[Étude OICN] Infobésité : quel est l’impact de nos pratiques collaboratives ?

Temps de lecture : 8 minutes

L’infobésité – aussi appelée surcharge informationnelle – est un mal de plus en plus courant en entreprise. Mais de quoi s’agit-il ? Ce terme fait référence à la surabondance d’informations auxquelles nous sommes constamment confrontés, et que nous ne sommes pas en capacité de gérer. Au travail, cela peut se traduire par un grand volume d’emails à gérer, par trop de réunions, ou tout simplement par une quantité affolante de notifications !

D’où vient cette infobésité ? Quel impact peut-elle générer pour l’entreprise et les collaborateurs ? Et quelles bonnes pratiques collaboratives peut-on mettre en place pour mettre fin à l’infobésité en entreprise ? C’est ce qu’a analysé le référentiel annuel 2023 de l’Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN).

Voici un résumé des points clés à retenir de cette étude.

D’où vient l’infobésité en entreprise ?

On dit souvent que l’infobésité en entreprise est liée à nos outils digitaux. Alors, oui, ce n’est pas complètement faux, mais en approfondissant le problème, on se rend vite compte que ce n’est que la partie émergée de l’iceberg. La face cachée, elle, joue un rôle bien plus important. Il s’agit bien sûr de nos pratiques collaboratives, c’est-à-dire de la façon dont nous travaillons et de l’usage que nous faisons de nos outils collaboratifs.

En se penchant sur l’étude de l’OICN, on constate que ces usages collaboratifs sont encore peu adaptés en entreprise. En moyenne, un collaborateur reçoit environ 29 emails par jour, dont près des deux tiers sont des emails internes ! Par ailleurs, l’email tend à être de plus en plus utilisé pour les échanges instantanés, alors que son usage est plutôt pensé pour la communication externe et asynchrone. D’autres outils, tels que les plateformes collaboratives et les réseaux sociaux d’entreprise, sont bien plus adaptés à cet usage. À condition cependant de ne pas les utiliser à outrance.

Lire aussi : Faut-il utiliser l’email pour sa communication interne ?

En effet, s’ils ne sont pas utilisés de manière adéquate, ces outils collaboratifs peuvent également générer de l’infobésité. C’est le cas notamment des solutions de visioconférence, ou encore des messageries instantanées. 

En moyenne, nous passons 4h16 en visioconférence chaque semaine. Un chiffre qui augmente au fur et à mesure que l’on gagne en responsabilité : là où le collaborateur passe 2h28 en visioconférence par semaine, le manager en passe 7h27, et le dirigeant en passe plus de 13h ! 

En cause : le nombre trop important de réunions, mais également la durée de ces réunions. 63 % d’entre elles durent plus d’une heure, ce qui contribue à amplifier le phénomène de réunionite.

Quel impact pour les collaborateurs, l’entreprise et l’environnement ?

Ces mauvaises pratiques collaboratives ne sont pas sans impact pour l’entreprise. Voici un aperçu des risques posés par l’infobésité.

Une charge mentale toujours plus importante

Le saviez-vous ? 70 % des collaborateurs interrompent leur travail lorsqu’ils reçoivent une notification. Parfois par curiosité, mais le plus souvent par peur de manquer une information importante : c’est ce qu’on appelle le syndrôme FOMO (fear of missing out, en anglais).

Ces interruptions à répétition entraînent une forte charge mentale, et nous empêchent de nous concentrer pleinement sur les tâches que nous devons réaliser. Ce qui – in fine – limite la productivité des équipes. Ce phénomène est particulièrement visible chez les dirigeants, qui arrivent seulement à se dégager 5 heures par semaine sans interruption.

Outre les notifications, c’est également le trop-plein d’emails et de réunions qui génère de la charge mentale. Un constat mis en lumière par ces chiffres clés : 

• 74 % des dirigeants n’arrivent pas à traiter tous leurs emails 
• 15 % des réunions s’enchaînent avec moins de 30 min de battement, et 21 % se chevauchent

Pour rattraper le temps perdu, nombre de collaborateurs se retrouvent obligés de faire plusieurs tâches en même temps, par exemple à répondre à leurs emails lorsqu’ils sont en réunion. Ce qui contribue à augmenter leur fatigue cognitive, et génère encore plus de charge mentale. Difficile alors de sortir de ce cercle vicieux…

Des risques psychosociaux accrus

Qui dit charge mentale accrue, dit également augmentation des risques psychosociaux (RPS), c’est-à-dire des situations de travail qui génèrent un risque pour la santé mentale et physique des collaborateurs. Le stress au travail est l’un des RPS les plus courants en entreprise : selon une étude d’ADP, 67 % des salariés français le ressentent au moins une fois par semaine.

Plusieurs facteurs peuvent aggraver ce stress au travail, notamment : 

• L’hyper-connexion, c’est-à-dire le fait de rester connecté en dehors des horaires de travail habituels. 31 % des salariés seraient concernés.
• L’hyper-réactivité, c’est-à-dire la tendance à répondre très rapidement aux nouveaux messages et sollicitations. Un phénomène déjà très répandu puisque plus de la moitié de nos emails ont une réponse en moins d’une heure, et 17,8 % en moins de 5 minutes.

L’utilisation croissante des outils digitaux peut également avoir l’effet inverse pour les populations qui ne les utilisent pas ou peu (notamment celles travaillant sur le terrain), à savoir un isolement numérique. Selon l’OIC, 12,3 % des salariés interagissent avec moins de 10 personnes différentes par semaine, et sont donc à risque de se sentir isolés.

Un impact carbone non négligeable

On l’oublie parfois, mais nos usages numériques ont un réel impact environnemental. Rien qu’en comptant les emails et le stockage de fichiers associé, un collaborateur émet en moyenne 7,1 kg équivalent CO2 par an. Car, un email, c’est loin d’être juste du texte : on y ajoute souvent des pièces jointes, mais aussi plusieurs destinataires, ce qui contribue à augmenter son impact carbone. 

Alors oui, beaucoup d’emails n’ont pas de pièces jointes. Mais ceux qui en ont pèsent fort dans la balance. Pour preuve : les emails pesant plus de 10 Mo représentent 42,8 % de notre volume total de données générées, mais seulement 1,7 % de notre volume total d’emails !

Quelles bonnes pratiques collaboratives pour réduire l’infobésité ?

Si nous souhaitons limiter les risques psychosociaux et l’impact environnemental du numérique, il est aujourd’hui temps d’agir ! Voici quelques bonnes pratiques collaboratives à suivre pour réduire l’infobésité en entreprise.

Un meilleur usage et traitement des mails

La première chose à faire pour mettre fin à l’infobésité ? Réduire l’utilisation des emails, et instaurer des règles d’utilisation pour éviter les abus, par exemple : 

• Utiliser les emails uniquement pour les échanges externes et asynchrones, et privilégier plutôt un réseau social d’entreprise ou un outil collaboratif pour l’interne
• Décrocher le téléphone au-delà de 3 emails envoyés à une personne 
• Privilégier les envois en différé en dehors des horaires de travail
• Limiter le nombre de personnes en copie : 30 % de nos emails viennent de cette pratique. Or, pour être efficiente, l’organisation doit en générer moins de 20 % d’emails en copie.
• Éviter de “répondre à tous” quand cela n’est pas nécessaire (cela générerait 25 % de nos emails !)
• Évaluer la pénibilité numérique pour chaque poste de travail, et faire en sorte que chaque collaborateur n’ait pas plus de 100 emails à gérer chaque jour
• Regarder ses emails uniquement sur certaines plages horaires, pour mieux rester concentré sur ses tâches
• Mettre en place des règles pour filtrer et prioriser les emails afin de gagner du temps lors du traitement
• Plafonner la durée de vie des emails et limitez l’envoi de pièces jointes pour réduire leur impact carbone

Moins de réunions, et des réunions plus efficaces

Les réunions, et notamment les visioconférences, sont souvent source de surcharge informationnelle au travail. Pour éviter cela, il est important à la fois de faire moins de réunions, et de faire des réunions plus efficaces, pour qu’elles durent moins longtemps. 

Voici quelques bonnes pratiques collaboratives à instaurer pour laisser vos collaborateurs respirer, et gagner en productivité : 

• Clarifiez l’objectif et l’agenda de chaque réunion en amont 
• Faites savoir aux collaborateurs qu’ils peuvent toujours refuser une invitation à une réunion si le sujet ne les concerne pas, ou s’ils ont déjà une réunion sur ce créneau 
• Essayez, dans la mesure du possible, de laisser des temps de pause entre les réunions, afin d’éviter qu’elles ne s’enchaînent
• Limitez les réunions sur la pause déjeuner
• Bannissez l’usage du téléphone en réunion
• Proposez aux collaborateurs de se réserver des créneaux de travail sur lesquels il n’est pas possible de mettre de réunions

Une meilleure utilisation des outils collaboratifs

Avec le développement du travail hybride, les outils collaboratifs sont devenus un indispensable en entreprise. Cependant, leur usage n’est pas toujours optimal. 90 % des collaborateurs ne les utilisent pas régulièrement, ce qui illustre bien la nécessité de faire évoluer les pratiques collaboratives.

Afin de booster l’utilisation et l’adoption de ces outils, nous vous conseillons notamment de : 

• Créer des groupes pour organiser l’information et faciliter les échanges
• Mettre en place une gouvernance de l’information afin de clarifier les processus de partage de l’information dans l’entreprise, et les outils à utiliser pour partager cette information 
• Instaurer des règles de communication au sein des équipes (par exemple, pour savoir quelle communication doit faire l’objet d’une publication VS d’un message de tchat)
• Demander aux équipes de paramétrer leurs notifications sur ces outils, et d’activer le mode “ne pas déranger” lorsqu’elles souhaitent se concentrer
• Former les collaborateurs à ces outils en partant de cas d’usage concrets (par exemple, la co-édition de documents collaboratifs pour le travail en mode projet, le partage de publications dans des groupes pour la communication interne, etc.)

Une exemplarité du management

Enfin, ne l’oubliez pas : tout cela ne peut être rendu possible que si la Direction et les managers montrent l’exemple. Il est donc important qu’eux-aussi appliquent les bonnes pratiques citées plus haut, pour encourager leurs équipes à faire de même. 

Bien souvent, c’est loin d’être le cas. Pour preuve : les dirigeants se reconnectent le soir 117 jours de l’année ! Par ailleurs, ce sont ceux qui utilisent le moins fréquemment le tchat, au profit de l’email. Résultat : 89 % de leur temps de travail est perturbé par l’envoi d’emails !

Pour éviter ces phénomènes d’hyper-connexion et d’hyper-réactivité, il est donc important que les managers et dirigeants…

• mettent en place – et surtout appliquent eux-mêmes – le droit à la déconnexion,
• clarifient avec leur équipe ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas,
• évaluent la charge de travail et le volume d’emails que doivent traiter leurs collaborateurs, pour mieux dimensionner les équipes.

Talkspirit, l’outil collaboratif qui limite l’infobésité en entreprise

Les outils collaboratifs, il en existe plein sur le marché. Mais connaissez-vous Talkspirit ? 100 % made in France, cette plateforme tout-en-un rassemble au même endroit toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour communiquer et collaborer au quotidien : tchat et visioconférence, fil d’actualités, groupes de travail, suite bureautique, drive, gestion de projet, etc. 

Avec Talkspirit, vos collaborateurs n’ont plus besoin de jongler entre mille outils à la fois, et peuvent retrouver les informations dont ils ont besoin en seulement quelques clics. De plus, ils ont la possibilité de personnaliser leurs notifications et d’activer le mode “ne pas déranger” pour ne pas être dérangés en dehors de leurs horaires habituels. Ce qui contribue à améliorer leur expérience de travail, et à réduire l’infobésité en entreprise. 

Et la bonne nouvelle, c’est qu’il est possible d’essayer Talkspirit gratuitement !

*
*   *

Pour conclure

Et voilà, vous avez désormais un bon aperçu d’où vient l’infobésité en entreprise, de l’impact que cela peut avoir sur vos collaborateurs et l’environnement, et des bonnes pratiques collaboratives et des outils à mettre en place pour limiter ce phénomène. 

Peut-être vous demandez-vous désormais : comment savoir si vous et vos équipes souffrez d’infobésité ? Si c’est le cas, pas d’inquiétude. Il vous suffit de répondre à ce quiz 👇