Collaboration : comment arrêter de travailler en silo (pour de bon) ?

Temps de lecture : 7 minutes

Le travail collaboratif est un puissant levier de performance en entreprise. Pour preuve : une étude de Stanford a démontré que les personnes travaillant de manière collaborative sont 50 % plus efficaces pour accomplir une tâche que celles qui travaillent seules. Alors, comment expliquer qu’autant d’entreprises continuent de travailler en silo ?

D’après Dynatrace, la moitié des DSI estiment que leurs équipes informatiques et commerciales travaillent de manière cloisonnée. Manque de communication, absence d’objectifs communs, outils collaboratifs inadaptés, management toxique… Les causes sont nombreuses, mais aussi faut-il savoir les identifier. 

Dans cet article, nous répondons à toutes les questions que vous vous posez sur le travail en silo : 

• Que veut réellement dire “travailler en silo” ?
• Quels sont les différents types de silos au travail ? Et comment les identifier ?
• Pourquoi faut-il absolument arrêter de travailler en silo ?
• Comment mettre fin au travail en silo ?

C’est parti pour un décloisonnement complet 👇

Travail en silo : de quoi parle-t-on ?

Définition 

Si vous avez déjà recherché le terme “silo” sur internet, vous êtes probablement tombé sur la définition agricole du terme. À savoir : un réservoir servant à entreposer différents types de céréales et de graines. Mais qu’en est-il des silos organisationnels ?

En entreprise, le silo désigne un ensemble de données accessibles uniquement à certains collaborateurs et/ou services. À l’image des silos agricoles, les silos organisationnels fonctionnent en vase clos, c’est-à-dire qu’ils sont isolés du monde extérieur. 

Travailler en silo consiste donc, pour les membres d’une organisation, à travailler chacun de leur côté, sans se partager de l’information. Dans une entreprise qui fonctionne en silo, les modes de travail et de management peuvent ainsi varier du tout au tout en fonction des équipes.

Les différents types de silos

On distingue quatre grands types de silos en entreprise. 

Les silos départementaux

Ils sont liés à un cloisonnement des différents départements de l’entreprise. 

➡️ Les signes qui ne trompent pas : 

• les collaborateurs n’interagissent que très peu entre leurs collègues d’autres départements, 
• ils ne s’entraident pas,
• ils ne partagent l’information qu’au sein de leur propre équipe, 
• chaque département a des objectifs opposés, voire contradictoires,
• les équipes ont tendance à se blâmer les unes les autres pour leurs erreurs.

Les silos hiérarchiques

Ils sont liés à une structure hiérarchique qui entrave la communication (par exemple, un modèle pyramidale). 

➡️ Les signes qui ne trompent pas : 

• les collaborateurs doivent passer par une série de processus complexes pour partager de l’information en interne,
• il obtiennent la majorité de leurs informations directement de leur manager, qui obtient lui-même ses informations de son n+1 (et ainsi de suite),
• l’information circule uniquement de manière descendante, et non de manière transversale ou ascendante,
• les collaborateurs ne voient pas le lien entre les objectifs de l’entreprise et ce sur quoi ils travaillent.

Les silos informationnels 

Ils sont liés à un mauvais partage de l’information en interne. 

➡️ Les signes qui ne trompent pas : 

• les équipes n’utilisent pas les mêmes outils et processus pour partager l’information en interne,
• l’information est dispersée sur une multitudes de supports différents (emails, bases de données, intranet, espace de stockage, etc.),
• l’information n’est pas partagée avec les bonnes personnes, ce qui crée une surcharge informationnelle ou un manque d’information pour certaines personnes.

Les silos géographiques 

Ils sont liés à la distance, à la langue, voire aux différents créneaux horaires qui séparent les équipes multisites. 

➡️ Les signes qui ne trompent pas : 

• les collaborateurs n’ont pas accès au même niveau d’information selon l’endroit où ils se trouvent et/ou la langue qu’ils parlent,
• chaque bureau fonctionne de manière autonome, et ne communique que très peu avec les collaborateurs répartis sur d’autres sites,
• les outils et les processus de travail peuvent varier entre les différents bureaux.

Pourquoi faut-il arrêter de travailler en silo ?

Lorsqu’une entreprise travaille en silo, les équipes ont un accès limité à l’information. Ce fonctionnement est problématique, car il peut entraîner : 

• une perte de temps et de productivité (pour trouver la bonne information et le bon interlocuteur),
• un gaspillage des ressources (le travail est parfois effectué en double, en raison d’un manque de communication),
• des incohérences entre les données des différentes équipes,
• une diminution de l’engagement et de la motivation au travail,
• une absence de prise d’initiatives (plus l’organisation est cloisonnée, moins les collaborateurs osent sortir du moule),
• des lenteurs dans la prise de décision et la résolution de problèmes,
• une réduction du sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Le meilleur moyen de ne pas subir ces conséquences est donc – tout simplement – d’arrêter de travailler en silo. 

5 bonnes pratiques pour mettre fin au travail en silo

Pour mettre fin au travail en silo, il va falloir faire évoluer plusieurs éléments : 

• le niveau de transparence de l’information,
• la structure hiérarchique et les modes de management en place,
• les outils que vous utilisez,
• votre culture d’entreprise,
• vos rituels et processus de travail.

Suivez les bonnes pratiques ci-dessous pour conduire le changement pas à pas.

1. Améliorez la transparence au sein de l’organisation

Si vous souhaitez arrêter de travailler en silo, il faut commencer par améliorer la transparence à tous les niveaux de l’organisation. Cela suppose de clarifier notamment : 

• la vision et la stratégie de l’entreprise sur le court, le moyen et le long terme,
• les objectifs et les KPIs à atteindre au niveau de l’entreprise et des équipes,
• les rôles, les responsabilités et les redevabilités de chacun,
• les processus de travail communs,
• les projets sur lesquels les équipes travaillent.

Communiquer sur l’ensemble de ces éléments va permettre de créer un alignement entre les différentes équipes, et de s’assurer qu’elles travaillent vers un objectif commun. 

Plusieurs outils peuvent vous aider à rendre ces informations facilement accessibles. C’est notamment le cas de la solution Holaspirit, qui vous permet de : 

• créer un organigramme dynamique pour mieux comprendre qui fait quoi dans l’organisation,
• documenter les processus et les politiques d’entreprise, et les relier à des rôles
• définir des OKRs (objectifs et résultats clés),
• planifier et suivre plusieurs projets à la fois via des tableaux kanban.

2. Privilégiez un management participatif ou collaboratif

Adopter un mode de management directif qui donne tout le pouvoir au manager tend souvent à aggraver les silos organisationnels. Pour éviter cela, nous vous conseillons plutôt d’opter pour un management participatif ou collaboratif. 

Là où le management participatif va permettre d’impliquer les collaborateurs dans la prise de décision, le management collaboratif, lui, va plutôt favoriser la coopération afin d’atteindre des objectifs communs. Plusieurs méthodologies reprennent les principes de ces modes de management, tels que l’holacratie, la sociocratie ou l’entreprise opale. Bien que différentes, toutes ont un objectif commun : développer l’autonomie et la prise d’initiatives des collaborateurs.

Privilégier un tel mode de management va permettre non seulement de rendre les collaborateurs acteurs de l’entreprise, mais aussi de favoriser l’innovation et l’esprit d’entraide. Ce qui – in fine – va contribuer à désiloter l’entreprise.

3. Créez une culture collaborative

Outre le mode de management, c’est aussi l’état d’esprit qu’il faut changer pour arrêter de travailler en silo. Le meilleur moyen d’y parvenir ? Créer une culture collaborative qui place la collaboration au centre de votre entreprise ! Cela suppose notamment de : 

• créer des rituels de collaboration intra et inter-équipe (par exemple, des réunions hebdomadaires/mensuelles, des ateliers de partage des connaissances, etc.),
• mettre en place une gouvernance de l’information qui explicite comment et sur quel(s) outil(s) partager l’information,
• clarifier quelles informations doivent être partagées sur des canaux communs, et lesquelles doivent être partagées en privé,
• mettre en place un processus de feedback continu,
• créer un climat de sécurité psychologique où chacun se sent libre de prendre des initiatives, quitte à faire des erreurs,
• développer la cohésion d’équipe via des activités de team building.

Tout cela va contribuer à développer l’esprit d’équipe et la collaboration transversale, et ainsi à mettre fin au travail en silo. 

4. Centralisez vos données sur un outil tout-en-un

Faire le bon choix d’outils est essentiel pour briser les silos organisationnels. Au lieu de disperser vos informations sur une multitude de solutions, choisissez un outil tout-en-un qui va permettre de centraliser vos données.

Si vous cherchez un outil collaboratif français, Talkspirit a tout ce qu’il vous faut. Certifiée ISO 27001, notre plateforme garde vos données en sécurité, sans faire de compromis sur l’expérience utilisateur. Vous pouvez ainsi l’utiliser pour : 

• communiquer de manière synchrone et/ou asynchrone avec vos collègues (via les salons de tchat, la visioconférence et les publications),
• partager la bonne information à la bonne personne via un fil d’actualités organisé par groupes thématiques,
• capitaliser vos documents et connaissances dans un drive et une bibliothèque de contenus,
• identifier d’un coup d’œil les disponibilités de plusieurs collaborateurs et/ou ressources via l’agenda partagé.

Finis les problèmes de communication liés à l’organisation hybride ou multisites. Avec Talkspirit, tout le monde peut avoir accès au même niveau d’information, où qu’il soit.

5. Formez en continu vos équipes

Enfin, n’oubliez pas : vos équipes auront beau avoir les meilleurs outils du monde, cela ne servira à rien tant qu’elles ne sauront pas les utiliser ! Pour faire évoluer les pratiques, il faut donc absolument investir dans un plan de formation continue. 

Les formations vont permettre de former vos collaborateurs à vos nouveaux outils et processus de travail, mais aussi de leur expliquer pourquoi ils ont intérêt à les utiliser. Car après tout, pourquoi devraient-ils faire un effort si cela ne leur sert à rien ? Le pourquoi est tout aussi important que le comment. Alors pour donner du sens au changement, ne vous contentez pas que de faire des tutoriels !

Pensez également à varier les formats de formation, pour qu’ils s’adaptent à vos différents profils de collaborateurs. Certains préféreront se former à leur rythme, d’autres aimeront les formations à plusieurs plus dynamiques. Et certains pourront se tourner vers une formule de mentoring. Faites donc preuve de flexibilité, et montrez l’exemple. Rien ne vaut un manager qui se forme en continu pour encourager ses équipes à faire de même !

Pour conclure

Appliquer ces bonnes pratiques est un premier pas pour arrêter de travailler en silo et améliorer la collaboration au sein de votre organisation. Pour que la démarche soit efficace, il vous faudra impliquer l’ensemble de vos parties prenantes internes, notamment votre direction. Cela peut prendre du temps, mais c’est indispensable pour que le changement soit implémenté dans l’ensemble de l’entreprise, et non uniquement certaines équipes.

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