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5 bonnes pratiques pour maintenir votre culture d’entreprise à distance

Télétravail : comment entretenir la culture d'entreprise à distance
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La culture d’entreprise joue un rôle essentiel dans la rétention des talents. Selon un sondage Glassdoor de 2019, 56 % des salariés estiment qu’elle serait même plus importante que le salaire. Mais comment entretenir cette culture d’entreprise lorsque vos employés travaillent à distance ? Pour s’adapter à l’évolution des modes de travail, l’entreprise doit désormais pouvoir diffuser ses valeurs à l’ensemble des collaborateurs, qu’ils soient présents physiquement ou à distance.

Vous souhaitez mieux véhiculer votre culture d’entreprise auprès de vos télétravailleurs ? Voici 5 conseils RH pour fédérer vos salariés à distance. 

1) Expliciter la culture d’entreprise 

Pour qu’elle soit bien transmise aux salariés, votre culture d’entreprise doit être explicite. Si vous ne l’avez pas encore mise sur papier, il est donc tant de le faire ! Vous pouvez commencer par réaliser un guide pratique qui comprend vos valeurs, votre raison d’être, votre histoire, vos rites et des exemples de bonnes pratiques pour appliquer ces valeurs au quotidien. C’est ce qu’à fait la société Hubspot dans son “Code culture”, par exemple. 

Pour le rendre agréable à consulter, n’hésitez pas à mêler différents types de supports (interviews de collaborateurs, portraits chinois, infographies, photos d’événements internes…).  L’enjeu est simple : faire en sorte que vos recrues connaissent mieux la “tribu” qu’ils viennent de rejoindre et puissent facilement s’y identifier.

Attention, la culture doit refléter des valeurs authentiques et réellement vécues à tous les niveaux de l’entreprise. Par exemple, si l’une de vos valeurs est la transparence, il faudra veiller à ce que l’information soit accessible à tous les collaborateurs, télétravailleurs inclus.

La culture d’entreprise fait donc elle-même partie d’un tout dans le développement des compétences des collaborateurs.

Le réseau social interne est un excellent outil pour véhiculer et faire vivre la culture d’entreprise au quotidien. On peut y mettre à l’honneur un collaborateur ou une réalisation d’équipe, partager des documents internes, souhaiter la bienvenue à une nouvelle recrue… C’est un moyen d’inspirer vos employés, de renforcer leur sentiment d’appartenance et de leur montrer comment la culture d’entreprise se décline au quotidien.

2) Recréer de l’informel

Les échanges informels font également partie intégrante de votre culture d’entreprise, et sont essentiels pour créer du lien. Voyons comment recréer ce type d’échanges lorsque les équipes passent davantage de temps à distance.

Le teambuilding virtuel

Plusieurs activités de teambuilding peuvent être organisées à distance. 

Au bureau, vous aviez l’habitude de discuter autour d’un café ? Une fois à distance, incitez les managers à re-créer des moments d’échanges pour discuter de leur weekend, des derniers films vus et des hobbies du moment. 

Vous aimiez parfois boire un verre avec vos collègues à la sortie du bureau ? Organisez un happy hour en ligne pour inclure les collaborateurs qui ne peuvent pas être là. Appuyez-vous sur la visioconférence pour organiser des Skyp’éros 

Vous faites souvent du sport à plusieurs le midi ? Mettez en place des cours de sport en visioconférence ou des challenges d’équipe pour vous motiver les uns les autres. 

Vous avez une équipe de mélomanes ? Lancez des sessions blind test. Avec le tchat de votre système de visioconférence, plus aucun doute sur la personne qui a répondu le plus vite 😉

Vous l’avez compris, les possibilités sont infinies !

Les rassemblements annuels

Depuis quelques mois, il est devenu difficile de réunir l’ensemble de vos collaborateurs au bureau.

Désormais, essayez de mettre en place des événements d’entreprise au moins une fois par an. Cela permettra aux salariés de faire plus ample connaissance et de favoriser la cohésion d’équipe en vivant des moments ensemble

Ces événements peuvent prendre plusieurs formes. Il peut s’agir d’un voyage, d’un repas de Noël, d’un afterwork, d’un séminaire ou bien d’un anniversaire d’entreprise. Par exemple, la startup américaine Buffer organise tous les ans un séminaire de 9 jours (chaque fois dans une ville différente) pour réunir l’ensemble de ses collaborateurs.

La gamification

La gamification est aussi un excellent moyen d’impliquer vos collaborateurs à distance et de créer du lien entre eux. 

Pour garder la forme, vous pouvez par exemple organiser un challenge sportif qui décernera un prix à l’employé qui réussit à marcher le plus grand nombre de pas par jour. 

Une autre idée consiste à mettre en place un système de points qui récompense l’implication des employés dans l’entreprise. Par exemple, des points peuvent être attribués aux collaborateurs qui s’impliquent dans les discussions de groupe, qui aident leurs collègues, ou qui mettent en place des initiatives de teambuilding

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3) Repenser l’expérience employé 

Pour maintenir votre culture d’entreprise à distance, il est aussi nécessaire de repenser le parcours collaborateur : du recrutement à la fidélisation, en passant par l’intégration. 

Lire aussi : Le travail phygital, nouvel enjeu de l’expérience collaborateur

Le recrutement

Recruter des employés à distance qui partagent vos valeurs n’est pas toujours évident, surtout lorsque votre entreprise manque de visibilité en ligne. Ne négligez donc pas les réseaux sociaux comme LinkedIn, Twitter, Facebook ou Instagram, qui servent de vitrine pour votre marque employeur. Veillez aussi à être présents sur des plateformes comme Glassdoor ou Welcome to the Jungle. Elles vous permettront de mettre en avant vos collaborateurs, vos valeurs et les avantages à travailler dans votre entreprise. 

Une fois votre présence sociale établie, vous devrez créer des offres d’emploi qui reflètent la culture de votre entreprise. Par exemple, si votre culture est centrée sur l’autonomie et la confiance, mettez-le en avant dans vos annonces. De même, n’hésitez pas à préciser que votre entreprise est ouverte au télétravail et au travail en mobilité. Cela vous permettra d’attirer les candidats qui partagent vos valeurs de flexibilité.

Recruter des collaborateurs qui correspondent à votre culture d’entreprise est essentiel, car ils seront plus faciles à intégrer et à fidéliser. En effet, les employés qui sont en décalage avec la culture de leur entreprise sont 24 % plus susceptibles de partir que ceux qui s’identifient aux valeurs de leur entreprise.¹

L’intégration 

Selon O.C. Tanner, environ 20 % du turnover a lieu dans les 45 premiers jours de l’arrivée du collaborateur. La période d’intégration est donc une étape clé pour la rétention des talents. Si certains de vos salariés travaillent à distance, il faudra veiller à adapter votre processus d’intégration.

Par exemple, vous pouvez assigner un buddy ou mentor qui aidera le nouvel employé à s’intégrer à distance. Il pourra notamment répondre à toutes ses questions sur la culture et les valeurs de votre entreprise. Par ailleurs, si le collaborateur ne peut pas rencontrer ses collègues dès son arrivée, demandez aux membres de son équipe de lui envoyer un message de bienvenue et d’organiser une réunion en visioconférence pour que chacun se présente. 

Votre programme de formations devra également être accessible à distance. Au lieu d’organiser vos formations uniquement en présentiel, mettez en place des sessions en visioconférence que tous vos collaborateurs pourront suivre. Vous pouvez également créer des vidéos de formation en ligne. Enfin, si ce n’est pas déjà fait, dématérialisez dès maintenant tous les documents d’intégration (guide de bienvenue, procédure de congés et de notes de frais…). Et stockez-les sur le cloud pour faciliter leur partage. 

La fidélisation

Mettre en place le télétravail ne suffit pas à fidéliser les meilleurs salariés. Il vous faut rester à l’écoute de leurs besoins, mais aussi prendre régulièrement de leurs nouvelles. Vous pourrez ainsi vous assurer qu’ils vont bien, et régler les éventuels problèmes qu’ils pourraient rencontrer. 

Un bon moyen consiste à mettre en place des sondages, une fonctionnalité présente sur la plupart des réseaux sociaux d’entreprise. Vous pourrez ainsi recueillir rapidement du feedback sur les processus RH, l’environnement de travail ou bien le développement personnel. 

Responsabiliser vos télétravailleurs est également une bonne manière de les fidéliser. Fini le micro-management, les collaborateurs souhaitent désormais bénéficier de davantage d’autonomie. De fait, les employés qui ont un plus haut niveau d’autonomie sont en moyenne plus heureux au travail que leurs collègues qui ont moins de responsabilités.²

4) Cultiver la communication 

Pour entretenir votre culture d’entreprise à distance, il vous faut communiquer davantage avec vos employés. Plusieurs initiatives permettent de favoriser ces échanges :

Mettre en place une culture du feedback

La collaboration à distance nécessite d’instaurer une culture du feedback, qui va favoriser la communication bottom-up et top-down. Pour la mettre en place, il convient d’abord de former vos managers aux bonnes pratiques de feedback, pour qu’ils les appliquent ensuite avec leurs équipes. 

Encourager le feedback va vous permettre de créer un environnement de travail positif, où chacun cherche à aider son collègue, peu importe où il se trouve. Par ailleurs, recevoir un retour régulier des équipes vous permettra de mettre en place des actions correctives adaptées pour booster la cohésion d’équipe.

Préciser les modalités de communication

Il peut également être judicieux d’expliciter les codes de communication interne pour faciliter les échanges à distance. Par exemple, vous pouvez créer un guide des bonnes pratiques de communication à distance dans lequel vous inclurez : les plages horaires de disponibilité, les canaux de communication à utiliser en fonction de chaque situation (tchat, e-mails, visioconférence, appel téléphonique, etc.) et les bonnes pratiques pour communiquer à distance (par exemple, inclure un lien de visioconférence dans une invitation à une réunion). 

N’hésitez pas à rappeler à vos télétravailleurs qu’il n’est pas attendu d’eux qu’ils restent connectés toute la journée. Bien au contraire, il ont le même droit à la déconnexion que leurs collègues de bureau. 

Lire aussi : [Ebook] Droit à la déconnexion : guide de survie en télétravail

Partager l’information avec l’ensemble des collaborateurs

Lorsque vos employés travaillent à distance, ils ne sont pas toujours bien informés des actualités de l’entreprise. Ils peuvent par exemple manquer la commercialisation d’un nouveau produit, ou bien l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Il ne faut donc plus se contenter de partager ce type d’informations de manière informelle ou lors de réunions physiques. 

Pour faciliter la bonne circulation de l’information, mieux vaut privilégier une communication interne en ligne plus régulière, même si elle doit être asynchrone. En pratique, il s’agira par exemple de diffuser des annonces sur votre réseau social d’entreprise pour tenir tous les salariés informés des dernières actualités.

Lire aussi : Le Réseau Social d’Entreprise : LA bonne idée pour améliorer votre communication interne

5) Tirer parti de la technologie

De nombreux outils permettent de promouvoir votre culture d’entreprise auprès des employés en télétravail. avec leurs avantages et leurs inconvénients. 

Prenez l’email par exemple : bien qu’il soit privilégié par de nombreuses entreprises, il est peu efficace pour communiquer vos valeurs. En effet, les messages de la communication internes sont souvent noyés sous un tas d’autres emails qui n’ont rien à voir avec les informations que vous souhaitez transmettre. Ils sont donc survolés par les collaborateurs, voire oubliés faute de visibilité.

À l’inverse, une plateforme collaborative mettra en valeur votre culture d’entreprise à travers des publications qui s’afficheront automatiquement sur le fil d’actualités de vos collaborateurs. Ces derniers pourront alors les commenter et les liker, ce qui vous permettra de recevoir un feedback immédiat. Ce type d’outil est également un bon moyen de fédérer vos collaborateurs à distance grâce à la création de groupes. Sur ces espaces de discussion, vos salariés pourront échanger sur tous types de sujets : projets en cours, campagnes de communication, activités de teambuilding, centres d’intérêt, etc. 

Lire aussi : Les outils collaboratifs : une nouvelle façon de travailler

Pour maintenir votre culture d’entreprise à distance, il est également important d’avoir des interactions en temps réel avec vos collaborateurs. Privilégiez les messages instantanés pour plus de spontanéité. Et n’hésitez pas à planifier de courtes réunions en visioconférence pour échanger avec les salariés. Pour vous adresser à l’ensemble des collaborateurs, vous pouvez aussi diffuser une vidéo en direct depuis votre réseau social interne. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour transmettre un message du président de l’entreprise, ou faire un sessions de Q&A, par exemple. 

Cependant, il faudra vous assurer que vos collaborateurs savent bien utiliser les outils que vous leur mettez à disposition. N’hésitez donc pas à organiser une session de formation pour qu’ils se sentent plus à l’aise avec la plateforme. 

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En adoptant ces pratiques, votre culture d’entreprise sera plus accessible pour l’ensemble de vos collaborateurs, qu’ils soient en télétravail, au bureau ou sur le terrain. Bien sûr, vous l’avez compris, le choix de solutions technologiques appropriées vous y aidera. 

Lire aussi : Comment choisir le bon outil collaboratif ?

Vous êtes prêt à sauter le pas ? Découvrez nos meilleurs conseils pour sélectionner le bon outil collaboratif dans cette fiche méthodologique : 8 étapes-clés pour bien choisir votre plateforme collaborative.

¹”Employee retention report” 2018 de TINYpulse
²Étude “Autonomy in Paid Work and Employee Subjective Well-Being” de 2017


Auteure : Emmanuelle Abensur


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