Mieux partager l’information avec Talkspirit : le témoignage de Solimut Mutuelle 

Temps de lecture : 7 minutes

Comment partager de l’information avec 450 salariés répartis dans toute la France, tout en donnant plus de visibilité aux collaborateurs de l’entreprise ? Pour relever ce défi, Solimut Mutuelle de France s’est tournée vers Talkspirit.

Solimut Mutuelle de France est une mutuelle solidaire qui propose une complémentaire santé et des garanties de prévoyance à destination des particuliers et des entreprises. Son objectif : garantir l’accès à la santé pour tous, et ce quelque soit le niveau de revenu de ses adhérents.

Chiffres clés :

• 440 000 adhérents
• 450 salariés répartis sur 4 sites administratifs et 57 points d’accueil
• 89 % d’utilisateurs actifs par mois sur Talkspirit

Dans cet entretien, Elise Attia, Responsable communication interne chez Solimut Mutuelle, revient sur les raisons qui l’ont poussée à mettre en place un réseau social d’entreprise, et sur la façon dont Talkspirit est utilisé aujourd’hui.

Le récap’ de ce témoignage est également disponible au format vidéo 👇

Un besoin de sortir de l’information descendante

“Lorsque je suis arrivée dans l’entreprise, il y avait un besoin de communication interne. L’outil déjà en place était un intranet qui était principalement utilisé pour descendre de l’information, et auquel les collaborateurs n’adhéraient pas vraiment”, rapporte Elise Attia. Seule la direction et la communication interne pouvaient partager des informations, ce qui limitait les échanges entre les différents sites et la remontée de feedbacks des collaborateurs.

Lire aussi : Remplacer son intranet par Talkspirit : le témoignage de Mutualité de la Réunion

“Notre enjeu était d’amener de l’interaction et d’apporter plus de visibilité aux collaborateurs qui portent les projets de l’entreprise. Étant donné que nos sites sont très distants les uns des autres, nous avions aussi besoin de créer du lien entre les collaborateurs, qui parfois ne se connaissent pas du tout. Ce que notre précédent outil ne permettait pas de faire.”

La recherche d’un réseau social d’entreprise

Pour répondre à ces enjeux, Solimut Mutuelle de France a décidé de mettre en place un réseau social d’entreprise.

“Nous avons pris le temps d’étudier nos besoins et les différentes solutions du marché. Talkspirit s’est rapidement démarqué de par la disponibilité et la réactivité des équipes. Dès que nous avions une question, on nous répondait au plus tard dans la demi-journée !

Le fait qu’il s’agisse d’une solution française était clairement un atout pour nous, à la fois pour échanger avec les équipes et garantir la confidentialité de nos données. Notre service juridique était aux anges, car pour eux cela voulait dire moins de problèmes à gérer au niveau du RGPD.

Avant de mettre en place Talkspirit, nous avons aussi pu échanger avec un client existant ayant un usage similaire au nôtre, ce qui nous a permis de nous conforter dans notre choix. Après tout, un client qui fait la publicité d’un éditeur auprès de ses prospects, c’est généralement bon signe !”

Un déploiement chamboulé par la crise Covid

“Initialement, nous avions prévu de lancer la plateforme avec un plan de communication bien structuré, pour présenter tous ses avantages et fonctionnalités. Par ailleurs, nous avions identifié des ambassadeurs, qui étaient chargés de pousser l’adoption de Talkspirit dans leurs services.”

Lire aussi : [Webinaire] 6 étapes clés pour booster l’adoption de vos logiciels collaboratifs

Mais c’était sans compter l’arrivée de la crise Covid ! 

“Le premier confinement a été annoncé juste avant le lancement de Talkspirit. Pour répondre à la forte demande de nos collaborateurs, nous avons dû mettre l’outil en place en moins d’un mois.” L’entreprise n’a donc pas pu lancer son plan de communication comme prévu. Mais cela ne l’a pas empêché de réussir la mise en place de l’outil !

Un partage d’information fluidifié 

“En plus des groupes structurants, nous avons créé un groupe ‘Pause café’, où les collaborateurs se retrouvaient pour échanger sur des sujets du quotidien durant le confinement. Et puis, petit à petit, nous avons créé d’autres groupes pour partager différents types d’informations.” Aujourd’hui, la plateforme comprend :

• des groupes thématiques (Informatique, Ressources Humaines, etc.),
• un groupe général sur lequel nous partageons des informations qui s’adressent à tous les collaborateurs,
• des groupes de travail, sur lesquels nous échangeons des informations sur des projets,
• des groupes de veille, notamment pour la veille juridique, et la veille média qui se fait uniquement avec des flux RSS,
• un groupe intitulé “Aide et tutos Talkspirit”, où nous partageons des ressources pour prendre en main la plateforme,
• des groupes de ressources fermés aux commentaires, qui nous permettent de partager les informations et les liens pour accéder à nos outils.”

Les collaborateurs et la communication interne peuvent ensuite partager des informations dans les groupes via une publication, ou en 1:1 sur le tchat.

“Les publications sont l’une des fonctionnalités que nous utilisons le plus sur Talkspirit”, ajoute la responsable communication interne. “Nous y partageons toutes les informations et documents utiles aux salariés (que ce soient des modèles, des logos, ou même des formulaires RH), ce qui nous permet d’envoyer moins d’emails en interne.

Nous avons aussi un annuaire de nos agences qui nous permet de trouver facilement l’adresse de chaque agence, et les personnes qui y travaillent.” La recherche d’information n’a jamais été aussi simple !

Une liberté de parole qui s’installe

“Au début, il y avait beaucoup d’hésitation : les salariés n’osaient pas vraiment poster des publications, car étant habitués à un système très descendant. Mais aujourd’hui, les mentalités commencent à évoluer. 

Depuis quelques mois, nous avons de plus en plus de nouvelles personnes qui publient et commentent régulièrement des publications. Une vraie liberté de parole commence à s’installer !”, explique Elise Attia.

Des projets et collaborateurs mis en valeur

“En plus de faciliter le partage de l’information, Talkspirit nous permet de valoriser les événements et projets d’entreprise, et notamment les réussites de chaque service. 

Par exemple, dès qu’un nouveau contrat est signé, nos commerciaux partagent l’information directement sur Talkspirit, ce qui génère toujours beaucoup d’engagement.” 

Et ce ne sont pas les seuls ! “Il y a aussi le service ‘actions solidaires’, qui partage des actions et des événements solidaires dans des publications (par exemple, pour mettre en avant l’initiatives des Pères Noël Verts, qui permet de recueillir des cadeaux dans toutes nos agences pour les redistribuer au Secours Populaire). Et puis le service prévention, qui lance régulièrement des actions de prévention en interne et pour nos adhérents.

Lorsque nous communiquons sur des projets, j’essaie de faire en sorte que le porteur du projet s’exprime lui-même sur Talkspirit, pour que ce soit son travail qui soit valorisé, et pas uniquement la communication interne, qui est plus un facilitateur.” 

Des événements pour générer de l’engagement

“En parallèle, nous organisons des conférences et des événements qui ont lieu directement sur Talkspirit, et qui sont des moments privilégiés pour les salariés. Depuis deux ans, nous avons mis en place une semaine de prévention, au cours de laquelle plusieurs intervenants viennent parler de sujets divers en direct (sophrologie, yoga, naturopathie, etc.) et partager leurs bonnes pratiques. 

Parfois, ce sont des partenaires qui interviennent, d’autres fois, ce sont des directeurs de l’entreprise. Et c’est toujours très apprécié des collaborateurs. Notre prochaine conférence aura lieu sur le nouveau module de webinaire LiveNow. Nous avons hâte de pouvoir l’utiliser !”, se réjouit Elise Attia.

L’accompagnement, un élément clé pour faciliter l’adoption

L’accompagnement a joué un rôle clé dans l’adoption de Talkspirit. La raison ? “Nous avons une population qui prend du temps à adopter les nouveaux outils”, explique la responsable communication interne. “Nous essayons donc d’accompagner les collaborateurs autant que possible – souvent au cas par cas – et d’être exemplaires de notre côté.

Par exemple, nous organisons bientôt un atelier bonnes pratiques avec notre service prévention pour les aider à mieux utiliser Talkspirit et tirer partie de toutes les fonctionnalités. Pour la sortie du module LiveNow, j’ai aussi prévu de créer un tutoriel pour aider nos collaborateurs à prendre l’outil en main.” Ainsi, plus d’excuses pour ne pas s’y mettre !

Des bénéfices concrets

Deux ans après le lancement de Talkspirit, son succès ne se dément pas. “Cela nous permet de mettre en avant nos différents projets et les personnes qui en sont à l’origine. Lorsqu’un collaborateur crée une publication, il peut voir les réactions et encouragements de ses collègues en direct, ce qui est vraiment très bénéfique.

C’est un outil qui crée de la proximité et de la confiance entre les collaborateurs. Avec Talkspirit, nous arrivons à savoir qui fait quoi, et à mieux connaître nos collègues des différents services. Une légèreté de ton commence aussi à s’installer, ce qui permet de favoriser la prise de parole.”

Autre bénéfice clé : chacun peut partager et accéder à l’information en toute simplicité. “Aujourd’hui, le premier réflexe des collaborateurs est d’aller chercher l’information sur Talkspirit. Je pense que c’est le meilleur indicateur que l’on puisse avoir, en plus des statistiques qui augmentent constamment.”

L’oeil de Talkspirit sur Solimut Mutuelle

Chez Solimut Mutuelle, l’information ne circule plus uniquement de manière descendante : elle est aussi transversale et ascendante. Désormais, les collaborateurs sont libres d’échanger entre eux, de féliciter leurs collègues et de donner leur avis sur les sujets les concernant, ce qui permet de renforcer leurs interactions quotidiennes.

Lire aussi : Fluidifier la circulation de l’information avec Talkspirit : le témoignage de Gîtes de France

L’entreprise compte également faire évoluer ces usages. Il y a deux mois, elle a notamment mis en place le chatbot FAQ. L’objectif : “répondre automatiquement aux demandes récurrentes des salariés, afin de gagner du temps au quotidien”. 

Par ailleurs, elle souhaite “multiplier les événements en présentiel afin de renforcer la cohésion des équipes. Des événements qui seront valorisés et promus directement sur Talkspirit.” Car pour créer du lien, il ne suffit pas d’échanger à distance : il est aussi primordial de “se voir en vrai”.

*
*   *

Vous souhaitez en savoir plus sur la valeur ajoutée de Talkspirit pour la communication interne ? Contactez l’un de nos experts ou planifiez une démo personnalisée avec notre équipe.

Et si vous êtes à la recherche d’inspirations, consultez notre guide pratique pour découvrir comment 10 de nos clients utilisent Talkspirit pour dynamiser leur communication interne :

–
Auteure : Emmanuelle Abensur