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[Plateforme collaborative #11] Pourquoi faut-il mettre en place une gouvernance ?

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Le déploiement d’un réseau social interne ne saurait se passer de la mise en place d’une gouvernance. Essentielle pour poser le cadre, elle permet de clarifier dès le départ la place du réseau social d’entreprise parmi votre écosystème d’outils et d’appuyer les usages qui en sont attendus.

 

Une bonne gouvernance pour poser le cadre

Très souvent, les entreprises qui choisissent d’intégrer un réseau social d’entreprise ont déjà toute une panoplie d’outils à leur disposition. Dans cet environnement riche et dynamique, chaque nouvel outil intégré peut remettre en question la légitimité des précédents, car c’est le propre des technologies de venir questionner régulièrement les usages. Quelle place va donc occuper le réseau social d’entreprise dans cet ensemble d’outil ? Clarifier le mode de fonctionnement et définir un cadre au travers d’une bonne gouvernance est dans ce contexte indispensable.

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Dans le cas de l’implémentation d’un réseau social interne, une bonne gouvernance est d’autant plus importante que l’outil s’inscrit dans un contexte où les outils déjà présents peuvent avoir des fonctions favorisant les pratiques collaboratives. Ces dernières peuvent ainsi se superposer à celles du réseau social d’entreprise. L’objectif est donc d’éviter tout télescopage et doublon qui deviendrait contre-productif dans une logique où l’on cherche au contraire à stimuler la participation et favoriser de nouvelles pratiques et postures collaboratives. La gouvernance permet en ce sens de bien penser l’usage du réseau social d’entreprise.

Une bonne gouvernance pour éviter les freins et rencontrer l’adhésion des collaborateurs

Le réseau social d’entreprise a une place unique au sein de l’organisation. Il n’est ni un outil métier comme pouvait l’être l’intranet, dédié à la communication interne, ni un outil personnel comme l’est le mail. Conçu pour connecter toutes les collaborateurs d’une organisation, il est généralement déployé de façon globale, même si son intégration se fait progressivement. Il modifie également en profondeur les habitudes de travail, amenant de nouvelles pratiques collaboratives basées sur l’échange et la transparence des informations.

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Il est donc essentiel que l’organisation exprime sa vision de l’outil, afin de légitimer ce choix, et surtout d’aller au-devant des freins. Prenons l’exemple du mail : l’habitude du mail est ancrée depuis de nombreuses années maintenant, et plus personne ne se demande si elle est en droit d’utiliser sa boîte mail ou non. Ce n’est pas forcément le cas avec un réseau social d’entreprise. Si l’organisation ne communique pas clairement sur l’utilisation du réseau social, elle ouvre la porte aux doutes.

Une bonne gouvernance pour le développement des usages

La tâche à laquelle va donc s’atteler la gouvernance est de communiquer clairement sur la façon d’utiliser le réseau social interne. Cela peut passer par la réalisation d’un document comme une charte ou une recommandation globale, qui exprime les pratiques attendues ainsi que les limites à respecter.

 

  • Dans certaines entreprises par exemple, il existe des contextes réglementaires qui interdisent le partage de certains documents. Il est donc important de préciser la nature des contenus qui peuvent être partagés ou non.
  • Dans d’autres entreprises, les documents peuvent être hébergés sur une plateforme tierce. La question qui peut se poser alors consiste à savoir si l’on va venir héberger ou se contenter d’attacher les documents via des appels vers d’autres solutions.
  • Il peut aussi parfois être nécessaire de stopper l’utilisation de certains outils. Par exemple, utiliser de façon parallèle et systématique le mail pour le même usage qu’un réseau social interne est clairement contre-productif, chacun restant dans ses usages.

 

On voit bien ici que la question des usages est centrale, le réseau social d’entreprise étant un outil qui centralise l’ensemble des outils, qui parfois en remplace certains ou simplement le complète. Parce que ce qui est réellement en question, c’est la façon de partager les informations. Le réseau social d’entreprise donne une visibilité importante au contenu dans une organisation où chacun est un émetteur. Ce qui est tout à fait différent d’un intranet par exemple qui est un service qui vient en relecture pour publier une information. Le document ainsi établi dicte les règles de façon à faire connaître la volonté de l’entreprise de passer d’un mode de production de l’information à un autre.

 

L’objectif avec la gouvernance ? Ne pas laisser de place au doute, au risque de voir les personnes se modérer d’elles-mêmes. On ne peut pa stimuler la participation dans un environnement qui n’est pas clair. On ne peut demander de partager l’information si les pratiques attendues ne sont pas exprimées clairement par les instances de direction. La gouvernance, dans la mesure où elle représente l’autorité des prises de décisions, délimite les usages et instaure des process qui libère la prise d’initiatives, dans un cadre précis, tant au niveau individuel que collectif.

Lionel Taverny