Pour toutes les entreprises qui souhaitent rester compétitives et innovantes, quelle que soit leur taille ou secteur d’activité, la transformation digitale est un passage obligatoire. Mais si certaines y réfléchissent, nombre de leurs dirigeants ne savent pas trop comment s’y prendre.
Comment réussir sa transformation digitale ? Quelle démarche déployer ? Quels sont les outils indispensables à utiliser ?
Tel était le sujet de notre webinaire du 21 janvier 2021 intitulé “Méthodologie et outils pour réussir sa transformation digitale”.
Lors de ce webinaire, trois intervenants sont venus partager leur expertise et retour d’expérience :
- Sandrine Hirigoyen, Présidente de DIGITALL Conseil, un cabinet spécialisé en transformation numérique
- Philippe Pinault, Cofondateur et PDG de Talkspirit, une plateforme digitale tout-en-un pour communiquer et collaborer au quotidien
- Céline Massy, Architecte Transformation Numérique du SI au CEA (Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies alternatives)
En voici un résumé.
Les 7 étapes pour réussir votre transformation digitale
Sandrine Hirigoyen (Digitall Conseil) préconise 7 étapes pour réussir sa transformation digitale :
1. Définir ses objectifs et enjeux à 3 ans
L’entreprise doit d’abord qualifier et quantifier ses objectifs à moyen terme, en tenant compte du contexte organisationnel, mais aussi des limites technologiques et structurelles existantes.
Lire aussi : Quelles bonnes pratiques pour évaluer la maturité digitale de votre organisation ?
2. Diagnostiquer ses forces, ses faiblesses et sa maturité
Ce diagnostic vise à la fois à :
- obtenir une vision claire de sa chaîne de valeur
- et à comprendre et formaliser les processus métiers
3. Décrypter son marché
En clarifiant sa vision du marché, l’entreprise va identifier :
- ses concurrents directs et indirects
- les signaux faibles qui vont lui permettre de détecter les menaces et opportunités du marché
- les nouvelles solutions (digitales) ayant émergé sur ce marché
Lire aussi : Les 10 tendances technologiques de 2024, selon Gartner
4. Se redéfinir
Selon ses objectifs, l’entreprise va devoir reconsidérer :
- son positionnement de marque
- sa proposition de valeur
- ses parcours clients
- ses processus métiers
- son offre de produits et services
- son business model
5. Dessiner sa trajectoire
Elle va ensuite définir une vision globale de sa transformation numérique, en identifiant :
- les mécaniques et leviers de croissance pour atteindre ses objectifs
- les solutions digitales à mettre en œuvre
- les impacts organisationnels
6. Prioriser son plan d’actions
Chaque action devra être priorisée en fonction de trois critères :
- sa rentabilité
- sa capacité à répondre aux objectifs et enjeux
- sa complexité de mise en œuvre
7. Organiser sa transformation
Il ne reste alors plus qu’à structurer la transformation proprement dite, en menant plusieurs actions :
- communiquer en interne
- impliquer les collaborateurs
- mettre en place une organisation transversale
- gouverner par les données
- digitaliser les processus internes
- acculturer les collaborateurs au digital
La place des outils collaboratifs dans une transformation digitale
Selon Philippe Pinault (Talkspirit), mener à bien son projet de transformation digitale nécessite également de mettre en place un outil collaboratif qui va permettre de :
- connecter l’ensemble de l’organisation
- fluidifier la circulation de l’information
- faciliter la collaboration sur des projets et documents
C’est pourquoi le choix de cet outil est si important.
Plusieurs éléments devront être pris en compte lors du benchmark :
- les fonctionnalités de communication, comme la visioconférence, le tchat ou les groupes
- les fonctionnalités de collaboration, telles que le drive, la coédition de documents, les intégrations, etc.
- la sécurité et l’hébergement des données
- la simplicité d’utilisation
Lire aussi : Comparatif des meilleurs outils collaboratifs
Vient ensuite l’étape cruciale du déploiement, à savoir :
- démontrer aux collaborateurs l’intérêt de l’outil
- définir une architecture de groupes
- mettre en place une gouvernance globale
- sensibiliser les collaborateurs au bon usage des outils numériques et notamment au droit à la déconnexion
La méthode de déploiement aura une importance décisive sur l’adoption de l’outil par vos collaborateurs.
Retour d’expérience du CEA (Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies alternatives)
Réussir sa transformation numérique nécessite de porter une attention particulière à l’expérience collaborateur. C’est pourquoi la branche civile du CEA a décidé de mettre en place une digital workplace.
L’objectif : permettre aux employés d’accéder à leurs outils de travail où qu’ils soient.
Lire aussi : [Parole d’expert] Comment mettre en place une digital workplace ?
Cette transformation a été menée de façon méthodique, en se posant trois questions :
- que souhaite-t-on mettre en place ?
- comment s’y prendre ?
- quelle est la feuille de route ?
Entre-temps, la crise du Covid-19 a bouleversé cette planification, ainsi que les modes de travail du CEA, jusqu’alors peu habitué au télétravail. Il fallait choisir et mettre en place une solution collaborative très rapidement pour assurer la continuité de l’activité.
Lire aussi : L’impact Covid sur la digitalisation des entreprises : synthèse de l’étude McKinsey (2020)
Après avoir essayé plusieurs outils dont Microsoft Teams, le CEA a finalement opté pour Talkspirit. Ce logiciel étant français (contrairement bien sûr à Microsoft Teams), il n’est pas soumis au Cloud Act* et représente un meilleur gage de confidentialité des données (souvent sensibles) du CEA. La souveraineté numérique était en effet un critère-clé dans le choix de logiciel.
Au départ mise en place au sein de petits groupes de travail, la plateforme compte aujourd’hui plus de 5 000 utilisateurs. Et le déploiement se poursuit (le CEA compte au total plus de 19.000 collaborateurs).
De l’avis de Céline Massy, la clé d’un déploiement réussi consiste en deux éléments majeurs :
- avoir une DSI dans l’anticipation permanente des besoins métiers des collaborateurs (cette proactivité permet d’être réactifs en cas de besoin formulé, et réduit les risques du Shadow IT)
- prendre l’habitude d’impliquer ses collaborateurs dès la réflexion amont sur les choix d’outils, afin de bien comprendre les attentes, assurer une prise de décision concertée et favoriser l’appropriation par les équipes.
Pour conclure
Réussir un projet de transformation digitale nécessite de mettre en place une méthodologie et des outils collaboratifs, au sein d’une démarche structurée. Cette démarche repose aussi sur l’implication des collaborateurs tout au long du projet, de l’expression des besoins métiers jusqu’au déploiement complet.
Vous souhaitez en savoir plus sur la méthodologie et les outils nécessaires à votre transformation digitale ? Visionnez le replay et téléchargez la présentation du webinaire :
*Cloud Act : loi fédérale américaine sur la surveillance des données personnelles, adoptée en 2018, qui contraint les fournisseurs de services américains à fournir aux autorités fédérales, sur demande, toutes les données stockées ; quelle que soit la localisation des serveurs (même UE) (Source : Wikipédia)
