7 initiatives pour améliorer le partage de l’information en entreprise

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Véritable enjeu stratégique, le partage de l’information en entreprise est essentiel pour fluidifier la communication interne et aider les salariés à collaborer au quotidien. Cependant, il est encore loin d’être optimal dans de nombreuses entreprises. Selon une récente étude de Forrester, 36 % des salariés ont du mal à échanger des informations avec différentes équipes, et 47 % estiment que l’information est dispersée dans trop d’endroits à la fois. 

Ces silos peuvent rapidement devenir un fléau pour l’entreprise, surtout lorsque les collaborateurs travaillent en mode hybride, et n’ont pas les outils adéquats pour communiquer à distance.

Vous souhaitez mettre fin à ce fonctionnement en silos ? Suivez ces 7 bonnes pratiques pour améliorer le partage de l’information au sein de votre entreprise 👇

1. Faire évoluer les mentalités

La première chose à faire pour fluidifier le partage de l’information au sein de votre entreprise ? Commencez par faire évoluer les mentalités, notamment celles de la Direction et des managers. Car c’est bien connu : si le management ne donne pas l’exemple, les collaborateurs ne suivront pas !

Créer une culture du partage suppose de changer les habitudes de l’ensemble de vos collaborateurs. Mais en pratique, c’est souvent plus facile à dire qu’à faire… Voici donc quelques conseils pour faire du partage de connaissances un composant à part entière de votre culture d’entreprise :

• Identifiez des ambassadeurs (si possible, des managers) qui pourront relayer vos messages auprès des différentes équipes
• Clarifiez votre processus de partage de l’information (voir partie 3)
• Organisez des ateliers (en présentiel et/ou en visioconférence) dédiés aux bonnes pratiques de partage de l’information
• Encouragez les collaborateurs à partager eux-mêmes des informations et à donner leur avis sur les sujets qui les concernent sur les outils mis à leur disposition (par exemple, sur votre réseau social interne)
• Favorisez le droit à l’erreur pour libérer la parole des collaborateurs

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2. Partager la bonne information avec les bonnes personnes

Si vous souhaitez réduire les silos, il vous faut également faire en sorte que tous vos collaborateurs puissent accéder aux informations que vous partagez, où qu’ils soient. Par exemple, si certains de vos salariés travaillent sur le terrain, il vous faudra mettre en place un outil de communication interne accessible sur mobile et sans adresse mail professionnelle (comme Talkspirit, par exemple).  

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Cependant, veillez à ne pas noyer vos collaborateurs dans un flux d’informations trop important. Autrement, votre outil pourrait avoir l’effet inverse de celui escompté… Afin d’éviter cette surcharge informationnelle, il est important de partager la bonne information avec les bonnes personnes (c’est-à-dire, uniquement les personnes concernées par cette information, ou qui en ont besoin pour réaliser leur travail). 

Pour cela, nous vous conseillons de partager l’information dans différents groupes (organisés par thématique, par métier, par projet, etc.), que vous pouvez créer sur votre réseau social d’entreprise. De cette manière, chaque collaborateur sait où il peut partager ou rechercher une information spécifique. Ce qui représente un gain de temps non négligeable !

3. Centraliser les connaissances au même endroit

Un bon moyen de faciliter le quotidien de vos salariés est de centraliser vos informations et connaissances sur une plateforme unique. Ainsi, plus d’excuses pour ne pas partager l’information au bon endroit ! 

Au lieu d’utiliser plusieurs outils collaboratifs pour différents usages (par exemple, un drive pour le stockage de fichiers, une messagerie instantanée pour discuter en temps réel, un outil de gestion de projet pour suivre l’avancement de vos tâches), mettez plutôt en place une plateforme tout-en-un rassemblant toutes ces fonctionnalités. 

Par exemple, la solution Talkspirit intègre à la fois des fonctions pour tchatter, faire des visioconférences, partager des informations, stocker et co-éditer des documents, organiser des événements, gérer des projets, et bien plus encore.

Les outils tout-en-un comme Talkspirit sont la solution idéale pour lutter contre la dispersion de l’information, réduire vos emails internes et faciliter l’accès aux données de votre entreprise. N’attendez donc pas pour déployer votre plateforme !

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4. Formaliser votre processus de partage de l’information

Bien sûr, il ne suffit pas de déployer le bon outil pour améliorer le partage de l’information au sein de votre entreprise. Il est aussi – et surtout – nécessaire de créer un processus clair et connu de tous, qui permettra à chacun de partager l’information de manière optimale.

Ce processus devra notamment expliciter :

• Où partager l’information (votre réseau social interne, votre intranet, votre plateforme collaborative, votre outil de gestion de projet ?)
• Comment partager l’information (par exemple, en créant une publication dans un groupe spécifique, en envoyant un message sur le tchat, en partageant un document du drive, etc.)
• Avec qui partager l’information (tous les collaborateurs, la Direction, ou seulement certaines équipes)
• De quelle manière hiérarchiser l’information (dans quels dossiers et sous-dossiers faut-il stocker chaque information ?)

Prenez le temps de réfléchir à ces éléments, sans oublier de consulter la Direction et des collaborateurs des différentes équipes, afin d’élaborer un processus adapté aux besoins de chacun, et facilement applicable au quotidien. Plus votre processus sera simple et rapide, plus vos employés seront enclins à le suivre !

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5. Favoriser les échanges transverses

Une fois votre processus et votre outil de communication interne mis en place, il est désormais temps d’encourager le partage de connaissances entre les différentes équipes (et pas uniquement au sein des équipes). Ces échanges transverses sont indispensables pour faciliter la circulation de l’information au sein de votre entreprise, et ainsi limiter le travail en silos.

Plusieurs initiatives peuvent vous permettre de développer cette transversalité. Par exemple, vous pouvez :

• Créer des rituels pour favoriser le partage de connaissances et de feedbacks, par exemple un atelier et/ou une formation mensuel(le) rassemblant des collaborateurs de différentes équipes.
• Lancer un groupe sur votre réseau social interne dédié à l’entraide et/ou aux questions-réponses des collaborateurs (si besoin, vous pouvez créer différents groupes en fonction du métier et/ou de la localisation de chacun).
• Demander aux collaborateurs de renseigner leurs compétences et leurs coordonnées sur leur profil utilisateur (si vous avez mis en place un outil intégrant cette fonctionnalité). Chaque utilisateur pourra ainsi retrouver facilement n’importe quelle personne de l’entreprise grâce à une simple recherche dans l’annuaire.
• Adapter l’aménagement de vos bureaux, par exemple en intégrant davantage d’espaces collaboratifs, pour permettre aux différentes équipes d’échanger plus souvent entre elles.

6. Faire preuve de créativité

N’hésitez pas également à sortir des sentiers battus, et à proposer des initiatives innovantes pour encourager le partage d’informations. Par exemple, pourquoi ne pas faire appel à la gamification ? Popularisé dans les années 2000, ce concept consiste à appliquer les mécanismes du jeu à l’entreprise, afin de rendre votre communication interne plus ludique.

Concrètement, vous pouvez par exemple :

• Classer les utilisateurs de votre réseau social d’entreprise par profil type : plus ces derniers sont engagés et partagent l’information de manière optimale, plus ils gagnent des points et peuvent atteindre rapidement le profil “expert”
• Créer un système de récompenses pour les “bons élèves” qui appliquent vos bonnes pratiques de partage de l’information (à adapter en fonction du score et/ou des objectifs atteints par chacun)
• Organiser un quiz pour tester les connaissances des collaborateurs (savent-ils bien utiliser votre réseau social interne ? Connaissent-ils votre processus de partage de l’information sur le bout des doigts ?)
• Lancer des défis pour motiver les salariés et les managers (par exemple, défiez-les de trouver la meilleure idée pour améliorer le partage de connaissances au sein de votre entreprise)

7. Demander du feedback

Enfin, pensez à sonder régulièrement les collaborateurs pour obtenir leur feedback sur les processus et outils mis en place, et recueillir leurs suggestions d’améliorations. 

Voici quelques idées de questions à intégrer dans votre sondage :

• Que pensez-vous du processus de partage d’information mis en place ? Arrivez-vous à l’appliquer au quotidien ? Sinon, quels sont les freins qui vous empêchent de le faire ?
• Estimez-vous que ce nouveau processus vous fait perdre ou gagner du temps ? Et pourquoi ?
• Vous sentez-vous à l’aise avec le(s) outil(s) de communication interne mis à votre disposition ? Vous semblent-ils suffisamment efficaces pour partager des informations avec vos collègues et/ou la Direction ? Si non, quelles sont leurs limites ?
• Selon vous, la communication interne est-elle suffisamment inclusive et transparente ? Si non, comment pourrait-on l’améliorer ?
• Trouvez-vous que la Direction et le management montrent l’exemple comme ils le devraient ? Si non, que faudrait-il faire pour les engager davantage ?

Lire aussi : Résumé du webinaire “Pourquoi et comment instaurer une culture du feedback ?”

L’important est que vos collaborateurs se sentent impliqués dans la démarche, et qu’ils vous permettent de faire évoluer vos outils et vos processus en continu. Qui sait, ils auront peut-être de nouvelles idées à vous proposer pour favoriser les échanges d’informations !

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“La culture du partage, cela ne se décrète pas. Cela prend du temps”, déclarait Adeline Brenne, Project Leader chez Valiuz, à l’occasion d’un webinaire dédié au partage d’informations. En effet, mieux partager l’information en entreprise suppose à la fois de faire évoluer les mentalités de votre Direction et de vos collaborateurs, de mettre en place les bons outils et processus, et d’impliquer activement vos employés. Ne perdez donc pas espoir si vos initiatives ne portent pas leurs fruits dès les premiers mois. Il faut savoir être patient !

🤔 Et concrètement, cela donne quoi ? Découvrez dans notre guide pratique 10 exemples d’initiatives mises en place par nos clients pour améliorer la communication interne et le partage de l’information au sein de leur entreprise :