Comment l’Agence Bergamote a réduit ses emails de 95% et boosté sa productivité avec Talkspirit

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Le mode de fonctionnement des agences de communication, de publicité et marketing les oblige à gérer la complexité : la gestion simultanée d’une multitude de projets, avec pour chaque projet une équipe différente, plusieurs projets par collaborateur, l’implication fréquente de prestataires externes… Une activité caractérisée par des flux d’information multiples, souvent instantanés, et difficilement organisables entre les membres des équipes. Focus sur l’agence Bergamote.

Créée en 2011 et composée d’une vingtaine de collaborateurs, l’Agence Bergamote est une agence de communication éditoriale “Made in Paris”. En 2014, les emails étant progressivement devenus un « bruit digital« , les dirigeantes de Bergamote ont cherché une alternative. À la fin, c’est Talkspirit qui a été retenu. Nous sommes allés à la rencontre de l’équipe pour recueillir des témoignages, après 5 ans d’utilisation.

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Organiser les échanges et réduire les emails internes (de 95%!)

Dès ses premières années d’existence, l’agence prend de l’envergure : le nombre de projets gérés augmente, les échanges se multiplient et les équipes se diversifient. Avec l’importance des flux, l’email montre ses limites. C’est pour répondre à ce besoin de rendre la gestion de projet plus efficace et la communication plus fluide, que les co-fondatrices ont recherché une solution polyvalente et adaptée à leur activité. C’est comme cela que Talkspirit est entré dans le quotidien des équipes de Bergamote.

Aujourd’hui la plateforme facilite la communication interne en regroupant et en organisant les échanges. Les emails au sein de l’agence ont été réduits de 95%, la communication étant basculée dans des groupes de travail et sur la messagerie instantanée intégrés à l’outil. Les seuls emails qui subsistent encore sont certains de ceux échangés avec les clients ou partenaires externes.

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Mieux gérer le partage et la circulation de l’information

Ergonomique et intuitive, la plateforme Talkspirit donne le pouvoir aux collaborateurs de créer des principes de fonctionnement et une culture d’entreprise qui leur ressemblent. L’outil, rapidement renommé « Le Talk » par les collaborateurs, est devenu leur plan de travail créatif. Les échanges et les documents sont regroupés par projet ou par groupe de travail, selon une organisation qui répond davantage à leurs besoins et usages.

Chaque groupe projet permet de rassembler les briefs, discussions créatives, supports, ainsi que les échanges des collaborateurs entre eux. Les discussions ne concernant pas les projets peuvent se dérouler simplement par tchat entre deux membres, au sein d’une équipe ou même l’agence entière, via la messagerie instantanée que propose la plateforme.

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Favoriser le travail en mode projet et le télétravail

Depuis un ordinateur, une tablette ou un mobile, il n’y a pas de limite à l’utilisation de la plateforme Talkspirit. Les fonctionnalités sont les mêmes quel que soit le support et le type de connexion à Internet. Qu’il travaille au sein des locaux de Bergamote ou de chez lui en télétravail, chaque collaborateur peut échanger sur l’avancement de ses projets sans craindre de perdre des informations. Grâce à l’application mobile, les collaborateurs reçoivent une notification dès qu’une conversation se poursuit, pour ne rien manquer d’important. La visioconférence est également possible depuis la plateforme Talkspirit (sur desktop ou mobile) : très utile pour assister à une réunion ou assurer un rendez-vous à distance avec un client.

Dès son arrivée au sein de l’Agence Bergamote, chaque nouveau collaborateur reçoit ses identifiants et est invité à télécharger l’application mobile de Talkspirit. Jusqu’à ce jour, l’adhésion des collaborateurs s’est faite sans heurts, au contraire. Mais les associées aiment souligner que l’outil n’atteint sa pleine puissance qu’à la condition que tous les collaborateurs l’utilisent au quotidien. C’est le principe de « l’effet de réseau« . En effet, plus les collaborateurs passent par ce canal unique pour travailler et communiquer, et plus Talkspirit facilitera la vie quotidienne professionnelle (notamment le travail en mode projet).

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Optimiser la réactivité en accélérant les échanges

Grâce à son ergonomie optimisée, son utilisation intuitive et la simplicité d’accès à toutes les informations, les échanges sur Talkspirit se font très aisément. Et ce, aussi bien lorsque l’équipe est réunie dans les locaux de Bergamote que lorsque certain(e)s sont en télétravail. Aussi bien, également, pour les collaborateurs digital natives que pour les collaborateurs plus seniors, qui sont parfois moins habitués aux réseaux sociaux. La facilité de prise en main est déconcertante.

La fluidité des échanges permet de gagner en réactivité tant dans la gestion quotidienne des projets, que dans un contexte d’urgence ou encore pour répondre à un appel d’offres. Cette réactivité est fondamentale aujourd’hui pour les agences de publicité, communication ou marketing, sur un marché plutôt tendu et très exigeant. Bien gérée, la communication devient un vrai avantage concurrentiel et un levier d’efficacité pour les collaborateurs.

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Impliquer l’écosystème de l’agence au cœur de son outil collaboratif

Grâce à Talkspirit, les équipes de Bergamote peuvent également proposer aux parties prenantes externes (sous-traitants, partenaires, … et bien évidemment les clients) d’intégrer leurs groupes de travail en tant qu’invités. Cette fonctionnalité permet à toute l’équipe projet interne/externe de se « mettre au diapason » en se retrouvant sur la même interface de collaboration. Sur celle-ci sont partagés les informations et les documents liés au projet, ce qui facilite la transparence et le suivi. Une transparence fortement appréciée des clients, qui peuvent ainsi obtenir à tout moment une vision globale et en temps réel de l’avancement de leur projet.

Si un prestataire externe ou un freelance, entre dans le processus de création de projet, la bonne astuce d’Aurélie Laglantine est le découpage des projets en checklists. Elles permettent, en effet, de lister l’ensemble des tâches internes et externes, de suivre la progression du projet en pourcentage et de mettre en avant les tâches restant à faire. Chaque partie prenante créative peut ainsi profiter de la puissance d’organisation de Talkspirit et d’une communication facilitée avec l’ensemble des acteurs.

Augmenter la cohésion d’équipe et véhiculer une culture participative

Avec la plateforme Talkspirit, il devient simple de faire converger une énergie commune et ainsi de renforcer la cohésion d’équipe. Par exemple, avec le groupe de discussion que les associées de Bergamote ont nommé « Random ». Chacun des membres de l’équipe peut s’y exprimer et y partager des aspirations, des bons plans, des idées et des coups de cœurs créatifs, etc. Anecdotique à première vue, un tel groupe à la frontière du pro et du perso apporte de la légèreté dans le quotidien de l’agence et rend l’environnement plus propice à la créativité.

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La fonctionnalité sondages permet aussi d’intégrer l’équipe dans les décisions d’entreprise. Cette démarche inclusive entre dans la vision globale des associées de Bergamote qui ont souhaité un management transversal depuis les débuts de l’agence. Les équipier(e)s sont ainsi régulièrement consultés sur des questions simples comme le choix du café ou encore le nom des salles de réunions. Ces rapides sondages permettent, selon Aurélie Laglantine, d’accentuer le bien-être au travail et la proximité avec les dirigeantes.

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Devenu en 5 ans un « collaborateur de Bergamote à part entière », “Le Talk” a su se rendre indispensable grâce à ses fonctionnalités et à sa simplicité d’appropriation par les membres de l’équipe. Les discussions de projet sont désormais rassemblées en un unique endroit (des groupes dédiés) et permettent des brainstorming efficaces créant une véritable « intelligence collective » digitalisée. Chez Bergamote, plus qu’un réseau social d’entreprise, la plateforme est un véritable outil de gestion de projet, qu’Aurélie Laglantine désigne comme « le cœur digital » de l’agence. Un élément qui enrichit à la fois l’expérience client et l’expérience collaborateur, dans un environnement toujours plus concurrentiel.

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