Intranet : définition et fonctionnalités

Si vous travaillez dans une grande entreprise ou dans un grand groupe, vous êtes sans doute familier avec le terme d’intranet. Il faut dire que depuis les années 90, l’intranet a su se faire une place de choix dans les organisations. Bien entendu, il s’est modernisé en cours de route en suivant les tendances et les innovations technologiques. 

Ainsi, selon l’étude de l’Observatoire Intranet et Digital working parue en 2019, 78% des dispositifs intranet disposent de fonctions collaboratives. La définition de l’intranet a donc bien évolué, d’où la nécessité de clarifier : qu’appelle-t-on « intranet » aujourd’hui ?

1) Définition

L’intranet des débuts

Un intranet est un réseau local propre à une organisation (entreprise, université, institution…) permettant aux collaborateurs d’accéder aux informations internes et d’échanger entre eux. Il fonctionne comme un site web : il nécessite un serveur web et les protocoles associés. Il ne faut pas confondre l’intranet avec l’extranet qui, lui, est plutôt destiné à une utilisation externe (réseau mis à disposition des clients, des fournisseurs, des partenaires…).

A l’origine, l’intranet n’est accessible que depuis les postes connectés au réseau local. Pour se connecter les utilisateurs doivent utiliser un identifiant et un mot de passe. À ses débuts, il était utilisé pour la communication interne, avec une interface simplifiée souvent composée d’une seule page rassemblant de nombreuses informations.

Au fil des années, ce réseau interne a évolué en intégrant de plus en plus de fonctionnalités, accessible en ligne et non uniquement on-premise, et en proposant des interfaces plus ergonomiques et plus agréables à utiliser.

L’intranet aujourd’hui

En 25 ans d’existence, l’intranet s’est transformé, enrichi et modernisé  Il a progressivement incorporé davantage de fonctionnalités sociales et collaboratives (tchat et visioconférence, fil d’actualités, bibliothèque, etc.), jusqu’à devenir un véritable espace de travail. 

Aujourd’hui, les entreprises utilisent l’intranet “cloud” qui vient effacer les limites des serveurs en permettant aux personnes autorisées de se connecter n’importe où, et sur n’importe quel appareil.

L’intranet actuel possède souvent un moteur de recherche, un calendrier, une application mobile et tout un ensemble d’outils qui permet aux utilisateurs d’être performants, même lorsqu’ils sont en déplacement ou en télétravail.

2) Les fonctionnalités d’un intranet

Un intranet permet de mettre à disposition des employés des documents et des informations nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, tout en réduisant les risques de fuites de données vers l’extérieur. Il permet à la fois de centraliser certaines informations et d’y fournir un accès permanent. 

Comme mentionné plus haut, il est de plus en plus courant – et c’est l’extension naturelle des usages initiaux – de voir intégrer des fonctionnalités de travail collaboratif au sein de ces outils. 

Fonctionnalités principales :

• Mise à disposition de documents internes (procédures, formulaires…)
• Partage d’actualités internes importantes (remplaçant la newsletter interne)
• Sondages internes
• Annuaire des collaborateurs ou trombinoscope
• Organigramme
• Base de connaissances
• Agenda (rassemblant les événements internes importants)
• Moteur de recherche pour retrouver facilement documents et fichiers

Fonctionnalités secondaires :

• Messagerie (email)
• Tchat
• Visioconférence/Audioconférence
• Groupes de travail
• Espace RH (pour poser ses congés, soumettre ses notes de frais…)
• Gestion de projet

Avec l’évolution des usages numériques, l’intranet a subi des changements importants et apporte aujourd’hui de nombreux services aux organisations et à leurs collaborateurs. Avec l’essor de la digital workplace, il va devoir à nouveau redéfinir son rôle et sa contribution pour la communauté de l’entreprise. De nombreux éditeurs ont déjà redéfini leur positionnement, au premier rang desquels Talkspirit ! 

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Talkspirit, l’intranet moderne par excellence

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Auteurs : David Everaert, Benoît Renoul