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Nouveaux modes de travail : pourquoi et comment les adopter ?

Nouveaux modes de travail : flex office, coworking, télétravail, digital workplace, etc

Télétravail, flex office, nomadisme, smart office, digital workplace… Les nouveaux modes de travail sont de plus en plus plébiscités par les entreprises. Cependant, nombreux sont ceux qui n’en ont jamais entendu parlé. Ainsi, 71 % des salariés français ne savent pas ce qu’est le flex office¹. Pourtant, ces nouvelles formes de travail présentent beaucoup d’avantages pour l’entreprise et ses collaborateurs, tels que des gains de productivité, une meilleure rétention des talents et même une amélioration du bien-être au travail. 

Vous hésitez à changer votre mode de fonctionnement actuel ? On vous explique dans cet article :

  • Pourquoi mettre en place ces nouveaux mode de travail 
  • Comment vous y prendre 

Suivez le guide !

Pourquoi mettre en place ces nouveaux modes de travail ?

Selon un sondage de Hubstaff, 84,5 % des entreprises vont continuer à laisser leurs employés télétravailler de temps en temps après la crise du Covid-19. Certaines entreprises, comme Twitter, ont même décidé d’autoriser le télétravail de manière permanente. En France, plusieurs grandes sociétés s’y mettent aussi. Chez Peugeot, par exemple, les collaborateurs n’ont plus qu’à venir au bureau un jour et demi par semaine en moyenne.

Peut-être vous demandez-vous si, vous aussi, vous devriez faire évoluer les habitudes de travail au sein de votre entreprise. Alors pour vous aider à y voir plus clair, nous avons identifié 4 raisons pour lesquelles vous devriez ré-évaluer vos modes de travail

Réduire les coûts

Un des principaux bénéfices de l’adoption d’un nouveau mode de travail est lié à la réduction des coûts immobiliers. En effet, le télétravail, le nomadisme, le flex office et le co-working permettent tous de réduire les coûts liés aux espaces de travail, en réduisant l’occupation ou en partageant ces espaces (par conséquent moins occupés) avec d’autres entreprises. 

Par ailleurs, mettre en place un mode de travail qui convient mieux à vos employés permet de réduire le turnover et donc les coûts liés au recrutement et à l’intégration des collaborateurs. Un coût qui se situerait entre 15 et 25 % du salaire brut annuel d’une nouvelle recrue.²

Améliorer l’expérience collaborateur

Les nouveaux modes de travail permettent également d’améliorer l’expérience collaborateur. En effet, les salariés sont aujourd’hui de plus en plus phygitaux, c’est-à-dire qu’ils travaillent depuis différents lieux (bureau, maison, tiers-lieu), sur différents appareils (PC, smartphone, tablette), et utilisent parfois cette souplesse pour gérer les contraintes de leur vie personnelle, sans impacter leur vie professionnelle. 

Lire aussi : Le travail phygital, nouvel enjeu de l’expérience collaborateur

En ouvrant la porte à de nouveaux modes de travail, vous allez répondre à ce besoin grandissant de flexibilité, et donc contribuer au bien-être de vos employés.

Plusieurs autres besoins peuvent également être adressés : 

  • Vos équipes souhaitent pouvoir travailler en mobilité et de manière autonome ? Mettez en place le télétravail ou le travail hybride pour gagner en agilité.
  • Vos salariés estiment que l’entreprise manque de convivialité ? Explorez les solutions de flex office et co-working, qui facilitent les échanges et le partage de bonnes pratiques, même quand on n’est pas au bureau.

Lire aussi : [Parole d’expert] Bertrand Duperrin : vers un mode de travail hybride

Attirer et fidéliser les talents

D’après une enquête Bpifrance Le Lab, 83 % des PME-ETI rencontrent des difficultés pour recruter des talents et 42 % ont du mal à fidéliser leurs salariés. S’ouvrir à des modes de travail innovants va vous permettre de pallier à ces problématiques de recrutement et de limiter le turnover, en attirant davantage le talents. 

Selon un sondage Gallup, 54 % des employés de bureau seraient prêts à quitter leur entreprise pour un poste leur offrant des horaires de travail flexibles. En laissant vos employés télétravailler de temps en temps, vous améliorez ainsi sensiblement votre attractivité en tant qu’entreprise, ce qui va faciliter le recrutement et la rétention des talents.

Booster la productivité

Enfin, vous allez pouvoir réaliser des gains de productivité. C’est même prouvé : le travail à distance rend les collaborateurs plus productifs. Une étude menée par l’entreprise Ctrip auprès de 1 000 employés montre ainsi que le télétravail augmente la productivité individuelle de 13 %. Un chiffre qui s’explique par la réduction du temps de transport, mais aussi par une concentration accrue liée à une diminution des interruptions pendant la journée.

De même, côté outils, la Digital Workplace améliore l’efficacité au travail puisqu’elle rassemble toutes les applications métiers en un seul et même endroit, et évite ainsi aux collaborateurs de jongler entre différents outils. 

Lire aussi : Pourquoi la Digital Workplace améliore-t-elle la productivité de vos collaborateurs ?

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Comment mettre en place ces nouveaux modes de travail ?

Vous êtes désormais convaincu(e) que vous devriez essayer ces nouveaux modes de travail dans votre entreprise ? C’est déjà un grand pas en avant, mais encore faut-il vous assurer qu’ils seront adoptés par l’ensemble de vos collaborateurs. Voici les étapes à suivre :

Consulter les parties prenantes

Avant de prendre toute décision, sondez vos collaborateurs pour mieux connaître leurs besoins et leurs attentes. Vous pourrez ainsi déterminer quel mode de travail leur conviendra le mieux. Il sera ensuite plus facile de les inciter à changer leurs habitudes s’ils se sentent impliqués dans le projet dès le début.

Cette phase d’évaluation des besoins vous permettra également d’identifier les employés qui sont les plus résistants au changement, et ceux qui, à l’inverse, pourraient devenir des ambassadeurs. Ces derniers seront d’ailleurs un composant clé de votre plan d’implémentation, car ils permettront de convaincre les autres employés du bien-fondé de votre démarche.

Communiquer et tester 

Introduire un changement nécessite aussi de soigner votre communication. Par exemple, vous pouvez organiser une réunion pour expliquer pourquoi vous souhaitez mettre en place tel nouveau mode de travail, et les bénéfices que tout le monde pourra en retirer. Ce sera également l’occasion d’écouter et d’adresser les éventuelles réticences. N’oubliez pas également de communiquer la nouvelle par écrit (soit par email, soit dans un message que vous publierez sur votre réseau social interne). 

Une fois cette communication envoyée, faites un phase de test de plusieurs semaines. Cela vous permettra de vérifier si cette façon de travailler peut réellement être adoptée par vos employés, et de prendre connaissance des éventuels freins à sa mise en place.

Commencez ensuite à introduire des changements au fur et à mesure. Par exemple, si vous souhaitez passer au flex office, demandez aux employés de changer de bureau une fois dans la semaine. Vous pourrez augmenter progressivement le nombre de jours lorsque vous constaterez une adhésion et une prise d’habitude de la part des collaborateurs.

Repenser l’environnement et l’organisation du travail

Selon le mode de travail que vous souhaitez déployer, il vous faudra repenser l’environnement dans lequel les collaborateurs évoluent, et la façon dont le travail est organisé.

Ainsi, si vous souhaitez mettre en place le flex office ou le desk sharing, vous ne pourrez pas rester dans une configuration d’un bureau par personne. Il faudra réaménager les postes de travail en créant plus d’espaces partagés qui se prêteront plus à ce mode de travail.

Enfin, l’organisation du travail dit “traditionnelle” n’est souvent pas adaptée aux équipes qui travaillent à distance. Par exemple, les règles et process doivent être plus explicites qu’en présentiel, et les collaborateurs doivent davantage planifier les échanges, qui sont moins spontanés à distance. Il est important d’anticiper cela bien en amont de toute mise en place.

Accompagner les managers

Accompagner vos managers est un prérequis, car ce sont eux qui seront au premier rang de votre conduite du changement. 

Un programme de formation pourra être mis en place pour rappeler à chacun les bonnes pratiques de management et de suivi du travail à distance. Il faudra d’ailleurs adapter les modalités d’évaluation des performances, pour mettre en avant les résultats produits plutôt que le temps passé sur une tâche.

Rappelez aux managers qu’il leur faut rester régulièrement en contact avec leurs équipes, même si elles ne pas présentes physiquement. Suggérez-leur donc de privilégier les messages instantanés aux e-mails, ainsi que les appels téléphoniques qui permettent des échanges de vive voix. Les échanges directs évitent souvent des malentendus, et la perception de froideur que l’on ressent parfois à la lecture d’un e-mail ou d’un message écrit.

Utiliser un outil collaboratif

Enfin, n’oubliez pas de vous équiper en conséquence. Les outils collaboratifs sont indispensables pour mettre en place un nouveau mode de travail, car ils vous permettent de mieux communiquer, mieux collaborer et mieux connecter vos équipes. Ils facilitent également l’organisation du travail, grâce à des fonctionnalités telles que les checklists et le calendrier partagé. 

Vos salariés ne peuvent pas être présents au bureau ? Échangez simplement en visioconférence ou sur le tchat. Vous avez besoin de l’avis d’un collaborateur sur un document que vous venez de rédiger ? Utilisez votre plateforme pour partager et modifier des documents à plusieurs en temps réel, sans même changer d’outil.

En bref, les outils collaboratifs proposent de nombreuses fonctionnalités qui facilitent la vie de vos équipes. Pour trouver l’outil qui correspond le mieux à votre entreprise, consultez notre top 13 des meilleures plateformes collaboratives.

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Mettre en place un nouveau mode de travail est un bon moyen pour l’entreprise de booster son attractivité et de fidéliser ses employés, et pour les collaborateurs de bénéficier de davantage de flexibilité. Mais pour introduire ces modes de travail de manière durable, il est nécessaire de mettre à disposition des employés les outils adaptés. 

Chez Talkspirit, nous vous accompagnons de A à Z dans la mise en place de votre projet collaboratif. Contactez-nous ou planifiez une démo avec notre équipe pour en savoir plus.

¹ Baromètre Opinion Way et CD&B de 2018
² Article de GERESO de 2018
³ Enquête Parella-Esquisse de 2019

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Auteure : Emmanuelle Abensur

L'équipe talkspirit