L’espace de travail, levier de productivité et d’engagement collaborateur

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On l’oublie souvent, mais l’augmentation de salaire n’est pas l’unique solution pour garder les salariés productifs, motivés et épanouis. D’autres leviers entrent en jeu, tels que le sens du travail, la reconnaissance, les relations avec le manager, ou encore l’aménagement de l’espace de travail.

Pour de nombreuses entreprises, l’espace de travail est un facteur clé de productivité et d’engagement collaborateur. Cependant, force est de constater qu’il n’est pas toujours aménagé de façon optimale. 

Selon une étude JLL, 64 % des salariés français ne sont pas convaincus que leur environnement de travail les rend plus productifs. Et 30 % aimeraient que leur entreprise améliore la qualité de ses aménagements.

Quel est l’impact réel de l’espace de travail sur la productivité et l’engagement collaborateur ? Comment aménager vos locaux pour les rendre le plus ergonomique possible ?

Telles sont les deux questions auxquelles répondra cet article.

Un facteur d’engagement

Selon une étude mondiale de Steelcase, l’engagement des collaborateurs est directement lié à leur satisfaction vis-à-vis de leur espace de travail. Résultat : les employés les plus engagés sont aussi souvent les plus satisfaits de leur environnement de travail. 

Mais il ne représentent qu’une minorité. En effet, en France, plus de la moitié des salariés sont à la fois désengagés et non satisfaits de leur environnement de travail.

Vous l’aurez compris : améliorer l’engagement collaborateur passe par donner une attention particulière à l’aménagement des espaces de travail.

Un facteur de productivité

Selon JLL, 70 % des salariés français estiment que l’aménagement de leur lieu de travail favorise leur performance. Cependant, tout dépend de comment est organisé l’espace de travail. Par exemple, les collaborateurs disent être 50 % plus productifs lorsqu’ils travaillent dans un bureau fermé que lorsqu’ils se trouvent dans un open space de plus de 50 personnes.

Bien sûr, cela ne veut pas dire que vous devez cloisonner tous vos espaces de travail. En effet, l’open space garde tout de même plusieurs avantages. Outre le gain de place, il facilite la communication entre les salariés, et renforce aussi la convivialité. 

D’autres types d’organisations, comme le flex office ou le co-working, peuvent également améliorer la productivité et le bien-être de vos employés. Ce choix d’aménagement dépendra avant tout des besoins et attentes de vos salariés. 

Les bonnes pratiques pour aménager son espace de travail

Voici 4 recommandations pour créer le bureau dont vos salariés rêvent :

1. Commencer par les consulter

Avant de réaménager complètement vos bureaux, sondez vos collaborateurs sur leurs préférences. Demandez-leur de quels types d’espaces et de mobilier ils ont besoin, avec qui ils collaborent régulièrement, à quelle fréquence ils travaillent en mode projet versus sur des tâches qui nécessitent une grande concentration. 

Pour mener à bien cette enquête, vous pouvez par exemple :

• poster un sondage sur votre réseau social interne ;
• mettre en place une boîte à idées (physique ou digitale) ;
• organiser une session de brainstorming ;
• faire des entretiens (individuels ou collectifs) avec un panel de collaborateurs ;
• observer comment travaillent les différentes équipes.

Informez-les ensuite des décisions prises.

2. Offrir différents espaces de travail

Selon Steelcase, 88 % des employés hautement engagés et satisfaits rapportent qu’ils peuvent choisir où travailler dans leur entreprise, en fonction des tâches qu’ils doivent accomplir.

Disposer uniquement de bureaux cloisonnés ou d’un open space n’est plus suffisant pour booster l’engagement et la productivité des collaborateurs. 

Pour s’adapter à leurs nouveaux modes de travail, l’entreprise doit aménager différents espaces :

• certains dédiés à la collaboration et à la créativité ;
• d’autres pour socialiser et/ou se détendre ;
• d’autres encore pour travailler au calme, avec une intimité acoustique et visuelle.

Lire aussi : Télétravail : la mort du bureau ?

Aménager différents espaces permettra en outre de limiter les nuisances sonores au travail, et ainsi de réduire la perte de productivité associée (qui concernerait plus de la moitié des salariés français¹).

L’heure est à la diversification des espaces, et les salariés l’ont bien compris. Selon une étude Wojo de 2020,  56 % d’entre eux estiment que le bureau “à la carte” va remplacer le bureau “traditionnel”. Dans cette configuration, les collaborateurs pourront choisir leur poste de travail en fonction de la localisation, du type d’espace, et de l’horaire où ils souhaitent y aller.

3. Concevoir des lieux de vie agréables

Dans son article “The Happiness Dividend”, publié en 2011 par la Harvard Business Review, le conférencier Shawn Achor affirme que les salariés heureux sont 31 % plus productifs que la moyenne. Et pour les rendre heureux, il faut envisager l’environnement de travail comme un cadre de vie qui doit être agréable.

Par exemple, la présence de plantes dans les bureaux est très recommandée. Outre leur fonction décorative, les plantes peuvent être utilisées pour absorber le bruit et purifier l’air. Leurs vertus permettraient d’augmenter la productivité des employés de 15 %², de diminuer la fatigue de 38 % et de réduire le stress de 37 %³. Un vrai levier de qualité de vie au travail.

Et avec les plantes vient … la lumière évidemment ! Choisir un bureau lumineux est également primordial pour garder vos employés en bonne santé. Selon une étude américaine de 2018, les salariés travaillant dans un espace de travail éclairé à la lumière du jour seraient moins susceptibles de souffrir de fatigue oculaire, de troubles visuels et de maux de tête. 

Enfin, n’hésitez pas à mettre de la couleur dans vos bureaux ! Comme l’explique le designer d’intérieur Jean-Gabriel Causse dans cette vidéo, les couleurs peuvent influencer nos capacités intellectuelles. Par exemple, le blanc et le gris augmentent le risque de burn out et diminuent la productivité. À l’inverse, le bleu encourage la créativité, le rose diminue le stress et le rouge stimule la productivité des équipes.

4. Allier confort et technologie

Cependant, l’aspect esthétique ne fait pas tout. Car un bon bureau, c’est avant tout un bureau confortable et ergonomique, qui permet notamment de prévenir les troubles musculosquelettiques. 

Ainsi, il faudra veiller à ce que le mobilier permette au collaborateur de changer de position lorsqu’il en a besoin, par exemple se mettre debout pour des réunions, ou bien s’asseoir pour écrire un rapport. 

Changer régulièrement de posture peut avoir des effets bénéfiques sur la santé et la productivité des collaborateurs. En effet, d’après une étude américaine réalisée dans un centre d’appels, les employés utilisant un bureau assis-debout sont 45 % plus productifs que ceux qui restent assis toute la journée.

Équiper ses bureaux d’outils et d’infrastructures numériques est également indispensable pour travailler efficacement. Selon le baromètre 2020 de Parella, il s’agit du deuxième facteur clé de succès d’une expérience collaborateur réussie.

Plusieurs types d’outils permettent de faciliter le travail des salariés, notamment les outils bureautiques, les outils collaboratifs et les outils de communication. Afin de centraliser toutes ces applications, certaines entreprises déploient une digital workplace : un bureau en ligne, accessible n’importe où et n’importe quand, qui offre tout ce dont vous avez besoin pour travailler. C’est ce que vous offre la plateforme française Talkspirit. Accessible à l’ensemble de vos collaborateurs, elle permet de centraliser toutes les données importantes de votre organisation, et de fluidifier le partage de l’information en interne.

Notre digital workplace intègre de nombreuses fonctionnalités, notamment une suite bureautique, une bibliothèque de contenus, un tchat, un fil d’actualités, un portail d’accueil, de la visioconférence, et bien plus !

Enfin, vous pouvez vous tourner vers l’une des dernières tendances : le mobilier connecté. À la fois esthétique et fonctionnel, il permet d’améliorer l’expérience employé, tout en optimisant l’utilisation des espaces de travail. Du tableau blanc virtuel à la yourte digitale, en passant par le box acoustique connecté, il existe de nombreuses solutions pour passer au bureau 3.0.

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Lorsque l’on parle d’aménagement de l’espace de travail, il n’y a pas de “one size fits all”. Pour faire du bureau une source de productivité et d’engagement, la clé est de diversifier ses espaces de travail et de créer un cadre propice au bien-être, en ayant pris en compte les besoins des collaborateurs. 

Outre l’espace de travail, il existe bien sûr d’autres leviers pour garder vos salariés productifs et engagés. Consultez notre guide pratique pour découvrir plus d’astuces pour améliorer l’expérience employé :

¹ Étude Ifop de 2019
² Étude “The relative benefits of green versus lean office space” (2014)
³ Étude “Greening the Great Indoors for Human Health and Wellbeing” (2010)