Elles sont souvent gérées séparément, mais partagent de nombreux objectifs communs. Nous faisons bien sûr référence à la communication interne et externe ! Aligner ces deux types de communications est essentiel pour créer une image de marque forte, et assurer la cohérence de vos messages.
Pour autant, il n’est pas rare que les équipes de communication travaillent en silo. L’organisation peut alors se retrouver avec des messages internes et externes complètement opposés. Ce qui crée de la confusion aussi bien pour les collaborateurs que pour les prospects, clients et partenaires.
Pour éviter cela, il y a une solution simple : aligner votre communication interne et externe ! On vous explique dans cet article pourquoi c’est important et comment créer ce fameux alignement au sein de votre équipe de communication.
Communication interne vs externe : quelle différence ?
La communication interne et externe se différencient sur trois éléments clés.
Audience
Tout d’abord, l’audience visée n’est pas la même. En effet, la communication interne s’adresse aux parties prenantes internes de l’organisation (collaborateurs, managers, direction, etc.), tandis que la communication externe s’adresse aux parties prenantes externes (prospects, clients, partenaires, candidats, etc.).
Objectifs
Toutes deux ont également des enjeux différents. D’un côté, la communication interne vise à informer, engager et fidéliser les collaborateurs de l’entreprise. De l’autre côté, la communication externe cherche à développer la notoriété de l’entreprise, à séduire des prospects et candidats, et à créer une identité de marque solide.
Outils
Enfin, les supports de communication utilisés varient en fonction de l’audience et de l’objectif visé. En communication externe, on s’appuie plutôt sur le réseau social d’entreprise, l’intranet, la plateforme collaborative et/ou la newsletter. En communication interne, les outils sont plus variés. On peut s’appuyer sur un site web, des publications sur les réseaux sociaux, des campagnes de publicité et de relations presse, ou encore des plateformes de recrutement.
Pourquoi aligner la communication interne et externe ?
Bien qu’elles soient différentes sur certains points, la communication interne et externe doivent cependant rester alignées, car elles dépendent l’une de l’autre pour atteindre leurs objectifs. Voici 4 arguments pour convaincre vos deux directions de travailler ensemble.
Mettre les équipes sur la même longueur d’onde
Aligner la communication interne et externe permet de mettre vos équipes sur la même longueur d’onde. Si tous vos messages sont clairs et cohérents, il est plus facile pour vos collaborateurs de comprendre votre vision et votre positionnement stratégique. Ils savent ainsi qu’ils ne travaillent pas uniquement pour travailler, mais bien pour atteindre un objectif commun, qui sert de boussole à toutes les équipes.
Renforcer le sentiment d’appartenance
Les actes ont souvent plus de valeur que les paroles. En alignant la communication interne et externe, vous montrez à vos collaborateurs que ce que vous partagez en externe reflète réellement les valeurs et la culture internes, et non une version édulcorée de la réalité. Cette authenticité peut alors contribuer à renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Développer la marque employeur
Une communication alignée contribue également à créer une marque employeur positive, qui permet d’attirer et de fidéliser les talents. Cette vitrine est particulièrement importante pour les candidats qui découvrent l’entreprise. Alors pour éviter l’effet déceptif, il faut veiller à ce que la communication à destination des candidats se rapproche le plus de la communication à destination des collaborateurs, et inversement.
Améliorer l’efficacité des équipes
Dernier avantage, et pas des moindres : une communication alignée permet de réduire les malentendus et d’optimiser la collaboration entre les départements. Plutôt que de passer du temps à réfléchir aux messages clés à faire passer et aux formules à utiliser, les équipes peuvent se concentrer sur le travail qu’elles ont à faire et sur les décisions qu’elles doivent prendre. Efficacité garantie !
7 conseils pour harmoniser vos communications internes et externes
Alors, comment faire pour aligner la communication interne et externe ? Voici 7 conseils qui devraient vous être utiles.
Travaillez votre identité de marque
La première chose à faire, c’est de vous mettre d’accord sur tout ce qui touche à votre identité de marque, notamment :
- votre histoire,
- vos valeurs,
- votre vision et votre mission,
- votre proposition de valeur unique (UVP),
- vos messages clés et votre positionnement,
- votre charte graphique, et tous les éléments qui vont avec (logo, couleurs, illustrations, etc.).
Ce travail est indispensable pour assurer l’homogénéité de vos supports de communications, et faire en sorte que chacun sache bien quels messages mettre en avant. Il doit donc se faire en collaboration avec les autres départements de l’entreprise (notamment le marketing).
Harmoniser vos processus, outils et méthodes de travail
Difficile de travailler ensemble lorsque chacun a des méthodes et outils de travail différents. Si vous souhaitez aligner la communication interne et externe, il est donc essentiel de créer un référentiel commun pour l’ensemble du département communication. Ce référentiel va permettre d’harmoniser vos processus de travail, vos politiques et outils de communication, ainsi que vos rituels d’équipe.
Profitez-en également pour clarifier l’organisation de l’équipe, ainsi que les rôles et responsabilités de chacun. Vos collaborateurs sauront ainsi clairement ce qu’ils doivent faire et à qui ils doivent s’adresser pour demander de l’aide ou un renseignement.
Pour documenter tout cela, vous pouvez vous appuyer sur l’outil Holaspirit. Il vous permet de créer un organigramme dynamique de votre organisation, de documenter vos rôles et processus de travail, et de créer des modèles de réunions d’équipe.
Élaborez une stratégie de communication
Plutôt que de créer deux stratégies distinctes pour la communication interne et la communication externe, élaborez-en une plus globale. Intégrez-y :
- vos objectifs de communication interne et externe (si possible, associez-y des résultats chiffrés à atteindre, pour pouvoir les mesurer objectivement),
- les messages que vous souhaitez transmettre,
- vos cibles (c’est-à-dire, les personnes à qui vous allez envoyer vos messages),
- les canaux de communication que vous allez utiliser,
- les formats que vous allez privilégier (textes, vidéos, carrousels, podcasts, etc.).
Créez un calendrier éditorial
Réfléchissez à la façon dont vous allez décliner votre stratégie en interne et en externe. Puis créez un calendrier éditorial pour organiser vos différentes communications. Ce calendrier va permettre de clarifier qui doit communiquer sur quoi, à quel moment, à quel endroit, et sous quelle forme.
Pour suivre l’avancement de vos communications, vous pouvez par exemple passer par le module Projets de Talkspirit. Tout comme Trello, l’outil vous permet de créer des tableaux d’équipe, d’assigner des actions aux différents membres, de définir des échéances et de préciser l’état de chaque tâche. Ainsi, vous n’avez pas besoin de demander si une communication a bien été lancée. Il vous suffit de regarder sur Talkspirit !
Encouragez la collaboration
Difficile d’aligner la communication interne et externe si vos équipes de communication travaillent chacune de leur côté… Si vous souhaitez créer un vrai alignement, il faut encourager le travail collaboratif, et non le travail en silo.
Pour cela, nous vous conseillons de :
- créer un groupe de travail commun pour faciliter les échanges sur les projets,
- faire des réunions régulières, qui mêlent à la fois vos équipes de communication interne et externe,
- brainstormer ensemble sur la stratégie et les campagnes de communication à mener,
- mettre en avant les initiatives que vous menez ensemble auprès des autres équipes,
- faire des activités de team building pour resserrer les liens entre vos collaborateurs.
Impliquez les autres équipes
La communication, ce n’est pas uniquement l’affaire d’un seul département. Les collaborateurs, eux aussi, peuvent devenir des communicants ! Un bon moyen de les impliquer davantage est de créer un programme d’ambassadeurs, qui va permettre d’identifier et de former les personnes intéressées par ce rôle.
En interne, les ambassadeurs peuvent vous aider à porter de nouveaux projets, à recueillir le feedback du terrain, à développer l’engagement des collaborateurs. En externe, ils apportent de la visibilité et de la crédibilité à votre marque (grâce aux réseaux sociaux, notamment), et permettent de booster vos ventes. Pensez donc à les intégrer dans votre stratégie de communication !
Améliorez vos pratiques en continu
Aligner la communication interne et externe, cela ne se fait pas en un claquement de doigts. Alors si votre premier essai n’est pas à la hauteur de vos espérances, ne vous inquiétez pas. L’important, c’est d’être capable de vous remettre en question, afin d’améliorer vos pratiques en continu.
Faites des points de suivi réguliers pour savoir où vous en êtes, identifier les potentiels points bloquants, et définir ce dont vous avez besoin pour atteindre les objectifs fixés. Ainsi, vous pourrez apporter rapidement des évolutions lorsqu’elles sont nécessaires.
Lire aussi : Conduite du changement : notre méthode en 3 étapes
Pour conclure
Faire travailler vos équipes de communication à l’unisson va permettre d’améliorer l’engagement et l’efficacité de vos collaborateurs, mais aussi d’attirer de nouveaux clients, partenaires et candidats. Pour y arriver, il vous faudra créer une identité de marque forte, harmoniser vos modes de travail, élaborer une stratégie de communication globale et impliquer l’ensemble de vos équipes.
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