Comment développer le travail collaboratif en entreprise ?

Développer le travail collaboratif : s’il y a un sujet qui fait beaucoup parler depuis quelques années, en termes de modes de travail, c’est bien le travail collaboratif. Et pourtant, sa mise en place concrète reste floue. Pas facile de savoir par où commencer et d’identifier les actions à mener en priorité pour aller vers un travail plus collaboratif au sein de votre entreprise ! Qu’est-ce que ça veut dire, d’ailleurs, “aller vers un travail plus collaboratif” ?

Voici quelques pistes pour vous aider à y voir plus clair : des repères qui vous aideront à (enfin) passer à l’action. 

Favoriser la circulation de l’information

Collaboration et communication sont étroitement liées. Or, la clef d’une communication efficace réside dans le partage des informations et des idées. Pour favoriser leur circulation, voici trois axes sur lesquels votre entreprise peut travailler, afin de créer un terreau favorable à un travail plus collaboratif : la transparence, la participation et le dé-silotage. 

Développer la transparence

La transparence, appliquée au monde de l’entreprise, revient à savoir, en temps réel, qui travaille sur quoi. Non pas dans un objectif de « flicage » (qui serait assurément contre-productif), mais afin que l’information circule et que les projets avancent. Mais aussi pour permettre à chacun d’être plus proactif en cas de difficulté. 

Sur un projet, la transparence impose de partager l’ensemble des informations avec toutes les prenantes, c’est-à-dire : l’état d’avancement, les problèmes rencontrés, les avancées et les échecs / blocages. Pour aller dans ce sens, les plateformes collaboratives sont intéressantes car elles permettent de centraliser toutes les informations au même endroit.

Encourager chacun à s’exprimer

Chacun son tempérament. Tous vos collaborateurs ne sont pas de grands extravertis. Tous n’aiment pas forcément se mettre en avant ou mettre en avant leurs actions. S’il est bon d’en avoir conscience, il est surtout essentiel de faire en sorte que chacun puisse avoir voix au chapitre. Le dicton ne dit-il pas que “souvent ce sont ceux qui parlent le plus qui en font le moins” ? 

Dans le cadre d’un travail plus collaboratif, l’objectif est justement que chacun s’exprime, que les projets avancent grâce aux avis et aux compétences de chacun.  Or, pour les plus timides, prendre la parole sur une messagerie instantanée sera beaucoup plus facile que lors d’une réunion devant quinze personnes. Des plateformes collaboratives ou réseaux sociaux d’entreprises comme Talkspirit encouragent justement la participation et l’implication de chacun. 

Supprimer les silos d’information

Outre l’auto-censure de certains de vos collaborateurs trop timides, un autre problème réside dans les silos d’informations. C’est ainsi que l’on désigne le fait qu’au sein d’une entreprise, un groupe ne communique pas efficacement et ne partage pas l’information de manière optimale avec les autres groupes. Souvent à cause d’une organisation un peu trop rigide, qui ne favorise pas la transversalité.

A petite échelle, le silo d’informations le plus parlant est la boîte e-mails individuelle : elle renferme tout un tas d’informations, et de documents, qui pourraient être utiles à d’autres mais … elle est individuelle ! Et donc lorsque le salarié s’en va, c’est toute l’information contenue dans sa boîte e-mail qui disparaît… 

A l’inverse, utiliser un réseau social d’entreprise, ou des outils collaboratifs adaptés, permet justement d’améliorer le partage de l’information et l’accessibilité de celle-ci. Vous ferez ainsi des gains de productivité, et encouragerez le développement d’une intelligence collective. 

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Mettre le collectif au cœur de votre gestion des ressources humaines

Développer le travail collaboratif suppose d’opérer peu à peu un mouvement vers un fonctionnement centré sur le collectif, plutôt que sur l’individu. 

Valoriser la performance collective

Il ne vous aura pas échappé que nous avons tendance, aujourd’hui encore, à valoriser d’abord et avant tout la performance individuelle. Prenez par exemple la rémunération : il est plus que répandu de proposer un salaire fixe, assorti d’une rémunération variable, en fonction d’objectifs individuels.

Bien sûr, chacun souhaite que son travail personnel soit reconnu, et cela est bien normal. Mais cela devrait aller de pair avec une reconnaissance des performances collectives. Un équilibre dont nous sommes bien loin aujourd’hui. 

Une piste à explorer pour aller dans ce sens ? La mise en place d’un accord d’intéressement ou une prime collective, qui vient récompenser (ou non), les efforts et les succès collectifs. 

Simplifier la mobilité interne

Tout autant côté salarié que côté employeur, la mobilité interne est un enjeu essentiel pour renforcer l’aspect collectif. En effet, à l’échelle individuelle, le changement de poste ou d’équipe permet de se nourrir d’autres modes de fonctionnement ; tandis que pour une entreprise, simplifier la mobilité interne permet de rendre ses collaborateurs (et ses managers!) plus adaptables, de stimuler leur inventivité et de questionner leurs certitudes, pour insuffler en continu un souffle nouveau. 

Lire aussi : Travail collaboratif : quels enjeux pour les entreprises ?

Impulser une atmosphère de collaboration

Au-delà des grands discours et des bonnes intentions, le travail collaboratif est également une affaire d’atmosphère. 

Un premier pas vers une atmosphère plus collaborative est, bien entendu, la décision d’utiliser davantage les outils collaboratifs en interne… :

• Encourager l’utilisation d’une messagerie instantanée, en interne, plutôt que les e-mails ;
• Partager l’ensemble des documents sur un répertoire commun hébergé dans le Cloud ;
• Travailler en temps réel, sur les mêmes documents, directement en ligne.

Voici autant de pratiques qui permettent, peu à peu, d’installer un climat favorable à un travail plus collaboratif. 

Il sera par ailleurs d’autant plus simple d’instaurer une atmosphère collaborative, lorsque l’environnement de travail s’y prête. Evitez donc les bureaux individuels à porte fermée. Privilégiez les portes ouvertes, voire les open spaces ou le flex desk.

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Retenons donc ici que de nombreux axes de travail sont possibles pour développer le travail collaboratif au sein de votre entreprise. Néanmoins, cette transition doit répondre à une stratégie d’entreprise coordonnée, et se faire pas à pas, avec le souci de la qualité de l’expérience collaborateur. 

Vous souhaitez mettre en place une plateforme collaborative au sein de votre entreprise ? Consultez notre Top 13 des meilleures plateformes collaboratives :

Vous avez des interrogation quant aux solutions collaboratives à proposer à vos collaborateurs ? Les équipes de Talkspirit se tiennent ainsi à votre disposition pour y répondre et pour vous accompagner dans vos projets.