[Étude Arctus 2023] Quel est le rôle de l’intranet en entreprise ?

Temps de lecture : 8 minutes

L’intranet est-il appelé à disparaître ? Loin de là ! Considéré comme essentiel pour accélérer la transformation digitale de l’entreprise, l’intranet a encore de beaux jours devant lui. Plus populaire encore que la digital workplace, cet outil est un atout clé pour améliorer la communication interne et booster l’engagement des collaborateurs.

Quel est aujourd’hui le rôle de l’intranet en entreprise ? À quels défis permet-il de répondre ? Quelle utilisation en font les collaborateurs ? Et sur quels leviers peut-on s’appuyer pour améliorer leur satisfaction vis-à-vis de l’intranet ? 

Pour approfondir ces questions, nous avons analysé l’étude 2023 de l’Observatoire de l’intranet et de la communication digitale, menée par Arctus auprès de 377 entreprises ayant mis en place un dispositif digital interne (intranet, réseau social d’entreprise, plateforme collaborative, digital workplace, etc.). Parmi les profils répondants, sont notamment représentés : la communication (33 %), la direction générale (21 %), la DSI (9 %) et la DRH (8 %).

Alors, que retenir de cette étude ? Voici notre résumé 👇

Le digital : un mélange d’enjeux et d’opportunités en interne

Le digital amène son lot de défis et d’opportunités en interne. Certains enjeux sont bien sûr plus importants que d’autres. C’est notamment le cas de la communication interne, qui est perçue comme le principal défi pour 69 % des entreprises interrogées. Vient ensuite la capitalisation et la transmission des savoirs, puis l’efficacité opérationnelle, citées par 59 % des répondants.

En interne, le digital offre aussi la possibilité aux entreprises de développer le lien social entre les collaborateurs (pour 59 % des répondants), d’engager et de fidéliser les talents (36 %), et de faciliter le télétravail (34 %). Des chiffres qui sont à corréler avec le boom du travail hybride, et la nécessité de mieux connecter les équipes éloignées.

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Autre bonne nouvelle : cette période a contribué à augmenter l’engagement de toutes les populations (direction générale, managers et salariés) vis-à-vis de la transformation digitale. 

Une population reste cependant peu engagée et à l’écart : les salariés non connectés. 

Travaillant la plupart sur le terrain, ces personnes ont souvent un temps réduit pour consulter l’information, et n’ont pas toujours les moyens techniques pour se connecter à l’intranet. Le défi pour les entreprises est donc d’inclure davantage ces collaborateurs, pour qu’ils puissent recevoir les mêmes informations que les salariés connectés.

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Des freins à l’adoption encore présents

Face à ces défis et à ces opportunités, se pose désormais la question : qu’est-ce qui empêche les entreprises de faire adopter de nouveaux usages digitaux internes ? Le manque de temps d’abord (48 %), mais aussi le manque de formation (28 %), le manque de clarté ou d’absence de gouvernance, le manque de compétences (20 %), et le manque d’accessibilité (18 %) sont les plus mentionnés.

À noter cependant que 17 % des entreprises ne rencontrent aucun frein à l’adoption, soit une augmentation de 7 points par rapport à 2021.

Ces freins illustrent bien la nécessité pour les entreprises de mettre en place un intranet facile à déployer et à utiliser, mais aussi de clarifier les objectifs de l’outil et d’établir une gouvernance avant le lancement.

PS : retrouvez dans cet article 8 bonnes pratiques pour mettre en place votre intranet, et limiter les freins à l’adoption.

L’intranet, un outil essentiel pour l’entreprise…

Près de deux tiers des entreprises utilisent régulièrement l’intranet, ce qui montre bien qu’il a un rôle central dans l’entreprise. En effet, il sert à la fois à diffuser de l’actualité, des informations froides, des vidéos et contenus animés, des événements, des newsletters, des podcasts, et bien plus !

Utilisé par plus des trois quarts des entreprises, le format “actualités” est le plus courant sur l’intranet. Pour développer l’engagement, un intranet sur deux propose également des fonctionnalités spécifiques, par exemple des sondages (présents sur un tiers des intranets), ou bien des services d’intégration pour les nouveaux arrivants.

Sur la plateforme Talkspirit, il est par exemple possible de faire des sondages sous formes de publications pour demander l’avis des membres, de créer des groupes pour faciliter l’intégration de nouveaux collaborateurs, ou encore de paramétrer un chatbot FAQ pour qu’il réponde automatiquement aux questions de chacun.

…pas si vieillot qu’on ne le croit…

L’intranet est de plus en plus jeune en entreprise. Et non, ce n’est pas une mauvaise figure de style 😉. Cette année, deux entreprises sur 3 ont un outil qui a trois ans ou moins. Or, quand on sait que seuls 20 % des intranets avaient moins de 3 ans en 2009, on constate que les choses ont bien changé !

Et pour cause : les fonctionnalités proposées par l’intranet ont fortement évolué ces dernières années. Aujourd’hui, un intranet, ce n’est plus un site statique, mais bien un outil social qui permet de partager de l’information, mais aussi d’échanger, de réagir et de donner du feedback.

C’est donc sans surprise que des fonctionnalités sociales telles que l’annuaire, ou encore les likes et commentaires, se retrouvent dans une majorité de solutions d’intranet d’entreprise. Le moteur de recherche transverse, disponible dans une entreprise sur deux, fait également partie des fonctions essentielles, car il permet de faciliter la recherche d’informations sur la plateforme.

Les fonctionnalités collaboratives sont, elles aussi, de plus en plus présentes sur l’intranet. Pour preuve :  

• un intranet sur deux propose un espace de travail collaboratif
• 46 % proposent de la gestion électronique de documents (GED)
• 40 % permettent de co-éditer des documents à plusieurs
• 37 % ont une messagerie instantanée

À l’inverse, les outils d’animation de réunion et les outils décisionnels restent moins populaires sur l’intranet.

… mais qui fait face à plusieurs défis

Même s’ils se sont modernisés avec les années, les dispositifs digitaux internes restent encore perçus comme des intranets info-com “classiques” par plus d’un tiers des répondants. Alors que le terme plus récent de “digital workplace” n’est utilisé que par 25 % des entreprises. Il faudra donc encore du temps pour que ces nouvelles plateformes entrent dans les mœurs.

Là où la digital workplace vient s’intégrer à l’environnement de travail, la plateforme intranet, quant à elle, reste encore peu interopérable. 67 % des plateformes proposent des liens simples vers des applications métier. Mais seul un quart ont des intégrations avancées. En cause : la complexité technologique et organisationnelle, le manque de gouvernance, et les coûts importants associés à ces intégrations. 

Outre ce défi d’intégration, il est aussi important de mentionner le défi de la souveraineté numérique, et de l’hégémonie des GAFAM. Comme depuis de nombreuses années, Microsoft 365 reste la première suite bureautique déployée en entreprise.

14 % des entreprises optent cependant pour des solutions autres que Microsoft ou Google par souci de souveraineté et de sécurité des données, mais aussi par militantisme. En effet, en optant pour une plateforme européenne, les entreprises peuvent garder le contrôle sur leurs données, et notamment s’assurer qu’elles restent confidentielles. Ce qui n’est pas le cas sur les plateformes américaines, puisque celles-ci sont soumises au Cloud Act.

Une priorité donnée à la gouvernance et à l’accompagnement

L’intranet rassemble désormais une large diversité de contenus. Ce qui pousse les entreprises à mettre en place une gouvernance pour mieux maîtriser la chaîne de production et de diffusion de l’information. La majorité de ces dispositifs sont pilotés par un comité éditorial, un comité opérationnel ou une instance de décision technique. Ce qui illustre bien l’importance accrue accordée à la stratégie éditoriale.

La Direction de la communication reste l’un des principaux acteurs représentés au sein de ces instances de pilotage, suivie par la Direction générale, la Direction des Systèmes d’Information (DSI) et les Responsables intranet. La DRH, quant à elle, n’est représentée que dans 25 % des organisations.

Les directions métiers ne sont cependant pas les seules à partager du contenu. Dans 40 % des organisations, ce sont tous les métiers qui publient sur l’intranet ! Ce qui contribue à améliorer l’engagement sur la plateforme, et à apporter plus de visibilité aux différents métiers.

Des dispositifs d’accompagnement (formations, communautés d’échange…) sont souvent mis en place pour accompagner ces contributeurs. Cependant, ces missions de création de contenu ne sont intégrées dans les fiches de poste que dans 17 % des cas. Il reste donc du chemin à parcourir pour valoriser davantage les contributeurs de l’intranet. 

Lire aussi : Faites de vos collaborateurs des ambassadeurs de votre réseau social d’entreprise !

Des leviers à activer pour améliorer la satisfaction vis-à-vis de l’intranet

En moyenne, les utilisateurs de l’intranet ont un taux de satisfaction de 6,5/10. Comment donc améliorer ce niveau de satisfaction ? C’est la question à un million que se posent toutes les organisations ayant mis en place un intranet.

Plusieurs bonnes pratiques peuvent vous aider à faire augmenter ce taux de satisfaction. En voici quelques-unes issues de l’étude : 

• Privilégier un intranet ergonomique avec une forte richesse fonctionnelle
• Impliquer la direction digitale ou le Chief Digital Officer (CDO) dans le projet
• Créer un comité de pilotage pour mettre en place une gouvernance claire
• Utiliser des dispositifs d’engagement (par exemple, des sondages, des actes de reconnaissance, etc.)
• Proposer des contenus variés (par exemple, des photos, des vidéos, des podcasts, des textes courts, etc.)
• Favoriser la contribution des différents métiers
• Évaluer régulièrement la performance de l’intranet via des KPIs précis

Lire aussi : 6 bonnes pratiques pour fluidifier sa communication interne grâce à un intranet

Talkspirit, l’intranet moderne qui ravira vos collaborateurs

Vous cherchez un intranet moderne et intuitif qui répondra aux besoins de vos collaborateurs et de votre direction ? Pourquoi ne pas opter pour Talkspirit ? 100 % français, notre intranet intègre de nombreuses fonctionnalités sociales et collaboratives pour vous aider à fluidifier la communication et la collaboration de vos équipes. 

Vous pouvez notamment y trouver un portail d’accueil personnalisable, un fil d’actualités, un espace de stockage et de co-édition des documents, un module de tchat et de visioconférence, un annuaire, et bien plus encore ! 

Facile à utiliser et à déployer, Talkspirit peut être mis en place en seulement quelques semaines. L’essayer, c’est l’adopter !

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Pour conclure

L’intranet est encore loin d’être obsolète en entreprise. Pour preuve : de plus en plus de collaborateurs y contribuent, à la fois pour partager de l’information avec leurs collègues, mais aussi pour apporter de la visibilité à ce que fait chaque département. Dans certaines organisations, l’intranet est même utilisé en tant qu’espace collaboratif, et permet ainsi de rassembler l’ensemble des échanges des équipes. 

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