8 étapes pour mettre en place votre intranet

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90 % des projets d’intranet échouent en moins de trois ans.¹ Un phénomène souvent causé par une mauvaise gouvernance, des objectifs peu clairs, ou un manque d’engagement de la part de la direction. 

Mais alors, comment éviter ces erreurs ? Et quelles bonnes pratiques pour assurer le succès de votre plateforme ? Suivez ces 8 étapes pour mettre en place votre intranet en toute simplicité et garantir son adoption par vos équipes.

1. Définissez des objectifs clairs

La première chose à faire avant de mettre en place votre intranet ? Définir des objectifs ! Plus ces derniers seront clairs, plus vous aurez de chances de trouver une solution adaptée. 

Pour les identifier, c’est très simple : réfléchissez à ce que vous souhaitez accomplir grâce à votre intranet, en prenant le soin d’impliquer la direction dès le début. Par exemple, cherchez-vous plutôt à…

• …fluidifier la circulation de l’information au sein de votre organisation ?
• …animer vos communautés ou votre réseau ?
• …encourager le partage de connaissances et les échanges transverses ?
• …fédérer vos collaborateurs répartis sur plusieurs sites ?
• …booster l’engagement de vos équipes ?
• …améliorer l’expérience de travail de vos collaborateurs ?
• …renforcer le sentiment d’appartenance à votre entreprise ?

Après réflexion, votre liste d’objectifs sera peut-être plus longue que prévu. Si c’est le cas, nous vous conseillons de les classer du plus important au moins important, afin de prioriser au mieux vos actions.

2. Identifiez les fonctionnalités dont vous avez besoin

Une fois vos objectifs clarifiés, il est désormais temps de lister les fonctionnalités dont vous avez besoin sur votre intranet. Certaines seront plus importantes que d’autres, alors n’hésitez pas à les classer aussi par ordre de priorité, en prenant en compte les objectifs que vous vous êtes fixés.

Par exemple, si votre objectif est d’améliorer votre communication interne, il vous faudra probablement un intranet qui intègre un fil d’actualités et une page d’accueil pour partager de l’information facilement. De même, si vous cherchez une plateforme pour animer un réseau, votre intranet devra vous permettre de créer des communautés et de leur partager du contenu en temps réel. 

Pensez également à lister les fonctionnalités d’administration dont vous avez besoin (gestion des accès utilisateurs, gestion des groupes, statistiques, etc.), ainsi que vos différentes contraintes, notamment concernant :

• le nombre d’utilisateurs,
• le niveau de sécurité de la plateforme et l’endroit où elle héberge ses données,
• les possibilités de personnalisation (par exemple, l’intranet est-il disponible en marque blanche ?),
• l’accessibilité (la plateforme doit-elle être accessible sans email ? Pour plusieurs domaines d’emails ? en SSO ? Sur téléphone portable et tablette ?).

Le SSO, késako ? 🤔

Le Single Sign-on (SSO) est un service d’authentification unique qui vous permet de vous connecter à plusieurs applications en n’entrant vos identifiants et mot de passe qu’une seule fois. De quoi gagner du temps au quotidien !

3.  Demandez l’avis de vos futurs utilisateurs

Avant de commencer votre benchmark, prenez le temps d’impliquer vos collaborateurs dans le projet, afin d’obtenir leur feedback sur le cahier des charges que vous avez élaboré. Voient-ils certains critères à ajouter ou à prioriser davantage ? Ou estiment-ils, au contraire, que certaines fonctionnalités sont moins importantes que ce que vous aviez imaginé ? Ces différents feedbacks vous seront essentiels pour adapter vos exigences aux besoins de vos futurs utilisateurs.

Plusieurs moyens peuvent vous permettre d’obtenir leur avis, notamment les sondages, les entretiens collectifs et individuels. Dans la mesure du possible, essayez d’interroger des profils variés (managers, collaborateurs travaillant sur le terrain et dans les bureaux, experts métiers travaillant dans différents départements, etc.), afin d’obtenir un échantillon représentatif de l’ensemble de votre organisation.

Profitez-en également pour identifier les personnes qui vous paraissent les plus intéressées par le projet, et qui pourraient potentiellement devenir des bêta-testeurs et/ou des ambassadeurs de votre intranet. Vous ferez ainsi d’une pierre deux coups !

4. Choisissez l’intranet qui vous correspond le mieux

C’est bon : votre cahier des charges est validé par l’ensemble de vos parties prenantes ! Il vous faut désormais identifier LA solution la plus adaptée à votre organisation, en comparant notamment :

• les fonctionnalités proposées par les différentes solutions du marché (correspondent-elles à vos attentes et à celles de vos futurs utilisateurs ?), 
• le prix (par mois et par utilisateur),
• le temps de déploiement et la facilité d’utilisation de chaque plateforme,
• les avis des clients de chaque éditeur,
• la qualité de l’accompagnement et du support utilisateur.

Réel intranet 2.0, Talkspirit s’adapte à l’ensemble de vos besoins de communication interne et d’animation de communautés, et vous accompagne tout au long du déploiement de votre projet. Le tout à un prix compétitif ! Accessible à partir de 5 € par mois et par utilisateur, la plateforme intègre un fil d’actualités, un portail d’accueil, un module pour les webinaires et la visioconférence, du tchat, des groupes, un drive, et bien plus ! 

Vous souhaitez découvrir les autres outils disponibles sur le marché ? Consultez notre comparatif des 14 meilleurs intranets.

5. Créez un plan de communication

Vient ensuite l’une des étapes clés pour mettre en place votre intranet : la communication. Pour vous assurer qu’elle soit faite dans les règles de l’art, nous vous conseillons d’élaborer un plan d’actions explicitant :

• tous les éléments sur lesquels vous allez communiquer avant, pendant et après le lancement de votre plateforme,
• les dates et le format de chaque communication (s’agit-il d’une annonce écrite ou orale, au format vidéo ou PPT ?),
• les canaux que vous allez privilégier (emails, réseau social interne, intranet, affichage dynamique dans vos locaux, événement dédié, etc.),
• les personnes et/ou départements en charge de chaque communication (par exemple, la direction générale, la communication interne, les ressources humaines, les managers d’équipes, etc.),
• les éléments indispensables à préparer avant le lancement de votre intranet (définition de règles d’utilisation, création des premiers groupes, positionnement de l’outil par rapport à ceux déjà existants, etc.).

Si possible, essayez d’identifier en amont quelques ambassadeurs qui pourront promouvoir l’intranet au sein de leur équipe, et ainsi booster son adoption. Ils seront vos meilleurs alliés pour mettre en œuvre votre plan de communication !

6. Animez votre intranet

Bien sûr, mettre en place un intranet ne suppose pas uniquement de préparer son lancement. Il est aussi – et surtout – essentiel d’animer régulièrement votre plateforme, pour donner envie aux utilisateurs de s’y connecter, et les encourager à échanger dessus au quotidien.

Lire aussi : La check-list ultime pour animer les membres d’un réseau

Le meilleur moyen d’y arriver est de désigner des gestionnaires des groupes qui seront chargés d’animer vos différentes communautés. Il peut s’agir aussi bien de membres de l’équipe Communication Interne que de collaborateurs volontaires souhaitant gérer un groupe en particulier. 

Le gestionnaire de groupe, késako ? 🤔

Sur Talkspirit, un gestionnaire de groupe est un membre qui dispose des droits de paramétrage d’un groupe. Il peut notamment inviter ou supprimer de nouveaux membres, gérer leurs droits d’accès, ajouter des intégrations, ou encore créer un salon de tchat dédié au groupe.

L’important est qu’ils animent chaque groupe de manière régulière, notamment via :

• la publication de contenus (par exemple, des bonnes pratiques ou des articles de veille susceptibles d’intéresser les membres),
• la création et/ou l’identification d’événements (en ligne ou en présentiel) correspondant aux centres d’intérêt de chacun,
• la mise en valeur du travail des collaborateurs,
• et une bonne dose de créativité !

Plus vos utilisateurs sentiront que votre intranet leur apporte une réelle valeur ajoutée, plus ils seront à même de l’utiliser. Alors ne lésinez pas sur cette étape !

7. Formez vos utilisateurs et vos administrateurs

Quel que soit l’intranet que vous avez choisi de mettre en place, ne négligez pas non plus la case formation ! Car même si votre plateforme est simple à prendre en main pour un utilisateur lambda, ce ne sera pas forcément le cas pour l’ensemble de vos collaborateurs.

Lire aussi : Comment faciliter l’adoption de vos nouveaux outils collaboratifs ?

Prenez donc le temps de former vos utilisateurs et vos administrateurs aux principales fonctionnalités qu’ils seront amenés à utiliser, si besoin, en organisant différentes séances de formation. 

Par exemple, vous pouvez organiser une formation administrateur couvrant l’invitation d’utilisateurs, la création et le paramétrage des groupes, la personnalisation de la plateforme et la création de newsletters internes. À l’inverse, vous pouvez plutôt montrer à vos utilisateurs comment envoyer un message sur le tchat, comment consulter des informations sur le fil d’actualités et la page d’accueil, ou bien comment faire une visioconférence.

Si vous avez le temps, nous vous conseillons de créer des ressources de formation dédiées qui seront stockées sur votre intranet (par exemple, des tutoriels vidéos et/ou des documents de bonnes pratiques), ou tout simplement d’enregistrer vos sessions de formations pour qu’elles puissent être (re)consultées plus tard par vos utilisateurs.

8. Améliorez vos pratiques en continu

Enfin, n’oubliez pas : votre intranet est amené à évoluer en continu. La meilleure manière d’anticiper ces changements est de suivre les statistiques d’utilisation de votre plateforme (via le module dédié de Talkspirit, par exemple), mais aussi d’interroger régulièrement vos collaborateurs. Vous pourrez ainsi savoir ce qu’ils pensent de la plateforme, et leur permettre de suggérer des améliorations. 

Voici quelques questions à leur poser :

• À quelle fréquence utilisez-vous l’intranet ?
• Quelles fonctionnalités utilisez-vous le plus ? Lesquels n’utilisez-vous pas, et pourquoi ?
• Quels sont les groupes que vous utilisez le plus ? Et pourquoi ?
• Selon vous, faudrait-il créer de nouveaux groupes ? Si oui, lesquels ?
• Que pensez-vous de l’animation des différents groupes ? Voyez-vous des choses à améliorer ?
• Estimez-vous recevoir trop, pas assez, ou le bon nombre de notifications ?
• Globalement, êtes-vous satisfait(e) de l’intranet ? Et pourquoi ?

En fonction des retours obtenus, vous aurez ainsi plusieurs pistes pour améliorer votre intranet et la façon dont vous communiquez dessus.

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Vous connaissez désormais les bonnes pratiques indispensables pour mettre en place votre intranet et faire de votre projet un succès. Pour les garder en mémoire, rien de plus simple : téléchargez notre fiche méthodologique résumant les 8 étapes clés pour déployer votre plateforme intranet.

¹ Étude Simplrr de 2019