Comment entretenir la cohésion et assurer une communication interne efficace lorsque vos collaborateurs sont dispersés et rarement dans vos locaux ? Deux défis majeurs auxquels font face les cabinets de conseil.
Pour y remédier, une solution existe : le réseau social interne. Pour bien comprendre sa valeur ajoutée, nous avons interrogé Squad, Proxiad et EXteam, trois cabinets de conseil qui utilisent la plateforme Talkspirit pour maintenir le lien à distance et faciliter le partage d’informations en interne.
Voici les principaux défis auxquels ils ont été confrontés, et comment Talkspirit les a aidés à y répondre.
Des défis récurrents pour les cabinets de Conseil
Une cohésion fragile
La cohésion est un enjeu majeur pour les trois cabinets. Rassemblant des salariés dont la plupart sont envoyés en mission chez les clients dès leur embauche, les cabinets ont souvent du mal à construire des liens forts avec leurs consultants. Or, ce manque de cohésion est souvent à l’origine d’une perte de sentiment d’appartenance à l’entreprise, qui entraîne parfois une augmentation du turnover. Stimuler des échanges réguliers avec les consultants est donc essentiel pour véhiculer la culture du cabinet et améliorer la rétention des talents.
Une information souvent mal partagée
La dispersion des données (présentations ppt, fichiers Excel…) dans les boîtes e-mails, sur les disques durs et les serveurs de stockage coûte cher aux cabinets de conseil. Chacun a parfois l’impression de devoir « réinventer la roue » alors que d’autres ont déjà résolu des problèmes identiques. Ce manque de capitalisation des connaissances nuit à leur exploitation et rend le partage d’informations moins fluide.
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Des enjeux de cybersécurité majeurs
Rapports confidentiels, bases de données, documents financiers, comptes rendus de réunions et d’entretiens… La plupart des données échangées par vos consultants sont sensibles et particulièrement exposées aux cyber-menaces, telles que le phishing, l’infection par un malware ou la fuite de données. Avec de graves conséquences potentielles pour le cabinet et pour ses clients. Le Shadow IT, de même que les logiciels américains soumis au Cloud Act¹, constituent aussi des risques importants pour la sécurité et la confidentialité des données de votre cabinet, de vos collaborateurs et de vos clients.
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Comment Talkspirit résout ces problèmes
À la fois réseau social d’entreprise et plateforme collaborative, Talkspirit est l’outil idéal pour répondre à ces enjeux propres au secteur du Conseil.
La cohésion
Grâce aux groupes intégrés à la plateforme, les consultants peuvent facilement garder le lien avec leurs collègues, qu’ils soient chez le client, au cabinet, en télétravail ou en mobilité.
« Notre enjeu majeur, c’est de garder le contact avec nos consultants en mission chez le client. Les communautés créées sur Talkspirit viennent renforcer le sentiment d’appartenance de nos consultants. Elles permettent aux collaborateurs de maintenir le lien avec leurs collègues, même ceux avec qui ils ne travaillent pas au quotidien. Avec Talkspirit, nous n’avons plus de barrières géographiques », témoigne Diana Steinling, Chargée de Communication interne et RH chez Proxiad, cabinet de conseil spécialisé en transformation digitale.
Chez Squad, cabinet de conseil en cybersécurité, Talkspirit facilite l’organisation d’événements qui font vivre la culture d’entreprise et fédèrent les consultants, à distance comme en présentiel. Nghi Huynh, Responsable communication, témoigne : « Nous utilisons la plateforme pour organiser et communiquer sur tous nos événements internes. Par exemple, lorsque la “red team” de l’entreprise a organisé un tournoi de jeux vidéo en ligne, toutes les informations ont été communiquées dans un groupe dédié. »
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La communication
Tous nos clients du Conseil s’accordent sur un point en particulier : le tchat est la fonctionnalité qu’ils utilisent le plus au quotidien.
« Depuis le déploiement de la plateforme en janvier 2020, plus de 350 000 messages de tchat ont été envoyés par nos 600 utilisateurs, indique Diana Steinling. Sur les 30 derniers jours, nous avons enregistré un taux d’utilisateurs actifs de 64 %. La plupart se connectent au moins une fois par jour. »
Résultat : les collaborateurs sont plus réactifs, et passent beaucoup moins de temps à traiter leurs e-mails. « Depuis le déploiement de Talkspirit, je reçois beaucoup moins d’e-mails internes. Mes collègues ont plus le réflexe de communiquer avec moi via le tchat. Et lorsque j’ai une question à leur poser, je vais d’abord me tourner vers le tchat plutôt que d’envoyer un e-mail », rajoute Diana Steinling.
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Outre la fonctionnalité de tchat, les groupes et les publications font de Talkspirit un outil indispensable pour la communication interne, notamment en période de crise. « Depuis le confinement, toute la communication interne se fait sur le réseau social d’entreprise. Par exemple, tout ce qui concerne la crise du COVID est directement envoyé par le Directeur Général sur Talkspirit. Cela nous permet de savoir si tout le monde a bien eu l’information », explique Diana Steinling.
Chez Squad, la communication interne utilise également la plateforme pour communiquer sur les cyber-risques. « Dans le cadre de l’ISO 27000, nous avons besoin de communiquer régulièrement sur les sujets de cybersécurité, notamment sur le phishing, qui a explosé pendant le confinement, révèle Nghi Huynh. Talkspirit nous permet de faire des rappels sur les bonnes pratiques à adopter, comme par exemple ne pas installer de logiciels personnels. »
Le partage de connaissances
Les groupes peuvent également être utilisés en tant que forums d’entraide, où chacun peut venir poser ses questions, recueillir du feedback et se faire aider par la communauté.
Chez Proxiad, « les communautés sont très appréciées par les consultants, car cela leur permet de s’entraider et de gagner en expertise. Quand ils sont bloqués sur un projet, ils ont le réflexe de poser leur question à la communauté plutôt que d’aller se renseigner sur des forums », raconte Diana Steinling.
EXteam, cabinet de conseil et d’ingénierie digitale, se sert aussi des groupes pour développer et capitaliser les connaissances des consultants. Pour Delphine Michel « c’est un réel atout pour fédérer les collaborateurs et les faire monter en compétences. Nous avons créé des « guildes » qui permettent aux consultants de développer leur expertise sur différents sujets (comme JAVA ou la gestion de projet). Ces groupes sont animés par des référents, qui proposent régulièrement des formations et des événements. »
Le cabinet a également adopté l’Assistant FAQ pour faciliter l’accès et le partage d’informations “froides”. « Le chatbot permet de répondre à de nombreuses questions RH des collaborateurs (sur la mutuelle, la fiche de paie…). C’est un bon moyen d’alléger les boîtes mails », témoigne Delphine Michel.
La veille
Talkspirit est également un puissant outil de veille pour les consultants. Pour Nghi Huynh, « la plus-value de la plateforme est de pouvoir partager de l’actualité rapidement. Par exemple, lorsqu’on trouve un article intéressant, on peut directement le publier sur le fil d’actualités au lieu d’envoyer un e-mail à tout le monde. »
Ces articles sont souvent mis en avant sur le portail d’accueil, ce qui fait gagner du temps aux consultants. « Dès que vous arrivez sur la plateforme, vous pouvez prendre connaissance de toutes les informations importantes en un clin d’œil, qu’il s’agisse d’articles écrits par les consultants ou d’événements à venir. »
Les “plus” de Talkspirit
Une plateforme tout-en-un en amélioration continue
Plateforme tout-en-un, Talkspirit regroupe toutes les fonctionnalités de communication et de collaboration dont les cabinets de conseil ont besoin. De nouvelles fonctionnalités viennent régulièrement enrichir la plateforme pour répondre aux besoins des utilisateurs et enrichir leur expérience. Des mises à jour qui sont souvent suggérées par les clients eux-mêmes.
Une prise en main immédiate
Aucune formation n’est nécessaire. L’ergonomie intuitive de la plateforme permet à tous les utilisateurs de se l’approprier rapidement, quel que soit leur niveau de familiarité avec les outils technologiques. Vos collaborateurs peuvent donc être opérationnels dès le premier jour d’utilisation. D’autant qu’un module de connexion SSO permet de se connecter en un clic via ses identifiants Outlook ou G Suite.
Un accompagnement au top
Reconnues pour leur réactivité et leur accessibilité, les équipes support de Talkspirit vous accompagnent et répondent à toutes vos questions en un temps record. « L’équipe support est vraiment à l’écoute et réagit très rapidement. Nous avons été très bien accompagnés », affirme Diana Steinling.
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Vous vous demandez si Talkspirit peut répondre aux enjeux de cohésion et de communication interne de votre cabinet ? Contactez notre équipe, nous serons ravis de vous aider.
Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter cette étude de cas de Squad :
Accéder à l’étude de cas
Découvrez comment Talkspirit a permis à Squad – un cabinet de conseil en cybersécurité de plus de 500 collaborateurs – de booster le sentiment d’appartenance de ses consultants, d’améliorer la cohésion d’entreprise et de favoriser une remontée deux fois plus rapide des problèmes.
¹Cloud Act : loi fédérale américaine sur la surveillance des données personnelles, adoptée en 2018, qui contraint les fournisseurs de services américains à fournir aux autorités fédérales, sur demande, toutes les données stockées ; quelle que soit la localisation des serveurs (même UE) (Source : Wikipédia)
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Auteure : Emmanuelle Abensur
