Réseau social d’entreprise : 10 erreurs qui peuvent faire échouer votre projet

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Réussir le déploiement d’un réseau social d’entreprise (RSE) est un vrai défi en soi, pour une entreprise. Car plusieurs freins peuvent nuire à son adoption par vos équipes. 

Quels sont-ils ? 
Comment les éviter ?

Voici 10 erreurs qui peuvent faire échouer votre projet de réseau social d’entreprise, ainsi que nos conseils pour les adresser avec anticipation :

1. Vous n’avez pas clarifié votre vision

Vous avez suivi les instructions de déploiement à la lettre, mais rien n’y fait : vos collaborateurs ne voient pas la valeur ajoutée d’un réseau social interne. 

La raison ? Vous n’avez pas suffisamment clarifié votre vision, c’est-à-dire le “pourquoi” de votre projet. C’est l’une des erreurs courantes qui peut nuire au déploiement de votre réseau social d’entreprise. Car tant que que vous n’aurez pas donné du sens à votre démarche, il sera difficile pour les collaborateurs de comprendre le bien-fondé de ce projet RSE.

Afin d’élaborer cette vision, posez-vous les questions-clés, à savoir :

• À quelles problématiques le RSE doit-il répondre ?
• Pour quel(s) usage(s) en avez-vous besoin ?
• À qui est-il destiné ? 

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2. Vous n’avez pas de sponsor

Deuxième erreur qui peut nuire au déploiement de votre réseau social d’entreprise : votre projet n’est pas soutenu par un sponsor. Difficile alors de convaincre les managers et collaborateurs de la pertinence du RSE, et de son caractère “essentiel”.

Ce sponsor (qui doit être un poids lourd au sein de l’organisation) va apporter de la légitimité au projet. Cela va vous permettre de communiquer plus efficacement sur les bénéfices de la plateforme et d’inciter les collaborateurs à l’utiliser.

Un travail d’évangélisation qui, lorsque celle-ci est soutenue par un sponsor haut placé, facilite grandement l’adoption du RSE. 

Au sein du Groupe Foncia, c’est le Directeur de la communication Frédéric Fougerat qui a été sponsor du projet. Résultat : 100% des utilisateurs invités ont créé leur profil en moins de deux semaines, et 89% sont actifs chaque mois.

3. Vos managers sont tout sauf exemplaires

Selon une étude IGS-RH, les salariés sont 8,5 fois plus engagés dans des groupes créés par leur propre manager que par d’autres managers. Conclusion : les collaborateurs sont plus susceptibles d’utiliser le RSE si leur manager montre l’exemple.

Malheureusement, l’expérience montre que les managers ne sont pas toujours les plus assidus sur le réseau interne. D’après une étude Lecko, seuls 25 % des managers utilisent le réseau social d’entreprise tous les jours. En parallèle, il n’est pas rare de voir certains managers continuer à utiliser d’autres outils pour des usages auquel répond déjà le RSE. 

Bien sûr, ce changement d’outils et de modes de travail ne va pas s’opérer du jour au lendemain. N’hésitez donc pas à accompagner vos managers dans cette période de transition pour qu’ils acquièrent le réflexe et apprennent à montrer l’exemple.

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4. Vous ne communiquez pas assez

Un manque de communication interne peut être un frein au déploiement du réseau social d’entreprise, et fait donc partie des erreurs à éviter. Dans le doute, mieux vaut donc privilégier “trop de communication” que “pas assez de communication”.

Commencez par impliquer l’ensemble des parties prenantes concernées dès le début du projet, à savoir : la DSI, les Ressources Humaines, la Communication Interne et la Direction générale. 

Une fois le projet précisé, élaborez un plan de communication décliné en actions concrètes, par exemple :

• Présenter le projet lors d’un événement dédié où le sponsor prendra la parole
• Envoyer une invitation et un message de bienvenue aux collaborateurs
• Demander aux managers de relayer les informations à leurs équipes

5. Votre RSE vit sa vie en parallèle de vos flux de travail

Votre RSE n’est pas connecté à vos applications métiers ? Vous ne l’avez pas intégré dans vos processus de travail ? C’est probablement la raison pour laquelle vos collaborateurs ne voient pas son utilité dans leur travail au quotidien.

En effet, si le réseau social interne n’est pas connecté à vos outils métiers (CRM, outils de stockage de fichiers, solutions de gestion de projet, etc.), les utilisateurs le verront uniquement comme un “outil de plus”, un “nice-to-have” qui leur fait perdre du temps, et préféreront se tourner vers leurs alternatives habituelles. 

Avant toute chose, il est donc important de vérifier que le RSE est bien intégré avec les applications que vous utilisez au quotidien, soit via une intégration native, soit via un outil d’automatisation comme Zapier.

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6. Vous n’avez pas défini de gouvernance

Mettre en place une gouvernance est essentiel pour clarifier le mode de fonctionnement du réseau social d’entreprise. Si vous ne posez pas ce cadre, vos utilisateurs ne sauront pas ce qu’ils ont le droit ou non de faire dessus, et pour quels usages ils sont censés l’utiliser. Beaucoup n’oseront donc pas poster des publications ou envoyer des messages, par peur de se tromper.

Définir des règles d’utilisation du RSE permettra de clarifier notamment : 

• Qui peut avoir accès à la plateforme ?
• À qui sont destinés les contenus ?
• Qui peut publier quoi, dans quel(s) groupe(s), et à quel moment ?
• Quelle est la place du RSE parmi les autres outils utilisés dans l’entreprise (e-mails, messagerie instantanée, visioconférence, etc.) ? 

Avec toutes ces informations à leur disposition, les collaborateurs prendront plus facilement la parole sur le RSE, ce qui le rendra plus vivant.

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7. Vous n’avez pas préparé votre plateforme

Pour gagner du temps, certaines entreprises bâclent parfois l’étape de préparation du RSE. L’impact de cela sur la réussite du projet peut s’avérer désastreux. C’est pourquoi c’est l’une des erreurs à éviter absolument lors du déploiement de votre réseau social d’entreprise.

En effet, si les collaborateurs arrivent la première fois sur une plateforme vide, désorganisée ou avec un contenu inintéressant, il est fort probable qu’ils ne s’y reconnectent plus par la suite. “Il n’y a qu’une seule occasion de faire une bonne 1ère impression”, dit-on…

Avant d’inviter vos collaborateurs sur votre RSE, n’oubliez donc pas de définir l’architecture de vos groupes et d’y ajouter du contenu intéressant. Essayez de ne pas dupliquer le contenu sur d’autres plateformes, mais plutôt de poster du contenu original qui sera dédié à votre RSE, et qui lui permettra de se démarquer du reste de vos outils.

8. Vous n’animez pas assez votre RSE

L’animation dans la durée est tout aussi importante que la préparation du RSE. Et pour cause : personne n’a envie de se connecter sur une plateforme où “il ne se passe rien”.

Afin de mettre toutes les chances de votre côté, nommez un ou plusieurs personnes qui seront chargées d’animer le RSE. 

Leurs missions ? Mettre en avant les actualités et événements sur la page d’accueil, ou bien de partager différents types de contenus (webinaires, tutoriels, FAQ, concours…) dans les groupes que vous avez créés, par exemple. 

Avec une animation régulière, il sera plus facile de générer des interactions sur la plateforme, et d’inciter les collaborateurs à poster du contenu à leur tour.

9. Votre RSE ne répond pas aux attentes des collaborateurs

Vous entendez souvent les utilisateurs se plaindre qu’“il manque pas mal de fonctionnalités” ou que “c’était mieux avant” ? Si oui, voici la traduction : le RSE ne répond pas à leurs attentes.

Pour éviter cet erreur, analysez bien les besoins de vos employés avant de choisir votre réseau social d’entreprise, à la fois en termes d’ergonomie, d’expérience utilisateur et de fonctionnalités. 

Tous ces éléments jouent un rôle important dans l’adoption du RSE. Prenez donc le temps de bien les comparer, et de faire tester l’outil à un premier panel d’utilisateurs avant de prendre votre décision.

Lire aussi : Bien choisir sa solution de réseau social d’entreprise (RSE)

10. Vous n’accompagnez pas suffisamment vos utilisateurs

Même si la plateforme que vous avez choisie est facile d’utilisation, l’accompagnement des équipes ne doit pas être négligé. 

Côté éditeur, il est important d’expliquer aux administrateurs ce qu’ils peuvent faire avec la plateforme, de mettre à leur disposition des ressources pratiques (guide de démarrage, articles de bonnes pratiques…), mais aussi et surtout de rester à l’écoute des besoins des utilisateurs. 

Côté entreprise, plusieurs initiatives peuvent faciliter les premiers pas sur le RSE :

• partager des tutoriels vidéos de la plateforme (voici quelques exemples ici)
• organiser des sessions de formations dédiées au RSE
• créer un document FAQ qui sera régulièrement mis à jour

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Vous connaissez désormais toutes les erreurs à ne pas commettre pour réussir le déploiement de votre réseau social d’entreprise. Pour plus de bonnes pratiques, nous vous invitons à consulter notre livre blanc à ce sujet :

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Auteure : Emmanuelle Abensur