Faites de vos collaborateurs des ambassadeurs de votre réseau social d’entreprise !

Temps de lecture : 8 minutes

De plus en plus d’entreprises font aujourd’hui appel à des ambassadeurs pour attirer et fidéliser leurs talents, promouvoir leurs produits et services, animer leurs communautés, ou encore faciliter le déploiement de nouveaux outils. Ces ambassadeurs peuvent être actifs sur des réseaux sociaux comme LinkedIn ou Twitter, mais également sur le réseau social d’entreprise de l’organisation ! 

Il existe de nombreux contenus détaillant comment faire de ses collaborateurs des ambassadeurs sur les réseaux sociaux, mais très peu touchent aux réseaux sociaux d’entreprise. C’est pourquoi nous avons décidé d’écrire un article dédié à ce sujet qui vous donnera les clés pour : 

• justifier l’importance de faire appel à des ambassadeurs pour lancer votre réseau social d’entreprise,
• identifier les bons profils de collaborateurs ambassadeurs,
• communiquer auprès de ces ambassadeurs,
• et les former à leur rôle.

Sans plus attendre, découvrez pourquoi et comment faire de vos collaborateurs les meilleurs ambassadeurs de votre réseau social d’entreprise !

Pourquoi se doter d’ambassadeurs pour lancer un réseau social d’entreprise ?

Avant toute chose, commençons par quelques éléments de définition. On appelle “ambassadeur” un collaborateur (ou un manager) chargé de convaincre vos futurs utilisateurs de la valeur ajoutée de votre réseau social d’entreprise, mais aussi de montrer l’exemple en appliquant les bonnes pratiques d’utilisation de l’outil. 

Faire appel à des ambassadeurs présente de nombreux avantages pour les entreprises qui cherchent à mettre en place un réseau social d’entreprise (RSE), car c’est un moyen de : 

• faire comprendre aux collaborateurs pourquoi cette plateforme est mise en place, quel type d’information ils pourront trouver dessus, et quels bénéfices cela va leur apporter,
• donner de la crédibilité au projet (notamment lorsque les ambassadeurs ont un haut niveau hiérarchique),
• booster les inscriptions à votre réseau social d’entreprise lors de la phase de lancement, et augmenter l’engagement sur le long terme,
• faciliter la prise en main de l’outil par les utilisateurs (lorsque les ambassadeurs ont aussi un rôle de formateur),
• réceptionner les besoins et problématiques rencontrées par les collaborateurs sur le terrain, et les communiquer aux porteurs du projet,
• convaincre les collaborateurs les plus réticents au changement de l’intérêt d’utiliser votre réseau social d’entreprise.

Si vous souhaitez réussir le déploiement de votre plateforme, nous vous conseillons donc fortement de faire de vos collaborateurs des ambassadeurs de votre réseau social d’entreprise ! Voici comment vous y prendre 👇

Comment créer un réseau d’ambassadeurs internes ?

Clarifier vos objectifs

La première étape pour lancer votre programme de collaborateurs ambassadeurs est d’abord d’identifier vos besoins, ainsi que les moyens que vous souhaitez vous donner pour y répondre. Voici quelques questions à vous poser pour y voir plus clair : 

• Quel(s) rôle(s) auront les ambassadeurs avant, pendant et après le déploiement de votre réseau social d’entreprise ? (évangélistes auprès des collaborateurs ? sponsors auprès de la direction ? animateurs ? formateurs ? administrateurs ? gestionnaires d’un ou de plusieurs groupe(s) ? créateurs de contenu ?)
• Quels objectifs sont-ils censés atteindre ? (partager deux publications par semaine ? organiser une formation par mois ?)
• Comment allez-vous aider vos collaborateurs ambassadeurs à atteindre ces objectifs ? (avec des tutoriels ? des webinaires ? du coaching ? un programme d’accompagnement ? des cas pratiques ?)
• Quel est l’intérêt pour vos collaborateurs de devenir des ambassadeurs ? (une plus grande reconnaissance ? une prime sur objectif ? des cadeaux ? une plus grande influence dans l’entreprise ?)
• Avez-vous une communauté de collaborateurs engagés qui seraient prêts à s’engager dans le projet ?

Clarifier ces éléments vous permettra d’identifier plus facilement les personnes qui pourraient remplir ces rôles et ces objectifs, mais aussi de trouver des arguments pour convaincre vos collaborateurs engagés de devenir ambassadeurs.

Identifier et attirer les bons profils

Lister vos critères 

Vient désormais le moment d’identifier vos ambassadeurs ! Pour faciliter la démarche, nous vous recommandons de lister vos critères de recherche, en prenant en compte les rôles et les objectifs définis en amont. Par exemple, cherchez-vous des collaborateurs ambassadeurs…

• …enthousiastes ? 
• …pédagogues ?
• …créatifs ?
• …curieux ?
• …à l’aise avec les nouvelles technologies ?
• …sachant bien s’exprimer à l’oral ?
• …pouvant bien véhiculer les valeurs de l’entreprise ?
• …n’ayant pas peur du changement ?

Pas besoin de faire une liste d’une page. L’important est surtout que vous soyez au clair avec les profils dont vous avez besoin.

Lancer un appel à volontaires

Pour attirer ces profils, il vous faudra ensuite lancer plusieurs communications en interne : 

• Une communication large pour faire savoir à vos collaborateurs que vous cherchez des ambassadeurs pour votre réseau social d’entreprise. Cette annonce pourra se faire sur différents canaux, par exemple sur votre intranet (ou un autre outil de communication interne), dans votre newsletter interne, ou bien dans vos locaux via une campagne d’affichage. À noter : vous aurez probablement plus de chances de recevoir des candidatures si l’annonce vient de la Direction !
• Une communication plus personnalisée, que vous pourrez envoyer directement aux collaborateurs identifiés comme étant de “bons profils” (via votre outil de messagerie instantanée, par exemple).
• Une communication informelle, qui pourra être relayée par vos équipes lors de discussions à la machine à café ou pendant la pause déjeuner (rien ne vaut le bouche-à-oreille !)

Lire aussi : 6 étapes clés pour élaborer une stratégie de communication interne

Suite à cela, vous devriez – croisons les doigts  🤞- recevoir quelques candidatures. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à demander du feedback autour de vous. Vos collègues auront peut-être de bons conseils à vous donner (et qui sait, pourront ensuite devenir des ambassadeurs 😉).

Créer une communauté dédiée

Maintenant que vous avez trouvé vos collaborateurs ambassadeurs, il vous faut trouver un moyen pour faciliter la communication et créer du lien entre ces ambassadeurs. Et votre réseau social d’entreprise est le parfait outil pour cela ! 

En effet, vous pouvez créer dessus un groupe dédié à vos ambassadeurs, qui vous permettra de : 

• tester la plateforme et vous assurer qu’elle remplit les critères de chacun,
• centraliser toutes les informations que vous allez leur partager (messages clés à faire passer, arguments pour convaincre les collaborateurs réticents au changement, documents de formation, etc.) via les publications, le drive et la bibliothèque.
• fluidifier les échanges et le partage de bonnes pratiques entre les ambassadeurs (via le tchat et la visioconférencqe, notamment),
• brainstormer sur les actions à lancer et répartir les tâches à réaliser,
• rester régulièrement en contact et répondre aux questions de chacun,
• faciliter les mises en relation, et booster la cohésion du groupe.

Lire aussi : La check-list ultime pour animer les membres d’un réseau

Pas besoin d’utiliser plusieurs plateformes, une seule suffit ! Sur le réseau social d’entreprise de Talkspirit, vous avez la possibilité de créer des communautés, de partager de l’information de manière personnalisée, de communiquer en instantané, de gérer des projets, de collaborer sur des documents, et bien plus encore ! N’hésitez pas à tester notre plateforme avec vos ambassadeurs 🙂

Former les collaborateurs ambassadeurs

Afin de remplir pleinement leur rôle, vos ambassadeurs doivent connaître sur le bout des doigts les messages clés à faire passer auprès de collaborateurs, mais aussi être en capacité de montrer l’exemple. La meilleure façon pour qu’ils sachent bien le faire ? Allouer du temps à leur formation !

Cette formation devra couvrir quelques bases, notamment : 

• pourquoi l’entreprise souhaite mettre en place ce réseau social d’entreprise,
• quels bénéfices l’outil va apporter aux collaborateurs (à la fois ceux travaillant dans les bureaux et sur le terrain),
• quand et comment le projet va être lancé,
• comment utiliser les principales fonctionnalités de la plateforme,
• quelles bonnes pratiques pour rédiger des publications
• sur quels groupes retrouver les informations importantes.

N’hésitez pas à également mettre à disposition des ambassadeurs d’autres ressources de formation, par exemple pour explorer les fonctionnalités avancées de l’outil, apprendre l’art de convaincre, ou encore trouver des idées de publications. Ces ressources peuvent ensuite être présentées lors d’un webinaire, pour rendre la formation interactive et permettre à chacun de poser ces questions. PS : découvrez ici comment organiser vos webinaires de formation sur Talkspirit.

Et n’oubliez pas : l’objectif de ces formations n’est pas de formater le discours de vos collaborateurs ambassadeurs, mais plutôt de leur donner les clés pour qu’ils puissent communiquer de manière efficace et authentique.

Intégrer les ambassadeurs dans votre plan de communication

Créer un plan de communication est un moyen d’organiser les actions que vous et vos ambassadeurs devez lancer tout au long du déploiement de votre réseau social d’entreprise. Ce plan de communication peut être réalisé directement sur votre réseau social d’entreprise, par exemple en utilisant le module Projets de Talkspirit, qui vous permet de suivre vos projets sous forme de tableaux.

Voici quelques exemples d’actions à intégrer dans ce plan de communication : 

• organiser un événement pour annoncer le lancement de la plateforme;
• inviter les membres sur la plateforme,
• préparer du contenu pour souhaiter la bienvenue aux membres,
• faire un concours pour tester les connaissances des membres sur le réseau social d’entreprise que vous avez mis en place,
• lancer un sondage pour recueillir l’avis des collaborateurs sur la plateforme et les animations proposées.

Vous manquez d’idées de communication ? Faites une séance de brainstorming avec vos ambassadeurs pour trouver des concepts originaux.

Lire aussi : Communication interne : 4 exemples d’entreprises qui ont tout compris

Développer l’entraide et la reconnaissance

Encourager l’entraide et le partage d’expériences entre les ambassadeurs est également un élément clé pour leur permettre de s’améliorer en continu et de développer leurs compétences.

Pour favoriser cela, vous pouvez par exemple : 

• Proposer aux ambassadeurs de partager les problèmes qu’ils rencontrent via des publications sur le groupe qui leur est dédié. Les autres membres du groupe pourront ainsi proposer des solutions et partager leur feedback en commentaire pour résoudre le problème.
• Créer une page Q&A dans votre base de connaissances, rassemblant l’ensemble des questions et réponses fréquemment posées par les collaborateurs et ayant trait au réseau social d’entreprise.
• Rassembler dans un document ou sur un tableau projet les publications qui ont le mieux fonctionné chaque mois, pour que chacun puisse s’en inspirer.

Lire aussi : Webinaire : Pourquoi et comment instaurer une culture du feedback ?

Enfin, n’oubliez pas de récompenser les efforts de vos ambassadeurs ! De simples “merci” ou “bravo” peuvent permettre aux ambassadeurs de savoir que leur travail est reconnu et a du sens. S’ils atteignent les objectifs fixés, vous pouvez également les récompenser en leur offrant un cadeau ou une prime.

Et si vous manquez de budget, n’oubliez pas que c’est l’intention qui compte !

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Pour conclure

Vous savez désormais comment faire de vos collaborateurs les meilleurs ambassadeurs de votre réseau social d’entreprise. Comme vous l’avez vu, créer un programme d’ambassadeurs nécessite un certain investissement (en temps, principalement). Mais croyez-nous : le jeu en vaut la chandelle 😉

Pour aller plus loin, téléchargez nos 10 modèles de publications que vos ambassadeurs pourront réutiliser sur votre réseau social d’entreprise.