Conduite du changement : notre méthode en 3 étapes

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D’après Gartner, la moitié des projets de conduite du changement se soldent par un échec ! En cause : une trop grande résistance au changement, un manque de stratégie, une mauvaise communication, ou encore un calendrier trop ambitieux. La solution pour lever  ces blocages ? Faire preuve de méthodologie… et bien sûr de patience ! 

Par définition, la conduite du changement est un processus qui consiste à préparer et accompagner une transformation organisationnelle. C’est donc sans surprise qu’un tel projet nécessite de la planification ! En effet, mettre en place une méthode de conduite du changement est essentiel pour anticiper les obstacles potentiels et élaborer une stratégie efficace. 

Mais alors, quels sont les éléments à intégrer dans ce plan d’action ? Comment mobiliser les collaborateurs ? Et quelles sont les bonnes pratiques à suivre pour accompagner le changement ? On vous livre notre méthode en 3 étapes pour réussir votre projet de conduite du changement 👇

1. Préparer le changement

La préparation, c’est la première étape indispensable à tout projet de conduite du changement. Voici comment la réussir dans les règles de l’art.

Tâter le terrain

Avant toute chose, prenez le temps de faire un état des lieux de votre organisation : 

• Quels projets de conduite du changement avez-vous déjà mis en place ? Comment ont-ils été menés ? Combien d’entre eux ont-ils réussi et échoué ? Et pourquoi ?
• Quels sont les forces et faiblesses de votre organisation en termes de conduite du changement ?
• De manière générale, quelle est la réaction de vos collaborateurs face au changement ? L’accueillent-ils positivement ou sont-ils plutôt réticents face au changement ?  Et quelles sont les principales raisons pour lesquelles ils s’y opposent ?
• Quel peut être l’impact du changement pour vos collaborateurs et votre entreprise ?
• De quelles ressources disposez-vous pour piloter le changement ?

Réaliser ce premier diagnostic va vous permettre d’identifier les résistances potentielles, mais aussi d’évaluer la capacité des collaborateurs à accepter le changement. Selon le bilan établi, vous pourrez ainsi estimer le niveau de faisabilité du projet, et les actions à mener pour assurer sa réussite.

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Définir les besoins

Quels changements souhaitez-vous mettre en place ? Et pour quelles raisons ? Telles sont les questions clés à vous poser pour identifier vos besoins. C’est l’une des étapes essentielles à la conduite du changement, car c’est ce qui va vous permettre de justifier le changement en interne. Prenez donc bien le temps d’y réfléchir !

Une fois vos besoins identifiés, demandez-vous quels sont les objectifs de votre projet. Par exemple, cherchez-vous à fluidifier le travail collaboratif des équipes ? À mieux capitaliser vos connaissances ? À accélérer vos prises de décisions ? 

Pour suivre vos objectifs, il vous faudra définir des indicateurs facilement mesurables. C’est ce que prône la méthode OKR (Objective and Key Results), qui consiste à définir des objectifs ambitieux et à les mesurer avec des résultats clés.

Bien s’entourer

Pour conduire le changement, il est également important de bien s’entourer. Cela passe notamment par la création d’une équipe projet, dont la taille devra être adaptée à l’ampleur du projet. En fonction de vos ressources, cette équipe peut être uniquement constituée uniquement d’acteurs internes, d’un mix d’acteurs internes et externes, ou seulement d’acteurs externes (si vous faites le choix d’externaliser le projet auprès d’un cabinet de conseil, par exemple).

Bien s’entourer, cela veut aussi dire mobiliser des sponsors et des relais de communication qui pourront vous aider à conduire le changement. En priorité, l’idéal est de mettre d’abord la direction de votre côté pour qu’elle soutienne le projet, et vous aide à renforcer sa légitimité en interne. Une fois cette étape accomplie, vous pourrez ensuite créer un réseau d’ambassadeurs qui vous aidera à évangéliser les collaborateurs.

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Instaurer un climat de sécurité psychologique

Enfin, l’une des dernières étapes est d’instaurer un climat de sécurité psychologique, qui va permettre aux collaborateurs d’appréhender de manière positive le changement.

🧐 Mais la sécurité psychologique, de quoi s’agit-il ? Utilisé depuis les années 90, ce terme désigne la capacité à s’exprimer et à donner son avis sans crainte d’en subir les conséquences. Concrètement, plus un environnement est psychologiquement sûr, plus les collaborateurs vont partager leurs idées librement et prendre des initiatives. Et surtout, plus ils se sentiront en confiance face à une transformation organisationnelle !

Selon Gartner, seuls 38 % des collaborateurs se disent aujourd’hui prêts à soutenir le changement, contre 74 % en 2016. Ce qui veut dire que conduire le changement aujourd’hui est bien plus complexe qu’il y a quelques années. 

Pour embarquer vos collaborateurs, il faut donc commencer par créer un cadre sain. Ce qui suppose de prioriser l’humain avant tout, de faire preuve de transparence, de donner le droit à l’erreur, ou encore d’encourager le feedback. 

2. Implémenter le changement

Une fois le changement préparé, il doit ensuite être implémenté avec méthode. Voici les 4 étapes à suivre pour mettre en œuvre votre projet de conduite du changement.

Créer un plan d’action

Pour implémenter le changement, il vous faut en premier lieu une stratégie claire et un plan d’action. Pour l’élaborer, nous vous conseillons d’impliquer à la fois votre direction, vos collaborateurs, vos ambassadeurs et votre équipe projet. Cela vous permettra d’avoir un aperçu 360° des actions à mener, mais aussi de faire comprendre à vos parties prenantes que leur avis compte.

Dans ce plan d’action, précisez bien : 

• les jalons du projet et les actions à mener pour les franchir,
• le niveau de priorité de chaque action,
• les échéances à respecter,
• le niveau de résistance auquel vous pouvez faire face (et si possible les arguments à utiliser pour lever ces résistances),
• la ou les personne(s) responsables de chaque action,
• les changements cela va impliquer pour les équipes,
• les indicateurs à suivre pour mesurer vos résultats.

Communiquer et engager la conversation

Bien communiquer et faire preuve de transparence est essentiel pour réussir la conduite du changement. Pour planifier au mieux cette communication, nous vous recommandons de créer une stratégie de communication propre à votre projet, et de l’intégrer dans votre plan d’action. Cette stratégie permettra de clarifier : 

• les cibles de vos messages (vos collaborateurs, vos actionnaires, vos partenaires, vos clients, la presse, etc.)
• les messages clés que vous souhaitez faire passer à chacune de ces cibles,
• le contenu et les ressources que vous allez devoir créer,
• les canaux de communication que vous allez utiliser,
• les actions de communication que vous allez mettre en place.

Selon le type de projet, la communication peut se faire uniquement en interne, ou bien en interne et en externe. Mais gardez bien en tête que le plus important est d’engager vos collaborateurs autour du changement ! 

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Pour cela, privilégiez des communications qui permettent d’engager la conversation, et non uniquement de partager une information. Par exemple, pourquoi ne pas lancer un sondage ? Faire une session FAQ en visioconférence ? Ou encore créer un groupe d’échange dédié à votre projet ? C’est ce qu’il est possible de faire sur une plateforme collaborative comme Talkspirit !

Tester et déployer

Avant de mettre en place le changement, prenez le temps de le tester en petit comité. Cette méthode – aussi appelée “proof of concept” (littéralement, preuve de concept) – va vous permettre de valider la faisabilité de votre projet, mais aussi d’identifier ce qui pourrait poser problème lors du déploiement. Le plus ? Vous pouvez l’utiliser pour tout type de projet de conduite de changement (mise en place d’un nouvel outil, d’un nouveau processus, etc.).

Lors de ces tests, l’objectif est de rassembler un maximum de feedback (positif comme négatif), afin d’avoir de la matière à analyser, et de pouvoir appliquer les correctifs nécessaires. Ce qui va vous permettre ensuite de déployer votre projet à plus grande échelle… et de manière sereine !

C’est d’ailleurs ce que nous conseillons chez Talkspirit pour garantir le succès de la conduite du changement. Testez notre outil collaboratif avant de l’adopter, vous serez bluffés 😉

Accompagner et former

L’accompagnement est un levier clé pour conduire le changement avec efficacité, car il va vous permettre : 

• d’expliquer le changement,
• d’identifier clairement les obstacles au changement,
• et de trouver des solutions pour lever ces objections.

L’écoute active et l’empathie sont les compétences les plus importantes pour accompagner les collaborateurs face au changement. N’hésitez donc pas à solliciter vos relais de communication pour vous aider à accompagner le changement.

Un autre volet de l’accompagnement, c’est bien sûr la formation. Pour la réussir, nous vous conseillons – tout comme pour vous communications – de créer un plan de formation. Vous allez ainsi pouvoir anticiper facilement les ressources à mobiliser et les outils à mettre en place pour gérer ces formations. 

Enfin, n’oubliez pas que tout le monde a besoin d’accompagnement, et ce quel que soit le niveau hiérarchique. Votre démarche devra donc intégrer à la fois les managers et les collaborateurs.

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3. Ancrer le changement

Votre changement est implémenté, mais le travail ne s’arrête pas là. L’enjeu est désormais d’ancrer ce changement dans les pratiques internes, de manière à ce qu’il soit bénéfique pour tous sur le long terme. Voici donc les dernières étapes à suivre pour assurer une conduite du changement pérenne.

Être exemplaire

Ancrer le changement, cela suppose en premier lieu de montrer l’exemple. C’est tout particulièrement important pour la direction et les managers qui incarnent le changement. Par leurs paroles et leurs actions, ils doivent donc montrer qu’ils croient au changement, mais aussi et surtout : ils doivent l’appliquer eux-mêmes !

Imaginez qu’un nouveau processus soit mis en place dans votre entreprise. Les collaborateurs sont priés de l’appliquer, mais les managers continuent à travailler comme bon leur semble, sans changer leurs habitudes ni leurs outils de travail. Cette situation va sembler injuste aux collaborateurs, qui se demanderont pourquoi ils sont les seuls à devoir subir le changement. Résultat : il y a de fortes chances pour qu’ils décident, eux aussi, de ne pas appliquer le nouveau processus, et ainsi que le projet échoue.

La morale de l’histoire : soyez exemplaires pour que vos équipes fassent évoluer leurs pratiques.

Mesurer et partager les résultats

Un chiffre est souvent plus parlant qu’un grand discours. C’est pourquoi l’évaluation des performances est l’une des étapes clés de la conduite du changement. 

Suivre régulièrement des résultats clés (ou KPIs) va vous permettre de mesurer l’efficacité et le retour sur investissement du changement. Par ailleurs, c’est un moyen d’évaluer comment les pratiques et les mentalités évoluent et d’identifier les améliorations à apporter pour pérenniser le changement.

Par exemple, si vous avez mis en place un nouvel outil collaboratif, vous pouvez suivre des indicateurs tels que le taux d’utilisateurs actifs ou le taux d’engagement, qui vous permettront de mesurer le niveau d’adoption de votre plateforme. Et surtout, partagez vos résultats ! C’est le meilleur moyen de valoriser les efforts réalisés et l’impact sur l’entreprise, et ainsi de donner du sens au changement.

Rester à l’écoute

Enfin, restez à l’écoute du feedback de vos collaborateurs. Que pensent-ils des changements mis en place ? En sont-ils satisfaits ? Ou bien voient-ils des choses à faire évoluer ? Ces questions vont vous permettre de prendre le pouls des équipes en allant au-delà des simples données chiffrées. 

Pour développer cette démarche de feedback continu, nous vous conseillons de mettre en place des sondages employés, mais aussi de favoriser l’écoute active sur le terrain par les managers. Vous aurez ainsi toutes les clés pour comprendre l’impact du changement sur les collaborateurs et les garder engagés sur la durée.

Pour conclure

Comme nous l’avons vu, la conduite du changement passe par trois grandes étapes : la préparation, l’implémentation et l’ancrage. C’est en suivant ces étapes que vous pourrez élaborer une stratégie de conduite du changement efficace, fédérer vos équipes autour du projet et pérenniser vos pratiques sur la durée.

Mais alors, ce plan d’actions, à quoi ressemble-t-il ? Quels sont les sujets à prioriser et comment gérer les échéances ? Téléchargez notre template de conduite du changement pour ne rater aucune étape.