’ensemble des  paramétrages et configurations depuis l’espace d’administration facilite aussi les choses pour l’administrateur ; la plateforme est vraiment clés en mains et le lancement du projet en est facilité pour l’administrateur.

L’usage de talkspirit

Pour résumer en une phrase je dirais que toutes les communications au sein de Stormshield passent par la plateforme.

Cette phrase a un sens fort, mais nous en faisons une utilisation riche et il n’est pas évident d’énumérer tout ce pour quoi les collaborateurs l’utilisent. Chacun a une utilisation propre et il y a un groupe pour à peu près tout.

Naturellement, la plateforme est utile pour transmettre aux collaborateurs toute notre communication corporate, mais nous ne nous sommes pas arrêtés à cela. Des boîtes à outils se sont créées, des espaces destinés au partage de ressources documentaires également. Nous avons des groupes métiers qui se sont formés avec des collaborateurs partageant la même fonction mais à des endroits différents en France voire dans le monde. Enfin, des groupes moins formels, demeurent comme par exemple celui rassemblant l’ensemble des sportifs au sein de l’entreprise.

En fin de compte, le réseau social est la représentation digitale de l’entreprise, de ses projets, du travail et de la personnalité de chacun. Il n’y a donc pas un groupe par métier sur le RSE, en tous les cas pas de façon systématique. Certains départements ont immédiatement rencontré le besoin d’avoir un espace dédié pour leurs équipes mais d’autres se contentent des groupes thématiques.

Au lancement, nous ne souhaitions pas que le réseau social d’entreprise devienne la copie d’un organigramme ou d’une structure que nous aurions pensé au préalable. Nous ne souhaitions pas que les rôles de chacun et les groupes soient hiérarchisés. En ce qui me concerne, je suis en charge de l’animation des groupes publics mais ma fonction s’arrête là.

L’adoption de talkspirit au sein de votre organisation

Nous avons prêté attention à bien préparer la plateforme avant d’inviter l’ensemble des collaborateurs, et nous avons également lancé une campagne de communication dans les locaux pour préparer les collaborateurs à l’arrivée d’un nouvel outil.

En amont du lancement, un groupe de 20 personnes a utilisé la plateforme en exclusivité. Vous vous demandez sans doute qui est ce groupe de privilégiés ? C’est le groupe des pionniers ! Nous y avons convié des représentants de toutes les équipes : marketing, sales, IT, R&D, etc. qui ont pu poster du contenu dans les premiers groupes qui avaient été ouverts. La mission de ce groupe était de s’approprier l’outil et de préparer les groupes de telle sorte que les collaborateurs arrivent ensuite sur une plateforme prête et déjà riche en contenus.

Au lancement seuls 4 groupes thématiques ont été créés, pour partager simplement nos premiers contenus et informations d’entreprise. L’ensemble des collaborateurs a ensuite eu la liberté de créer d’autres groupes.

Rien n’est imposé en fin de compte. C’est notre ligne directrice. Nous avons fait le maximum pour que les employés entendent parler du dispositif, qu’ils l’adoptent, mais ils sont libres de l’utiliser comme ils le souhaitent.

Nous faisons peu de relances à ceux qui ne se connectent qu’occasionnellement, ou aux équipes qui n’auraient pas créé de groupes. Les choses se font spontanément et selon la volonté de chacun, et le projet en est renforcé. L’outil est entre les mains des employés qui l’utilisent selon leurs besoins.

Les nouveaux arrivants sur la plateforme

La plateforme joue un rôle important dès l’arrivée d’une nouvelle recrue, et ce sur plusieurs aspects. Tout d’abord, en consultant une boîte à outil dédiée sur le réseau ou en recherchant les publications contenant le hashtag #newcomer ils peuvent accéder à des contenus dédiés mis à leur disposition. Ensuite, il est important pour eux de se présenter à l’entreprise et de comprendre la fonction de chacun, pour ce faire tous les collaborateurs postent après avoir complété leur profil une contribution où ils se présentent et parlent de leur parcours. Ce premier post est souvent très convivial et permet à chacun d’être reçu chaleureusement. Enfin, l’accès aux profils et à l’annuaire permet aux arrivants d’avoir une meilleure compréhension de l’environnement dans lequel ils évoluent.

Le lancement de la plateforme talkspirit

J’ai eu en charge d’inviter les collaborateurs. Cette étape peut faire peur mais en fait ça a été très simple et aucune assistance ne m’a été nécessaire. J’ai fait un copier-coller de la liste d’adresses emails dans l’espace d’administration. L’invitation des utilisateurs sur WeAreStormshield, même par centaine, ne prend en réalité qu’une minute, et nous pouvons inscrire spontanément les employés à rejoindre des groupes créés préalablement.

La phase de découverte a été sympa. Nous avons ressenti de l’intérêt dès le lancement du projet. Les collaborateurs se sont rapidement approprié l’outil, ils ont commencé par “jouer avec” et à faire quelques tests, puis à créer des groupes.

Je pense qu’il est possible d’expliquer cela : d’une part, par la forte population d’informaticiens employés chez Stormshield, ce sont des « geeks » qui ont apprécié pouvoir jouer avec la plateforme d’autre part, par les efforts de communication qui ont été faits au lancement du projet. Nous avons fait un teasing sous forme d’affiches et de jeu concours pour stimuler la curiosité des employés. En fin de compte, nos collaborateurs étaient prêts à accueillir la plateforme, ils ont même choisi le nom !

Une fois l’effervescence du lancement passée, nous sommes entrés dans une nouvelle phase où il a fallu répondre aux interrogations et rassurer. Les collaborateurs étaient en quête de clarté, il a fallu argumenter et leur expliquer la raison d’être de ce lancement de réseau social. Les questions qu’ils posent peuvent paraître simples mais elles font sens, elles leur permettent de mieux comprendre à quoi sert l’outil, quels contenus ils peuvent y poster, à quel point la plateforme est sécurisée, etc.

Puis, 6 mois à compter du lancement nous avons observé que tout était clair et que la plateforme était adoptée par la majorité des collaborateurs. Nous avons alors décider de les sonder dans le but de savoir ce qu’ils pensaient de l’outil et afin de leur donner le dernier mot pour le valider définitivement. En effet, nous n’avions pas souhaité nous engager dès le début et utilisions talkspirit sur le plan « monthly » qui permet de résilier le dispositif tous les mois.

Après 6 mois d’utilisation les employés étaient satisfaits d’avoir des informations centralisées sur le réseau social « maintenant, on sait où trouver l’information », c’est ce qu’ils nous ont dit. La communication est facilitée et il y a plus de visibilité sur ce qu’il se passe entre les différents sites de l’entreprise.

Dans les points plus nuancés, certains ont remonté avoir eu du mal à s’habituer à travailler avec un fil d’actualités et reprochent à l’information d’être moins structurée et de se perdre dans la masse.

La solution fait partie des outils incontournables pour les collaborateurs aujourd’hui, et il est complètement ancré dans les usages. Les statistiques d’usage sont excellentes ! L’ensemble des collaborateurs à rejoint le réseau social, et plus de 70% d’entre eux se connectent quotidiennement. Grâce à ces statistiques, on peut aujourd’hui réellement dire que notre réseau social a réussi à tuer l’usage de l’email en interne.

Les enjeux du déploiement d’un RSE

Rassurer les collaborateurs au lancement et les inciter à remplir leurs profils. C’est très important car nous utilisons la plateforme comme trombinoscope et si tout le monde ne joue pas le jeu, cela rend les choses plus difficiles.

Aussi, je dirais, inciter les collaborateurs à poster en anglais, pour que tous les collaborateurs y compris à l’international puissent aussi adopter l’outil.  Nous essayons de poster le plus possible en anglais dans les groupes ouverts à tous.

Le lancement du réseau social a été totalement géré en interne. Je suis la ressource dédiée à l’animation du dispositif et nous nous sommes appuyés sur un groupe de « pionniers » au lancement. Nous nous sommes débrouillés et aucune prestation de conseil ou d’accompagnement n’a été nécessaire.

Cependant, talkspirit est facilement joignable, la relation client est de qualité, nous ressentons une réelle proximité avec l’éditeur. Ils assurent un support en ligne dédié et ce pour l’ensemble des utilisateurs qui sont libres de remonter leurs idées, besoins ou bugs directement à l’équipe. Cela me permet en tant que gestionnaire du projet d’être concentrée sur l’essentiel accompagner le lancement du projet, gérer les groupes et m’occuper de la vie de la plateforme.

La communauté qui marche le mieux

Il s’agit de notre groupe corporate, c’est là où il y a le plus de partage d’informations. Les nouveaux arrivants se présentent, toutes les actualités y sont partagées (les success story, les sorties produits, les évènements marquants …) En parallèle les Stormshielders ont eux-mêmes créé de nombreux groupes confidentiels pour leurs projets, et ils peuvent être aussi très intenses car toute la communication des projets passe alors par ce canal.

L’avenir avec talkspirit

J’aimerais que nous utilisions talkspirit de façon plus poussée, il y a de nouvelles fonctionnalités à exploiter que nous n’utilisons pas encore. Je pense notamment à la possibilité de faire une intégration d’applications métiers comme Salesforce, pour que nos équipes sales soient partie intégrante du réseau social, ou encore à des connecteurs de visioconférences intégrés à talkspirit que nous pourrions utiliser davantage.

La bonne pratique à partager

Je pense que le plus important c’est de bien amener les choses, et de préparer son lancement du mieux possible. La solution ne doit pas paraître parachutée, il faut que les équipes se mobilisent autour du lancement du réseau social. J’ajouterais aussi qu’il est important d’avoir une ressource dédiée pour lancement et l’animation du dispositif, cela aide fortement. Je ne parle pas nécessairement d’une équipe, pour un projet de 300 collaborateurs ce n’est pas utile, mais un interlocuteur clairement identifié en interne est essentiel.

Le petit plus talkspirit

Je recommande talkspirit aux entreprises multi-sites. WeAreStormshield est un super outil pour nous, car il permet de créer un « bureau digital partagé » par l’ensemble des collaborateurs. Toutes nos équipes accèdent à l’information et à des groupes métiers pour interagir entre elles bien qu’elles soient éclatées sur nos différents sites en France.

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