talkspirit

Bien choisir sa solution de Réseau social d’entreprise (RSE)

bien choisir son reseau social entreprise rse talkspirit

Le réseau social d’entreprise (RSE) est un outil digital pas toujours facile à saisir. Son positionnement d’hydre à têtes multiples, adressant de nombreux enjeux (de la communication interne à la base de connaissances, en passant par l’animation de réseau ou le travail collaboratif) n’aide pas à y voir clair. C’est pourquoi nous avons voulu vous présenter notre vision.

Comment choisir son réseau social d’entreprise ?

De nombreux éditeurs ont créé leur solution de réseau social d’entreprise, et parmi celles-ci certaines sont évidemment très performantes. Pourtant elles ne sont pas toutes adaptées à votre besoin.  C’est pourquoi, plutôt que de vous jeter illico dans la recherche de l’outil optimal, vous devez procéder avec méthode.

Voici ce que nous vous conseillons :

  • avant de benchmarker les outils : revenez d’abord à votre besoin initial, identifiez précisément votre (futur) usage principal, les fonctionnalités dont vous avez besoin et faites l’inventaire de vos contraintes
  • passez ensuite à la recherche d’outil : faites la liste de ceux qui spontanément correspondent à votre besoin puis comparez-les
  • enfin, prenez des références sur chacune des solutions qui semblent correspondre à votre besoin, et obtenez des témoignages clients

Cet article vous donne les clés pour choisir votre solution de réseau social d’entreprise dans une démarche rationnelle. Celle qui vous fera économiser du temps (sans doute aussi de l’argent!) et qui boostera les chances de succès de votre projet RSE.

Pour quel(s) besoin(s) et pour quel(s) usage(s) ?

Depuis 2012, au cours de leur montée en puissance, les réseaux sociaux d’entreprise se sont dotés de fonctionnalités répondant à de nouveaux besoins/problèmes et permettant de nouveaux usages.

C’est pour cela qu’avant d’aller analyser les solutions disponibles sur le marché, il faut absolument que vous ayez identifié votre besoin central et les usages que vous souhaitez déployer dans votre organisation. Car c’est ce critère qui vous dira s’il est pertinent de les intégrer dans votre benchmark. 

Voici les besoins et cas d’usage principaux :

  • Communication interne : diffuser des informations importantes à vos parties prenantes internes (collaborateurs, bénévoles) en leur permettant de réagir, de compléter, de contribuer et de publier elles-mêmes des actualités.
  • Cohésion des ressources : permettre à chacun de se situer dans l’organisation via un organigramme, un annuaire détaillé et des communautés thématiques (par métier, par localisation, par centre d’intérêt, par projet, …), où peuvent être conviés même les partenaires externes. Et pouvoir partager des informations ou des documents dans ces communautés.
  • Engagement des collaborateurs et intelligence collective : faciliter la remontée et le partage d’idées et de suggestions, par des sondages ou par le partage d’informations. 
  • Base documentaire : mettre à disposition des documents et des informations “froides” (procédures, formulaires de congés, …), régulièrement actualisés pour que les collaborateurs puissent accéder à une information fiable à tout moment.
  • Échanges directs : favoriser les discussions entre collaborateurs (notamment via le chat et la visioconférence) et réduire ainsi le nombre de réunions.
  • Animation de réseau : régir la “vie quotidienne” d’un réseau de partenaires ou d’adhérents (association ou club / communauté métier, par exemple), avec notamment un calendrier partagé, des communautés segmentées et un annuaire qui facilite la prise de contact et les échanges.
  • Gestion de projet : faciliter l’avancement de vos projets avec la possibilité de définir une liste de tâches à effectuer, de les assigner aux parties prenantes et de suivre leur statut d’avancement.
  • Travail collaboratif au quotidien : simplifier le travail à plusieurs, réduire le nombre de réunions et remplacer d’interminables échanges d’emails.

Après cette clarification de vos besoins initiaux et des usages à déployer, il vous faut aussi identifier vos contraintes / nécessités ainsi que la liste des fonctionnalités souhaitées. Vous pourrez ensuite (et enfin!) vous lancer dans la recherche de solutions, sans risquer de vous y perdre.

Prenez conscience de vos contraintes et de vos nécessités

Avez-vous dans votre cahier des charges des “figures imposées” (= ces éléments fonctionnels qui, s’ils sont absents chez un éditeur, vous obligeront à en choisir un autre) ? Il vous faut en prendre conscience au plus tôt, avant de démarrer le benchmark. Sinon vous risquez de perdre un temps précieux.

Il peut s’agir des caractéristiques suivantes (liste non exhaustive) :

  • marque blanche : plateforme personnalisée aux couleurs de votre entreprise
  • multilingue : plateforme accessible dans plusieurs langues
  • sécurité / confidentialité des données : traitement conforme au RGPD, hébergement qui échappe au Cloud Act*, par exemple
  • mode de connexion : accessibilité via un SSO qui fonctionne avec Gsuite et/ou avec Outlook
  • intégration avec vos applications métier (CRM, facturation, réseaux sociaux, …)
  • applications mobile iOS / Android
  • application de bureau
  • accessibilité aux collaborateurs sans adresse email (= ‘cols bleus’)
  • accompagnement (pendant l’avant-projet et/ou le déploiement)

* cette loi fédérale américaine adoptée en 2018 permet aux forces de l’ordre américaines d’accéder à vos données -même celles stockées sur des serveurs européens- dès lors que le service est de nationalité américaine. Facebook, Microsoft, Slack, Google… sont donc concernés.

Pour aller plus loin : retrouvez la checklist intégrale “Bien choisir son RSE”

Identifiez les fonctionnalités dont vous avez besoin

Votre besoin initial est bien identifié, les usages à déployer aussi. Vous avez même défini les contraintes “structurelles” de votre organisation.  Il est temps maintenant d’identifier les fonctionnalités dont vous avez besoin, en distinguant clairement celles qui sont nécessaires et celles qui sont accessoires / optionnelles.

Notre conseil : ne gardez pas cette réflexion pour plus tard. Car -comme pour le shopping- si vous attendez d’être dans une boutique en pleine période de soldes pour vous souvenir de quoi vous avez le plus besoin, vous êtes fichu(e) 🙂 En effet, tous les éditeurs proposent une myriade de fonctionnalités, et cela risque de vous détourner de ce dont vous avez véritablement besoin. Or c’est cela qu’il vous faut avoir en tête.

Dressez votre shortlist de solutions, puis comparez-les

Une fois que vous avez identifié plusieurs solutions correspondant à votre besoin, démarrez votre benchmark.

Nous vous recommandons de comparer les points suivants

  • la richesse fonctionnelle (présence des fonctionnalités nécessaires, et fonctionnalités additionnelles)
  • la qualité de l’accompagnement (existence et modalités d’accompagnement, support client et support utilisateur, langues de support, …)
  • les éléments de pilotage (reportings, exports, …)
  • les prix affichés (prix par licence utilisateur)

Attention à la tarification

Plusieurs modes de tarifs existent. Ainsi si ce n’est pas du self-service (achat des licences en ligne avec la CB) demandez à chaque éditeur un devis. Vous pourrez ainsi parfois obtenir un tarif plus avantageux. 

Quoi qu’il en soit, privilégiez une solution avec une tarification claire et simple. 

Et attention aux coûts cachés : certains éditeurs ne vont d’abord communiquer que sur le coût des licences, puis une fois que vous montrez de l’intérêt ajouteront divers coûts additionnels : setup, pilotage, formation, intégration de données, hotline utilisateur, etc. Leur imagination en la matière est -hélas- parfois débordante…

Consultez les avis clients & utilisateurs

L’explosion des logiciels SaaS au cours de la décennie 2010 a permis à des plateformes d’émerger, qui proposent de comparer les logiciels entre eux et répertorient les avis laissés par les utilisateurs de chaque solution. 

Faites un tour sur les sites web ci-dessous, pour voir ce qu’ils disent de chaque logiciel :

Demandez à échanger en direct avec les clients de l’éditeur

Enfin, avant votre décision finale, demandez à l’éditeur les coordonnées d’une ou deux références clients, et l’autorisation de les contacter. 

Pour vous, c’est un moyen unique de :
1/ voir si l’éditeur est prêt à laisser ses clients parler de sa solution, 
2/ entendre de la bouche de ses clients comment ils parlent de la solution, profitez-en pour les faire parler de ses relations avec le personnel de l’éditeur.

Pour aller plus loin : 7 arguments imparables pour convaincre votre Direction Générale d’engager un projet RSE

*
* *

Vous avez désormais toutes les clés pour choisir LA solution de réseau social d’entreprise qui vous convient ! 

Des questions ? N’hésitez pas à contacter talkspirit ou à programmer une démo avec notre équipe !

Éditeur d’un réseau social d’entreprise Made in France, talkspirit est connu pour la qualité de son accompagnement (même au stade de l’avant-projet). Sans engagement pour vous : un chargé d’affaires talkspirit vous rappellera pour vous conseiller sur votre projet de réseau social d’entreprise (RSE), et pour vous aider à faire le meilleur choix.

Benoit Renoul

Head of Marketing, Talkspirit