Comment fluidifier la communication interne et améliorer la circulation de l’information au sein d’un réseau de 94 relais départementaux répartis dans toute la France ? Pour répondre à cet enjeu, Gîtes de France® s’est tourné vers Talkspirit. Depuis sa mise en place en 2018, son réseau social d’entreprise (RSE) est devenu indispensable pour communiquer et collaborer au quotidien.
Comment s’est passé le déploiement ? Et quels usages en font les utilisateurs aujourd’hui ? C’est l’objet de cet article.
Créé en 1955, la Fédération Nationale des Gîtes de France® est un acteur de référence en Europe de l’accueil chez et par l’habitant. Implantés sur tout le territoire français, les relais départementaux Gîtes de France® font la promotion et commercialisent les hébergements (gîtes, chambre d’hôtes, gîtes de groupes, gîtes d’enfants, gîtes d’étapes, campings et chalets) que leur ont confiés les propriétaires.
Chiffres clés :
- +40.000 propriétaires et +50.000 hébergements dans toute la France
- 520 collaborateurs
- 94 antennes départementales autonomes
- 629 utilisateurs sur Talkspirit
Christine Cheret, chargée de communication interne à la Fédération des Gîtes de France®, revient sur le déploiement de l’outil, et les bénéfices constatés côté utilisateurs et communication interne.
Un enjeu clé : fluidifier la communication interne et la collaboration
“Avant Talkspirit, nous utilisions un outil développé en interne pour relayer l’information, mais il est devenu obsolète”, explique Christine Cheret.
Résultat : la Fédération ne recevait que peu d’informations du terrain, rendant difficile le partage de bonnes pratiques et l’élaboration d’un plan de communication global.
“Nous avons donc cherché un outil qui nous permette de :
- fluidifier la communication interne et la collaboration au sein des équipes, afin d’encourager la descente et la remontée d’informations ;
- créer une base documentaire unique pour toutes les antennes départementales ;
- partager des retours d’expérience et des bonnes pratiques entre les agences.”
Talkspirit, un outil agile à taille humaine
“Nous avons benchmarké trois solutions différentes, dont Talkspirit”, se souvient la chargée de communication interne.
Talkspirit s’est rapidement démarqué de la concurrence en raison de son côté flexible et évolutif, mais aussi de la proximité des équipes.
“C’est l’outil qui correspondait le mieux à nos attentes sur tous les fronts, à la fois en termes de modèle économique, de confidentialité des données, d’agilité et de personnalisation. Nous avons beaucoup apprécié qu’il soit français, à taille humaine, et en constante évolution. Et puis nous l’avons trouvé plus ‘familial’ que les gros outils américains du marché.”
Un déploiement et une adoption réussis
“Sur les conseils de l’équipe Talkspirit, nous avons testé l’outil auprès des directeurs des relais départementaux pendant six mois. Puis nous l’avons déployé à l’ensemble des collaborateurs, en les laissant découvrir l’outil par eux-mêmes. Petit à petit, les usages se sont ancrés dans les habitudes de chacun.
Pour aider les collaborateurs à prendre l’outil en main, j’ai créé une notice d’utilisation de Talkspirit, que j’ai ensuite complétée avec d’autres ressources, notamment des tutoriels vidéo et des trucs et astuces sur comment utiliser les différentes fonctionnalités.
Côté communication interne, nous avons essayé de distiller l’information au maximum, c’est-à-dire de ne pas communiquer trop d’informations différentes en même temps, afin que le collaborateur ne se retrouve pas noyé. Car c’est bien connu : trop d’informations tue l’information.
Aujourd’hui, l’outil est vraiment entré dans les mœurs, et est devenu indispensable pour travailler et échanger au quotidien”, ajoute Christine Cheret. Sur les 629 utilisateurs de la plateforme, plus de 80 % d’entre eux sont actifs tous les mois.
Un outil multi-usages qui facilite…
…la cohésion et l’entraide
“Nous utilisons beaucoup Talkspirit pour partager des expériences et échanger sur des problématiques de vacanciers ou de clients propriétaires d’hébergements”, témoigne Christine Cheret.
Les collaborateurs peuvent ainsi s’entraider et partager des bonnes pratiques pour répondre à leurs problématiques communes, ce qui permet aussi de développer la cohésion au sein du réseau.
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…la communication interne et le partage d’informations
“Nous utilisons aussi le drive et les publication pour mettre des documents à disposition des collaborateurs et faire des annonces internes, par exemple sur les nouvelles règles d’hygiène liées à la crise Covid.
Les informations sont partagées à l’ensemble du réseau sur des groupes ouverts organisés par thématique.
Sur notre plateforme Talkspirit – que nous avons baptisée Rezo 2.0 – nous avons par exemple un groupe pour la charte graphique de la marque, un groupe pour remonter les bugs du site web, et puis plusieurs groupes divers qui sont créés à la demande des collaborateurs.” Chacun peut ainsi remonter des informations rapidement dans les groupes dédiés.
Lire aussi : Mieux partager l’information avec Talkspirit : le témoignage de Solimut Mutuelle
…les échanges et le travail collaboratif
Depuis la crise Covid, les collaborateurs font beaucoup de télétravail. Par conséquent, les groupes sont également utilisés pour encourager les échanges et la collaboration à distance au sein des relais et entre les relais.
“Pendant le premier confinement, nous avons incité les collaborateurs à créer des groupes intra-agence pour faciliter les échanges et le travail à distance au sein des relais”, explique Christine Cheret.
“Nous avons également créé des groupes de travail multi-antennes régionales – constitués de collaborateurs, de directeurs et de membres de la Fédération – sur des thématiques stratégiques, pour encourager la participation et permettre à chacun de se projeter vers l’avenir.”
Lire aussi : Résumé du webinaire “Travail hybride : comment maintenir une dynamique relationnelle ?”
…l’animation de communautés
“Depuis quelques temps, nous essayons d’animer la communauté en organisant une activité par mois, qui est mise en avant sur le portail d’accueil. Sur cette page, je partage aussi des trucs et astuces, des interviews de collaborateurs ou bien des jeux concours. Par exemple, nous avons lancé en décembre dernier un quiz de Noël sur la culture d’entreprise qui a très bien fonctionné.
Les collaborateurs peuvent également bénéficier d’une offre de formation en rejoignant le groupe Gîtes de France Académie directement depuis le portail d’accueil.”
Des bénéfices constatés rapidement
Depuis la mise en place de Rezo 2.0, Gîtes de France® a identifié deux bénéfices principaux.
Une plus grande implication des collaborateurs
Côté utilisateurs, Talkspirit a permis d’encourager les initiatives et de faciliter la remontée d’informations du terrain.
“Une vraie liberté de parole s’est installée entre les collaborateurs. Ils osent désormais donner leur avis, proposer des améliorations et échanger avec leurs collègues d’autres départements pour chercher des solutions ensemble. Ce n’était pas le cas auparavant, tout était très cloisonné. Aujourd’hui, ils sont tous beaucoup plus impliqués. »
Une communication interne plus fluide
“La communication interne est plus rapide qu’avant, car on peut désormais descendre et remonter l’information en temps réel. Avec Talkspirit, nous pouvons avoir une vision globale du réseau et toucher davantage de collaborateurs. Il nous est aussi plus facile d’identifier les salariés, et de les mettre en avant au sein du réseau.
Pour moi, l’outil répond tout à fait à nos attentes.
Nous nous sommes rendu compte que, pour qu’il fonctionne bien, il est essentiel que la communication interne s’implique dans :
- l’animation du réseau, en proposant régulièrement différentes activités ;
- la structuration des groupes, en éliminant régulièrement ceux qui sont inactifs.”
L’oeil de Talkspirit sur Gîtes de France®
Pour répondre à ses enjeux de communication interne et de collaboration, Gîtes de France® s’est tourné vers un outil français à taille humaine, qui correspond davantage à sa culture d’entreprise que les solutions proposées par les GAFAM.
Puisque Talkspirit est le seul outil collaboratif utilisé en interne, les utilisateurs n’ont pas à chercher l’information à différents endroits. Tous les documents et événements sont centralisés sur la plateforme, ce qui permet aux collaborateurs de rester au courant des actualités du réseau.
Depuis la crise de la Covid-19, Rezo 2.0 est aussi devenu un levier de cohésion et d’entraide. Grâce aux communautés créées sur Talkspirit, les collaborateurs peuvent échanger sur leurs problématiques, se soutenir et s’aider les uns les autres, qu’ils travaillent à distance ou sur site.
Avec Talkspirit, Gîtes de France® peut ainsi encourager les interactions entre les collaborateurs, faciliter la circulation de l’information et connecter l’ensemble des membres du réseau, où qu’ils soient.
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Vous souhaitez en savoir plus sur les enjeux de communication interne et de cohésion de Gîtes de France® ? Visionnez le replay de notre webinaire “Travail hybride : comment maintenir une dynamique relationnelle au sein des équipes ?” pour découvrir le témoignage vidéo de Christine Cheret.
Enfin, pour découvrir comment d’autres clients animent leur communauté grâce à Talkspirit, nous vous invitons à consulter ce guide pratique :
Accéder au Guide Pratique
Dans notre guide pratique “10 initiatives de nos clients pour animer leurs communautés”, vous découvrirez : 10 exemples d’organisations qui utilisent Talkspirit pour animer leurs communautés, ainsi que des conseils et astuces pour fédérer l’ensemble de vos membres et développer leur engagement.
