Quels sont les défis à relever lors d’un projet de transformation digitale ?

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La transformation digitale : c’est LE mot sur toutes les bouches depuis la crise Covid-19. Au niveau mondial, les entreprises auraient investi 1 800 milliards de dollars dans leur transformation digitale en 2022, estime IDC. Pourquoi tout cet argent ? Tout simplement parce que le digital est un fort levier de croissance en entreprise ! En effet, 41 % des TPE, PME et ETI interrogées par Ipsos en 2021 estiment qu’il contribue à augmenter leur chiffre d’affaires. 

En plus d’être un levier de croissance, les projets de transformation numérique peuvent également accroître la transparence de l’information, booster l’agilité des équipes, fluidifier les modes de travail, développer l’engagement collaborateur, ou encore améliorer la satisfaction client. On comprend donc pourquoi ils sont tant plébiscités dans le secteur public et privé !

Cependant, cette transformation pose aussi de nombreux enjeux. Gestion du legacy, résistances internes, manque de maturité digitale… Quels sont les principaux défis de la transformation digitale ? Et comment réussir à les surmonter ? Voici tout ce que vous devez savoir pour réussir votre prochain projet numérique !

1. Définir une vision et des objectifs clairs

L’absence de vision est l’une des principales raisons pour lesquelles les projets de transformation digitale échouent. Cette vision correspond à ce que l’entreprise souhaite être et devenir, autrement dit au pourquoi elle fait ce qu’elle fait. C’est ce qui va lui permettre d’inspirer et de motiver les équipes, mais aussi de déterminer les actions à mener pour se rapprocher le plus de cet idéal.

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La vision, c’est donc la base à votre stratégie de transformation digitale. Une fois cette vision clarifiée, il est également important de définir les objectifs du projet. Privilégiez pour cela l’approche OKR (Objectifs et Résultats Clés), qui permet de délimiter clairement les objectifs et d’y associer des résultats clés à atteindre.

Bien sûr, l’idée n’est pas de définir ces objectifs de manière arbitraire, mais plutôt de se baser sur des analyses concrètes et des feedbacks que vous avez pu obtenir. Par exemple, si votre ambition est de fluidifier la collaboration des équipes, demandez-vous…

• quels sont les processus mis en place pour le travail collaboratif ?
• quelles plateformes collaboratives les équipes utilisent ?
• quel est leur niveau de satisfaction vis-à-vis de ces outils (et pourquoi) ?
• combien de temps y passent-ils chaque jour ?

Analyser ces données peut permettre de déterminer si un changement d’outils ou de processus peut être pertinent, et si le changement sera bien accepté en interne. Ce qui peut ensuite vous aider à fixer des objectifs précis pour le projet !

2. Obtenir l’adhésion de la direction

Obtenir l’adhésion de la direction : c’est l’une des étapes essentielles d’un projet de transformation digitale, mais c’est souvent un vrai défi ! En effet, la direction n’est pas toujours friande de grands changements. Il vous faudra donc bien préparer votre argumentation, et clarifier notamment : 

• la raison pour laquelle vous souhaitez lancer ce projet, 
• les problématiques que cela va résoudre,
• les bénéfices concrets que cela va apporter à l’organisation et à l’ensemble de ses parties prenantes (collaborateurs, clients, partenaires, etc.),
• les résultats chiffrés que vous allez pouvoir atteindre,
• les possibles freins que vous pourriez rencontrer, et comment les résoudre.

En amont, n’hésitez pas également à sonder les membres de la direction de manière informelle, via quelques questions à la machine à café 😉. Que pensent-ils de telle entreprise qui a mis en place une digital workplace ? Connaissent-ils les méthodes de travail agiles, et ont-ils déjà pensé à les adopter ? Ces questions – aussi anodines soient-elles – sont un bon moyen de prendre la température et d’identifier les arguments nécessaires pour convaincre.

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3. Moderniser le système d’information

Le défi de la transformation digitale se pose également pour la DSI (direction des systèmes d’information), qui doit souvent composer avec des systèmes legacy (ou hérités). Ce legacy, ce sont tous les logiciels et matériels obsolètes encore utilisés au sein de l’organisation, et qui ne peuvent pas interagir avec de nouveaux systèmes. Ces systèmes vieillissants sont souvent difficiles et chers à maintenir, ce qui peut retarder et complexifier les projets de transformation digitale.

Selon une enquête de Couchbase, 60 % des architectes perdent leur temps à gérer le legacy plutôt que de piloter la transformation digitale, et 72 % estiment qu’il freine l’implémentation de leurs projets digitaux. 

Pour mener à bien leur transformation digitale, les DSI doivent donc moderniser leur système d’information. Plusieurs approches sont possibles pour réduire la dette technique, par exemple la migration vers le cloud, le passage à une architecture en microservices (qui intègre plusieurs services au sein d’une même application), ou encore le refactoring, qui consiste à changer la structure du code sans changer sa fonction d’origine. 

Vous ne savez pas quelle approche choisir ? Découvrez ici toutes nos bonnes pratiques pour moderniser votre système d’information.

4. Déployer les bons outils digitaux

Bien souvent, un projet de transformation digitale suppose également de déployer de nouveaux outils digitaux, soit pour remplacer l’existant qui ne répond pas (ou plus) aux besoins, soit pour répondre à des nouveaux besoins. 

Voici nos conseils pour relever ces défis de la transformation digitale : 

• Évaluer votre maturité digitale en vous penchant sur l’usage des outils digitaux dans votre organisation : comment sont-ils utilisés ? répondent-ils aux besoins des utilisateurs ? et sont-ils vraiment efficaces ? 
• Identifiez les outils à mettre en place et à remplacer
• Faites un cahier des charges recensant les besoins de la direction et des collaborateurs, et les principaux critères de choix (en termes de fonctionnalités, d’accessibilité, de sécurité, de prix, d’ergonomie, etc.)
• Réalisez un benchmark pour identifier les meilleures solutions répondant à vos critères
• Testez les solutions pré-sélectionnées et choisissez celle qui vous convient le mieux

Selon les besoins exprimés et les solutions déjà mises en place, vous pourrez opter pour une solution tout-en-un (qui rassemble plusieurs applications au même endroit) ou un logiciel “best-of-breed” (spécialisé dans un domaine spécifique). Certaines plateformes vous permettent également de combiner ces approches en vous permettant d’activer les modules de votre choix. C’est notamment le cas de Talkspirit, une digital workplace 100 % française qui peut être utilisée pour faciliter la communication interne, l’animation de communautés, le travail collaboratif, ou les trois en même temps ! 

5. Mettre en place une gouvernance

Mettre en place une gouvernance est un autre défi à relever lors d’un projet de transformation digitale. C’est ce qui va vous permettre de clarifier l’ensemble des politiques et processus liés au projet, et ainsi de poser un cadre pour les équipes. 

Prenons l’exemple d’un projet de réseau social d’entreprise (RSE). Bien souvent, l’organisation utilise déjà d’autres outils avant de mettre en place un RSE. Il est donc important de déterminer dès le départ : 

• quelle est la place de cette plateforme parmi l’écosystème d’outils existants,
• comment vos différents outils interagissent entre eux,
• pour quels usages le RSE doit être utilisé,
• et comment les informations doivent être partagées sur l’outil (via une publication, un message de tchat, la création d’une page de contenu dans votre bibliothèque, etc.).

Clarifier ces différents processus peut sembler fastidieux, mais croyez-nous : c’est un investissement indispensable pour accélérer votre transformation digitale !

6. Lutter contre la résistance au changement

Le changement, cela génère de fortes émotions ! Choc, peur, déni, colère… Chacun a sa façon de réagir au changement, et passe souvent par plusieurs phases, qui sont illustrées par la courbe de Kübler-Ross ci-dessous. Mais comment lutter contre cette résistance au changement ? C’est encore l’un des défis de la transformation digitale. 

Pour anticiper au mieux les freins au changement, il vous faut d’abord apprendre à connaître les collaborateurs qui vont devoir s’y adapter. Demandez-vous notamment : 

• Quelles sont leurs habitudes de travail ? 
• Qu’ont-ils à gagner avec votre projet de transformation digitale ? 
• Sont-ils à l’aise avec les outils digitaux ? 
• Ont-ils plutôt tendance à accepter ou rejeter le changement ? 

Clarifier ces questions en amont vous permettra d’identifier plus facilement quels collaborateurs sont les plus enclins à résister au changement, mais aussi de réfléchir à la meilleure manière d’annoncer cette transformation. Car oui : une bonne conduite du changement, cela passe d’abord par une bonne communication ! 

Voici nos conseils pour assurer une conduite du changement optimale : 

• Impliquez les collaborateurs le plus en amont possible du projet, et faites-les participer aux prises de décision
• Élaborez un plan de communication adapté à votre public cible pour expliquer pourquoi et quand le changement a lieu, en quoi il consiste, comment il va impacter les collaborateurs, et quels bénéfices il va leur apporter
• Préparez un programme de formation pour développer les compétences digitales des équipes, et les aider à s’adapter à la transformation digitale
• Soyez à l’écoute des retours et frustrations des collaborateurs
• Prouvez-leur par A+B que votre projet de transformation digitale va les aider au quotidien (la preuve par l’exemple, c’est souvent le plus parlant !)

7. Limiter l’impact environnemental

Mener un projet de transformation digitale peut également poser des défis sur le plan environnemental. Selon un rapport de l’ADEME et l’Arcep, le numérique représente 3 à 4 % des émissions de gaz à effet de serre dans le monde. Or, si rien n’est fait pour lutter contre cela, notre impact carbone numérique pourrait croître de 60 % d’ici à 2040 !

Vous l’avez compris : favoriser la sobriété numérique est désormais essentiel pour limiter l’impact environnemental de la transformation digitale. Une démarche qui nécessite notamment de : 

• rationaliser les applications en éliminant les doublons et en optant pour des logiciels tout-en-un (comme Talkspirit !),
• privilégier l’utilisation d’outils digitaux moins énergivores (par exemple, utiliser le tchat et non l’email pour la communication interne),
• promouvoir un usage responsable de ces outils, mais aussi des équipements informatiques que nous utilisons,
• sensibiliser les collaborateurs à l’importance de la sobriété numérique.

Lire aussi : Pourquoi et comment mettre en place une démarche RSE au sein de votre organisation ? 

Chez Talkspirit, nous avons à cœur d’aider les organisations à mettre en place cette démarche de sobriété numérique. C’est pourquoi nous mettons à leur disposition un outil collaboratif tout-en-un qui permet de remplacer plusieurs outils spécialisés, mais également des prestations d’accompagnement sur-mesure pour promouvoir des usages numériques responsables au sein des équipes. Contactez notre équipe pour en savoir plus !

8. Mesurer le retour sur investissement

C’est l’heure des comptes ! Tout projet de transformation digitale doit pouvoir afficher un retour sur investissement (ROI). Cependant, voilà : c’est loin d’être évident ! Selon une étude d’EY, 3 entreprises sur 5 ne savent pas combien elles ont dépensé dans le numérique en 2021, et seules 41 % des entreprises en ont mesuré le ROI (ce qui reste tout de même une amélioration par rapport à l’année précédente).

Comment calculer ce ROI ? Et sur quels indicateurs se baser ? C’est l’un des défis de la transformation digitale que nous allons vous aider à résoudre.

Avant de mesurer le retour sur investissement, il vous faut déjà définir des indicateurs de succès (ou KPIs) adaptés au périmètre et aux objectifs du projet. Par exemple, si votre objectif est d’améliorer la performance des équipes, vous pouvez intégrer plusieurs leviers de performance dans vos KPIs : le niveau d’engagement collaborateur, le temps gagné grâce à l’automatisation des tâches, le niveau de transparence de l’information, la rapidité à laquelle les projets sont menés et les décisions sont prises, etc.

Tous ces KPIs doivent être mesurés régulièrement, sur des périodes précises définies en amont. Lors de l’analyse, prenez bien le temps d’expliquer les chiffres : en quoi permettent-ils d’atteindre les objectifs du projet, et plus globalement les objectifs de l’organisation ? C’est grâce à cette analyse que vous pourrez avoir un aperçu du retour sur investissement de votre transformation digitale, et ainsi justifier l’importance du projet en interne.

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Pour conclure

Relever les défis de la transformation digitale peut souvent sembler complexe, notamment lorsque l’organisation est peu digitalisée et/ou a peu d’expérience en la matière. Mais la bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions ! N’oubliez pas également que la transformation digitale est l’affaire de tous. Il est donc important de bien impliquer tous les métiers dans vos projets digitaux, à la fois pour créer un climat de confiance, mais aussi pour faciliter la conduite du changement. Et bien sûr, n’hésitez pas à vous faire accompagner ! Que vous cherchiez à mettre en place de nouveaux outils ou processus digitaux, notre équipe peut vous prodiguer conseils et bonnes pratiques pour mener à bien votre projet. Contactez-nous pour en discuter.

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