Collectivités : 6 bonnes pratiques pour optimiser votre communication interne

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À l’heure du travail hybride, améliorer sa communication interne est devenu une priorité clé, aussi bien pour les entreprises que pour les collectivités territoriales. En effet, selon une étude de Parlons RH, plus de la moitié des salariés français ne sont pas satisfaits de la manière dont leur entreprise communique en interne. 

Outre sa fonction de transmission de l’information, la communication interne est essentielle pour fédérer et motiver les équipes, et faire émerger un sentiment d’appartenance. Utilisée à bon escient, elle peut même booster l’engagement et la productivité des agents, et contribuer à les fidéliser sur le long terme. C’est pourquoi il ne faut pas la négliger.

Comment réussir sa communication interne dans une collectivité territoriale ? Quels supports et outils privilégier ? Et comment impliquer l’ensemble des parties prenantes ? Voici 6 bonnes pratiques à mettre en place pour améliorer la communication interne dans les collectivités.

1. Adapter votre communication interne à votre cible

Le plus important est de commencer par vous renseigner sur la cible à laquelle vous vous adressez. Par exemple, demandez-vous :

• Quel métier exerce-t-elle ? 
• Où travaille-t-elle ? (au bureau, sur le terrain, à domicile, etc.)
• Quel est son mode de travail actuel ? (flex office, télétravail, travail hybride, etc.)
• Quels sont ses supports de communication préférés ? 
• De quel type d’équipement informatique dispose-t-elle ?

Réfléchissez ensuite à comment adapter votre communication interne à votre cible. Par exemple, si vous vous adressez à des agents travaillant dans des bureaux, il sera peut-être judicieux de dématérialiser votre journal interne et de privilégier les supports de communication digitale (comme la messagerie instantanée, le webinaire, l’intranet…). 

De même, si votre cible travaille plutôt sur le terrain, il vous faudra mettre en place des outils auxquels elle puisse accéder sans adresse email, et avec un téléphone portable (par exemple, un réseau social d’entreprise).

Lire aussi : [Transformation digitale] Mieux connecter vos “Deskless Workers” (collaborateurs sans email)

2. Soigner le contenu

Quelle que soit la cible de vos messages, pensez à bien soigner leur contenu et à les personnaliser le maximum possible. Soyez clair(e) et communiquez une seule information importante à la fois afin d’éviter la surcharge informationnelle, et ainsi maximiser la visibilité de vos messages. 

Varier le format et la longueur des contenus est également un bon moyen de booster la portée de vos messages. À titre d’exemple, la ville de Rouen a créé une émission de web-radio hebdomadaire intitulée Hebdo déclic, ainsi qu’une mini série TV appelée “Tête d’ampoule” pour optimiser sa communication interne.¹ 

N’hésitez pas à faire participer les agents lors de la création de ces contenus, par exemple en les invitant à rédiger un article dans le journal interne, à animer un épisode de votre podcast interne, ou bien à partager leur retour d’expérience en vidéo. Votre contenu n’en sera que plus riche, et sera plus à même d’intéresser votre cible.

Quels que soient les formats de contenus que vous choisissez, il est essentiel de garder un rythme de communication régulier (hebdomadaire ou mensuel, par exemple). Grâce à cette stratégie, vous pourrez ainsi créer vos propres rituels de communication interne, et les ancrer dans une culture partagée.

3. Impliquer les élus

Bien sûr, il ne suffit pas de créer des contenus de qualité pour qu’ils soient vus et consultés par les agents. Pour les collectivités territoriales, optimiser sa communication interne nécessite aussi d’impliquer les élus locaux (maires, conseillers départementaux, régionaux et municipaux). 

De par leurs fonctions exécutives, les élus ont un rôle de représentant au sein des collectivités. Ce sont donc de puissants vecteurs de communication interne, indispensables pour relayer des informations importantes et donner de la crédibilité à vos messages. 

Il existe plusieurs façons d’impliquer les élus locaux dans votre stratégie de communication interne. Par exemple, vous pouvez :

• leur donner la parole dans votre journal interne ou lors d’événements importants
• organiser des rencontres entre les élus et les agents sur le terrain
• leur demander de relayer les success stories de votre collectivité locale dans la presse, afin de valoriser le travail des agents

4. Favoriser la remontée d’informations

Outre la diffusion d’informations, la communication interne doit également être utilisée pour favoriser la remontée de feedbacks au sein des collectivités. Ces informations sont précieuses, car elles permettent de diagnostiquer les problématiques que rencontrent les agents, et d’améliorer en continu vos pratiques. 

Plusieurs solutions peuvent vous permettre d’encourager le feedback, par exemple :

• les sondages et/ou questionnaires de satisfaction,
• les boîtes à idées (physiques ou digitales),
• les entretiens individuels et/ou collectifs,
• les plateforme d’engagement collaborateur,
• les plateformes collaboratives,
• etc.

Grâce à ces différents outils, vous pourrez ainsi libérer la parole et inciter les agents à proposer de nouvelles idées (auxquelles vous n’auriez pas forcément pensé !). Pensez bien à capitaliser ces feedbacks dans un espace dédié, afin de ne perdre aucune information.

Lire aussi : Résumé du webinaire “Pourquoi et comment instaurer une culture du feedback ?”

5. Fédérer les différents services

Améliorer la communication interne des collectivités suppose de créer du lien entre les agents, afin d’éliminer les silos qui peuvent exister entre les différents services. À l’image d’un responsable marketing, votre rôle consistera à trouver les moyens les plus engageants pour attirer l’attention des agents.

Par exemple, pourquoi ne pas organiser un jeu concours mobilisant l’ensemble des agents dans les bureaux et sur le terrain ? Difficile de dire non lorsqu’il y a un prix à gagner ! Sur un autre registre, vous pouvez également inviter les agents à participer à un challenge sportif, culturel ou solidaire (en fonction des intérêts de chacun). N’hésitez pas à vous renseigner sur les initiatives de communication interne mises en place par d’autres collectivités. Cela pourra vous donner de l’inspiration !

Une autre façon de fédérer les différents services est de créer des groupes dédiés aux échanges informels (sur votre réseau social interne, par exemple), où chacun pourra venir partager des anecdotes, des contenus originaux, ou même des propositions de sorties. De quoi encourager les discussions entre les agents !

Lire aussi : [Livre Blanc] Les 7 défis de la communication interne en contexte multi-sites

6. Mettre en place un réseau social d’entreprise

Contrairement à ce que son nom indique, le réseau social d’entreprise n’est pas seulement réservé aux entreprises. Les collectivités locales, elles aussi, peuvent l’utiliser pour optimiser leur communication interne.

L’un des plus gros avantages du réseau social d’entreprise ? Il permet de fluidifier la circulation de l’information en interne (grâce à des fonctions comme le fil d’actualités ou la page d’accueil), et de vous assurer que chacun a bien accès à l’information dont il a besoin, où qu’il soit. Par ailleurs, il vous permet d’encourager les échanges transverses et de faciliter le partage de connaissances entre pairs (grâce aux groupes, par exemple).

Lire aussi : Améliorer la gestion des connaissances avec Talkspirit : le témoignage de Pôle emploi

Certains réseaux sociaux d’entreprise, comme Talkspirit, peuvent même être utilisés par des agents qui ne disposent pas d’une adresse email. Ainsi, personne n’est exclu de la communication interne.

Pour conclure

La communication interne, ce n’est pas toujours simple, en particulier dans les collectivités parfois peu digitalisées. Grâce à ces bonnes pratiques, vous disposez désormais de quelques pistes pour conduire le changement, et améliorer l’engagement des agents. Et surtout, n’oubliez pas : les outils digitaux, notamment les réseaux sociaux d’entreprise, ont un rôle clé à jouer dans votre stratégie de communication interne.

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