talkspirit

“Animer un groupe projet avec des partenaires” par Bouches Du Rhône Tourisme.

Gilles Rolland, Manager du Pôle Ressources de Bouches Du Rhône Tourisme  partage son expérience de talkspirit dans le cadre de l’animation d’un groupe de partenaires autour d’un projet.

Bouches Du Rhône Tourisme en quelque mots

Bouches Du Rhône Tourisme est une agence de développement touristique qui travaille pour le conseil départemental des Bouches Du Rhône. Nous avons deux métiers :

  1. La valorisation touristique du département des Bouches-du-Rhône
  2. L’ingénierie touristique pour accompagner les professionnels du territoire à développer leurs activités.

Au sein de Bouches Du Rhône Tourisme, je suis Manager du pôle ressources, en charge de proposer des solutions numériques pour nos partenaires afin de collaborer autour de solutions métiers.

Le choix talkspirit

Les échanges avec nos partenaires se faisaient par email, les informations n’étaient pas centralisées et il y avait des déperditions d’informations.

Nous n’avions pas la possibilité de maintenir une liste d’informations ; la collaboration était limitée. Dès qu’on a lancé ce projet commun, nous avons compris qu’il nous fallait une plateforme de collaboration en ligne.

Nous avons choisi talkspirit pour les besoins d’un nouveau projet pour lequel nous n’avions pas d’outil collaboratif pour échanger avec nos partenaires. Il s’agit du projet “Le contrat Destination les arts de vivre en Provence” pour lequel nous travaillons avec 23 partenaires.

Les usages talkspirit

Nous utilisons talkspirit pour animer l’ensemble des collaborateurs des partenaires financeurs qui portent les démarches associées à nos projets.

Ce groupe nous permet de partager nos informations, nos actualités à travers la publication de messages et documents. Nous gérons également l’agenda du projet sur la plateforme.

Avec talkspirit nous disposons d’un vrai outil collaboratif, d’un espace d’échanges permanent avec nos partenaires. Ils ont tous la possibilité de suivre l’historique de nos échanges sur la plateforme.

Nous n’avons plus à maintenir une base de contacts, il suffit de créer des groupes d’utilisateurs sur la plateforme et publier les informations spécifiques aux différents groupes.

Pour nos partenaires qui utilisent la plateforme, cela marche très bien et cela nous permet de collaborer de manière très pertinente.

Je m’apprête à publier un document pour avoir des remarques sur la charte graphique. Ce type de publication va générer de nombreux retours de nos différents partenaires. La plateforme va permettre de centraliser toute cette conversation.

Pour information, l’ensemble des communications se fait uniquement sur notre plateforme Ensemble Provence. Tous les partenaires doivent se connecter pour être mis au courant des projets.

L’adoption de talkspirit

Certains des partenaires continuaient de nous contacter par email. Nous avons fait de la pédagogie pour les inviter à se connecter sur la plateforme pour partager leurs contenus.

Le rôle de l’animateur pour ce type de projet et de communauté est essentiel. Il faut savoir dégager du temps pour accompagner les utilisateurs.

La recommandation talkspirit

A toutes les entreprises qui souhaitent favoriser le partage d’informations notamment autour de la gestion de projet faisant intervenir plusieurs dizaines de collaborateurs.

En complément, je conseillerai également d’accompagner la mise en œuvre de ce type d’outil par une forte dimension de conduite du changement dans les usages de collaboration en dégageant du temps sur l’animation.

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