Café de bienvenue, visite des bureaux, verre afterwork… De nombreuses pratiques d’onboarding ne sont plus compatibles avec le full remote ou le travail hybride. Pour s’adapter à ces nouveaux modes de travail, les Ressources Humaines ont dû digitaliser leur processus d’intégration. Un défi pas des moindres, quand on sait qu’un onboarding raté coûte environ 7 000 euros à une entreprise¹, et qu’1 cadre sur 3 a déjà démissionné suite à une mauvaise intégration².
Mais comment s’y prendre lorsque les recrues que vous souhaitez intégrer sont en télétravail ?
Dans cet article, nous vous dévoilons cinq bonnes pratiques pour réussir l’intégration de vos nouvelles recrues à distance. En illustration de ce sujet, nous avons recueilli le témoignage de la Société du Grand Paris (SGP), qui a onboardé plus de 350 collaborateurs (CDI, CDD, alternants, stagiaires, intérimaires) à distance depuis mars 2020.
Les bonnes pratiques d’intégration à distance
Former les managers
Tous les managers ne sont pas familiers avec l’intégration à distance. Pensez donc à les sensibiliser aux bonnes pratiques managériales en amont de l’arrivée de leur nouvelle recrue.
En voici les principales :
- Présenter le collaborateur à l’ensemble de l’équipe (par tchat d’entreprise ou par e-mail, par exemple)
- Au cours des premiers jours / semaines, organiser des points réguliers en visioconférence avec le nouveau collaborateur pour échanger sur ses missions, recueillir son ressenti sur l’entreprise et répondre à ses questions
- Se montrer disponible et à l’écoute
- Fixer des objectifs clairs pour l’aider à comprendre vos attentes et à devenir rapidement opérationnel
Lire aussi : Travail hybride : les bonnes pratiques de management
Ces bonnes pratiques peuvent être regroupées dans un document partagé, que vous pourrez envoyer aux managers. Si vous êtes en panne d’inspiration, nous vous conseillons de consulter ce kit d’intégration publié par LinkedIn. Il propose plusieurs ressources utiles à destination des managers et des services ressources humaines.
Mettre en place un pré-boarding
Souvent oublié dans le processus de recrutement, le pré-boarding consiste à commencer l’intégration du collaborateur AVANT son arrivée dans l’entreprise, afin de le conforter dans son choix et d’éviter qu’il change d’avis au dernier moment.
Grâce à cela, le salarié peut se faire une idée claire de la culture d’entreprise et commencer à tisser des liens avec ses futurs collègues, avant même que débute son contrat.
Tout comme l’onboarding, le pré-boarding suppose une certaine organisation. Pour vous assurer que tout soit préparé en temps et en heure, créez-vous une checklist de tâches à accomplir. Par exemple :
- S’assurer que tous les documents administratifs ont été signés
- Annoncer l’arrivée du collaborateur par e-mail ou sur votre réseau social d’entreprise
- Envoyer un kit de bienvenue, avec par exemple un livret d’accueil et des goodies
- Préparer le programme d’intégration
- Envoyer l’équipement informatique, les identifiants personnels et les accès à l’intranet
- Attribuer un parrain (ou buddy) au collaborateur et initier la prise de contact entre eux
Établir un programme d’intégration
Selon la nature du poste, il vous faudra réfléchir à un programme d’intégration plus ou moins personnalisé, qui pourra durer entre une journée et plusieurs semaines. Vous pourrez y inclure :
- Une présentation des activités de l’entreprise, de l’équipe et des bureaux, accompagnée de photos et/ou vidéos
- Un point avec le manager pour discuter des objectifs, des responsabilités et des modalités de suivi du travail
- Une présentation des outils utilisés en interne (avec si nécessaire une formation spécifique)
- Un pot d’arrivée (en visioconférence !) pour faire connaissance avec l’équipe
Si possible, essayer de diversifier les formats, afin de limiter les réunions en visioconférence, et d’éviter le syndrome de la “Zoom fatigue”. Proposez par exemple des tutoriels vidéo, des Q&A interactifs, des slides, des fiches récapitulatives, ou tout autre format que vous jugez utile.
Maintenir le lien à distance
Tout au long des premiers mois, il est également important de maintenir le lien avec le nouveau collaborateur. Voici plusieurs exemples d’initiatives à mettre en place :
- Organiser des échanges 1-1 en visioconférence avec les membres de l’équipe et les responsables des différents services, pour donner au collaborateur une vision globale de l’entreprise
- Proposer des événements de team building à distance : apéros et cafés virtuels, cours de sport en visioconférence, etc.
- Créer des groupes sur votre réseau social interne, par exemple des groupes Q&A pour répondre aux questions des nouveaux arrivants, ou bien des groupes plus informels type “machine à café” pour encourager les échanges entre les nouveaux et des salariés plus anciens.
Effectuer un suivi régulier
À distance, il est peut être parfois difficile d’identifier les salariés isolés. C’est pourquoi il est essentiel de prendre régulièrement des nouvelles des nouveaux collaborateurs. Vous pourrez ainsi vous renseigner sur les points suivants :
- Est-ce que le rôle et l’entreprise sont conformes aux attentes du collaborateur ?
- Se sent-il bien intégré dans l’entreprise ?
- A-t-il développé de bonnes relations avec ses collègues ?
- Est-il bien installé chez lui ?
- Dispose-t-il de tout le matériel dont il a besoin ?
- A-t-il besoin d’une formation ?
Le manager peut également planifier un entretien au milieu et à la fin de la période d’essai, afin de faire un point sur les responsabilités confiées et l’intégration dans l’entreprise. Dans certaines entreprises, il est également demandé au collaborateur d’écrire un rapport d’étonnement, ou bien de remplir un questionnaire de satisfaction.
Quel que soit le format que vous choisissez, il est essentiel de recueillir du feedback, si possible en face à face (même à distance). C’est ce qui va vous permettre d’ajuster vos processus et d’améliorer en continu votre processus d’intégration à distance.
Lire aussi : Résumé du webinaire “Pourquoi et comment instaurer une culture du feedback ?”
Retour d’expérience de la Société du Grand Paris
Avec la crise de la Covid-19, la Société du Grand Paris (SGP) a adopté un mode de travail hybride, qui permet aux collaborateurs de venir au bureau une fois par semaine, et de télétravailler le reste du temps. Pour rappel, la SGP est une entreprise publique créée par l’Etat pour piloter le projet du Grand Paris Express, qui a pour but d’ajouter 200 km de nouvelles lignes de métro automatique autour de la capitale.
Adèle Bourhis, chargée de conduite du changement à la SGP, nous explique comment le processus d’intégration a dû être adapté en conséquence.
Des journées d’intégration pour découvrir l’entreprise
“À leur arrivée, les nouveaux collaborateurs reçoivent leur matériel, ainsi qu’un livret d’accueil. Les deux-trois premiers jours, ils suivent un programme d’intégration avec des présentations en visioconférence sur des sujets comme la déontologie, ou la sécurité sur les chantiers. Lorsque c’est possible, nous organisons aussi une visite de chantier.
Avant la pandémie, ces journées d’intégration se faisaient en présentiel. Maintenant, presque tout est en visioconférence. Mais elles restent tout de même très appréciées des collaborateurs, car elles leur permettent d’obtenir une vision globale de la SGP et de ses métiers.
Le premier jour, les nouveaux collaborateurs suivent également une formation en visioconférence pour découvrir les fonctionnalités de Talkspirit et les usages propres à l’outil. Par exemple, nous utilisons plutôt Microsoft Teams pour les réunions, et Talkspirit pour la communication interne et le partage d’informations.
À découvrir aussi : classement des meilleurs logiciels de communication d’équipe.
Des initiatives pour renforcer la cohésion
Depuis le premier confinement, nous avons renforcé la communication interne sur la plateforme, et plusieurs actions ont été mises en place pour améliorer la cohésion. En mars 2020, nous avons lancé un groupe Talkspirit intitulé ‘On reste connectés’. Cela a bien marché pendant quelques mois. Et puis au bout d’un certain temps, les collaborateurs se sont lassés.
Lire aussi : Comment Talkspirit améliore la cohésion dans le secteur du Conseil
Il a alors fallu faire preuve de créativité pour maintenir le lien à distance. Nous avons organisé un atelier hot dogs et un atelier pancakes en visioconférence. C’était assez insolite, mais les collaborateurs ont adoré ! Je pense que nous allons continuer à organiser ce type d’événements, en y apportant peut-être une touche ludique. D’ailleurs, nous avons prévu de tester prochainement un blind test.
Sur Talkspirit, nous avons récemment activé le portail d’accueil. Cette fonctionnalité permet aux collaborateurs de prendre connaissance des actualités de l’entreprise et des prochains rendez-vous.
En janvier 2021, une communauté de managers a été créée sur la plateforme pour encourager l’entraide et répondre aux problématiques des uns et des autres. C’est un groupe très animé, où des webinaires sont parfois proposés. Enfin, il existe également un groupe ‘Aide’, où les collaborateurs peuvent venir poser leurs questions.
« Je pense que les groupes sont le principal atout de Talkspirit pour l’intégration à distance, car ce sont eux qui permettent de renforcer les liens entre les collaborateurs.”
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Pour conclure
Réussir l’intégration à distance de nouveaux salariés nécessite davantage d’organisation et d’anticipation qu’en présentiel, à la fois du côté des ressources humaines et du management.
Le choix des outils est également essentiel, puisque c’est grâce à eux que les collaborateurs vont pouvoir créer des liens avec leurs collègues. Mais aussi, s’imprégner de la culture d’entreprise. Il faudra donc privilégier une plateforme ergonomique et facile à prendre en main.
Maintenant que vous avez les clés de l’intégration de vos nouvelles recrues à distance, il vous manque encore un élément ! Nous avons créé un modèle de check-list pour réussir le recrutement et l’intégration de nouveaux collaborateurs. Téléchargez-la pour améliorer votre processus d’onboarding dès maintenant :
Accéder à la Check-list
Dans notre check-list d’intégration RH, vous trouverez : les étapes clés à suivre pour assurer un recrutement et une intégration réussis, les tâches à réaliser avant, pendant et après l’arrivée du collaborateur du côté des ressources humaines et du manager, et les dates clés à garder en tête pour bien intégrer le nouveau collaborateur.
