Face à la digitalisation croissante de nos métiers, nous sommes aujourd’hui de plus en plus exposés au risque de surcharge informationnelle au travail. Ce phénomène, aussi appelé infobésité, fait référence à l’excès d’informations que nous recevons de toutes parts (lors des réunions, sur nos outils de travail, par email, etc.), et que nous n’avons pas la capacité de traiter.
Cette infobésité peut affecter à la fois le bien-être mental, l’engagement et la productivité des collaborateurs. Ce qui finit par se répercuter sur la performance globale de l’entreprise. Alors, comment identifier cette surcharge informationnelle ? Quelles sont les bonnes pratiques pour limiter l’infobésité en entreprise ? Et comment conduire le changement en s’appuyant sur des données concrètes ?
Telles sont les questions auxquelles Philippe Pinault, CEO de Talkspirit, et Arnaud Rayrole, CEO de Lecko, ont répondu lors de notre webinaire du 21 septembre. Voici un résumé de leurs interventions.
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Qu’est-ce qui génère de l’infobésité au travail ?
Pour pouvoir éviter l’infobésité, il faut d’abord savoir identifier ce qui génère de la surcharge informationnelle au travail ! Pour Philippe Pinault et Arnaud Rayrole, 5 éléments clés entrent en jeu :
- La multiplication des outils collaboratifs, amplifiée par la crise Covid. Entre 2019 et 2021, leur utilisation a augmenté de 44 %, estime une étude de Gartner. Résultat : les collaborateurs doivent aujourd’hui jongler entre une multitude d’outils (en moyenne, 10 applications 25 fois par jour !¹), qui génèrent chacun une multitude d’informations et de notifications.
- La mauvaise utilisation de ces outils, liée par exemple à :
- un manque de formation et d’accompagnement des équipes,
- une mauvaise gestion des notifications,
- un trop grand nombre de réunions ou des réunions trop longues (selon une étude de Lecko, 58 % des collaborateurs estiment que plus de la moitié de leurs réunions pourraient être réduites ou évitées),
- ou encore à un manque d’exemplarité du management.
- Le syndrôme FOMO (fear of missing out) : par peur de manquer une information importante, les collaborateurs prennent l’habitude de regarder constamment les informations qu’ils reçoivent. Dès qu’une notification apparaît, ils ne peuvent s’empêcher de cliquer dessus, ce qui leur génère une charge mentale constante au quotidien.
- L’effet rebond : plus nos outils numériques s’améliorent, plus nous avons tendance à les utiliser fréquemment, ce qui vient amoindrir leurs bénéfices. Par exemple, le développement de la visioconférence et des agendas partagés a contribué à augmenter le nombre de réunions auxquelles nous participons. Ce qui a produit l’inverse de l’effet escompté, qui était – à la base – de nous faire gagner du temps.
- La lente dérive : en complément de cet effet rebond, on observe également que les sources d’infobésité se sont développées progressivement. À l’image de la grenouille que l’on met à chauffer dans l’eau, nous n’avons pas senti le danger venir. Ce qui explique la forte surcharge informationnelle à laquelle nous sommes confrontés aujourd’hui.
Lire aussi : [Étude OICN] Infobésité : quel est l’impact de nos pratiques collaboratives ?
Quelles sont les conséquences pour l’entreprise ?
L’infobésité amène également des conséquences pour les collaborateurs et l’entreprise. Parmi lesquelles :
- Une perte de temps et de productivité, liée notamment :
- aux notifications constantes que nous recevons sur chaque outil,
- à notre tendance à vouloir traiter plusieurs informations à la fois (être multitâche nous ferait perdre jusqu’à 40 % de notre temps de travail !) ,
- au temps passé sur la gestion des emails (environ 28 % de notre temps de travail),
- au phénomène de réunionite.
- Une fatigue cognitive entraînée par une sur-sollicitation de notre cerveau et des plages de récupération réduites. Cette fatigue peut alors entraîner une baisse de la performance, des troubles de la santé, voire un burn out.
- Un impact environnemental : en moyenne, nos usages numériques augmenteraient nos émissions de CO2 de 30 %² !
7 bonnes pratiques pour limiter l’infobésité
Certaines entreprises tentent d’endiguer l’infobésité en lançant des actions ciblées. Cependant, un tiers des participants au webinaire rapportent que leur mise en place est souvent compliquée. Alors, comment faire pour mettre fin à l’infobésité ? Voici les bonnes pratiques partagées par notre PDG Philippe Pinault.
1. Rationaliser nos applications
“Pour limiter l’infobésité, il est d’abord important de rationaliser le nombre d’outils que nous utilisons au quotidien. Cela passe notamment par la mise en place d’une digital workplace – comme Talkspirit – qui va permettre de centraliser vos informations et documents”, explique Philippe Pinault.
100 % française, la plateforme Talkspirit intègre de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la communication et la collaboration des équipes, en mode synchrone et asynchrone. Vous y trouverez notamment : du tchat, de la visioconférence, un portail d’accueil, un fil d’actualités, un espace de stockage, un module projets, une suite bureautique, un agenda partagé, et bien plus encore !
2. Mettre en place une gouvernance de l’information
La deuxième bonne pratique est de mettre en place une gouvernance de l’information, c’est-à-dire de clarifier :
- le rôle de vos différents outils,
- à quels enjeux ils viennent répondre,
- comment vous devez les utiliser,
- et comment les nouveaux outils déployés peuvent compléter ou remplacer les outils existants.
Pour définir cette gouvernance sur votre digital workplace, nous vous recommandons de réfléchir aux groupes que vous souhaitez créer sur votre digital workplace, mais aussi d’expliciter à quoi ils vont servir, et par qui ils vont être animés.
3. Mieux organiser l’information
Une fois vos différents groupes créés, il vous faut ensuite expliciter comment l’information doit être partagée et classifiée dans ces groupes, et qui doit y avoir accès.
Sur Talkspirit, vous pouvez par exemple classer vos publications grâce à des étiquettes, organiser vos documents dans les répertoires de votre drive partagé, et capitaliser vos connaissances dans la bibliothèque de contenus. Grâce à une simple recherche de mots clés, vous pouvez ainsi retrouver n’importe quelle information en toute simplicité.
4. Respecter le droit à la déconnexion
Le respect du droit à la déconnexion (c’est-à-dire, le droit du salarié à se déconnecter de ses outils de travail en dehors de son temps de travail) est également essentiel pour limiter l’infobésité au travail.
Pour le faire respecter, nous vous conseillons d’instaurer des règles de communication sur votre digital workplace. Cela permettra notamment de clarifier sur quels créneaux il est possible d’envoyer des messages et de faire des réunions, et à quels moments il est mieux de s’abstenir.
Enfin, demandez à vos équipes de paramétrer leurs notifications sur leurs outils de travail. Sur Talkspirit, il est par exemple possible d’ajouter des plages de déconnexion pour stopper les notifications sur certains créneaux horaires. Par ailleurs, vous avez la possibilité d’activer le mode “ne pas déranger” pour désactiver toutes vos notifications, et ainsi pouvoir mieux vous concentrer sur votre travail.
5. Améliorer l’usage des emails
Nous l’avons vu : la quantité d’emails que nous recevons au quotidien est parfois difficile à gérer, et peut être source d’infobésité. Pour lutter contre ce phénomène, il faut donc développer de meilleurs usages de l’email. Cela suppose notamment de :
- remplacer les emails internes par des alternatives plus adaptées (messages de tchat, publications, visioconférences, etc.), pour que l’email reste uniquement un outil de communication externe,
- limiter le nombre de destinataires, de personnes en copie et de pièces jointes,
- faire preuve de clarté et de concision (adieu les emails qui mettent 1h à lire !).
Lire aussi : Comment l’Agence Bergamote a réduit ses emails de 95% et boosté sa productivité avec Talkspirit
6. Améliorer la pratique des réunions
Les réunions, elles aussi, peuvent générer de la surcharge informationnelle, notamment lorsqu’on les enchaîne à répétition ! L’objectif va donc être, comme pour les emails, de partager plusieurs bonnes pratiques pour améliorer l’efficacité des réunions, par exemple :
- Limiter le nombre de participants.
- Privilégier au maximum les échanges asynchrones lorsque c’est possible.
- Définir en avance un ordre du jour, pour clarifier les points à aborder, et ce qui est attendu de chaque participant.
- Partager le compte-rendu de chaque réunion dans une publication, pour que les absents puissent en prendre connaissance.
7. Éduquer et former
Enfin, le plus important est de sensibiliser les collaborateurs aux enjeux de l’infobésité, et de leur expliquer comment optimiser leurs flux d’information sur votre digital workplace. Cela peut notamment être abordé lors des sessions de formation à l’outil, mais aussi via le partage de bonnes pratiques. Pour simplifier cette étape, vous pouvez notamment vous appuyer sur des ambassadeurs !
Votre digital workplace peut également vous servir de support de formation. Sur Talkspirit, vous pouvez par exemple créer des groupes d’entraide pour échanger sur ces sujets, mais aussi utiliser le drive et de la bibliothèque pour centraliser vos ressources de formation.
Comment accompagner le changement grâce aux données ?
La data, un levier clé de transformation
Pour conduire le changement, vous pouvez également vous appuyer sur des données concrètes ! C’est la conviction d’Arnaud Rayrole, CEO de Lecko, pour qui la data joue un rôle clé dans la transformation interne des organisations.
Ces données vont notamment permettre de :
- Rendre visible les efforts des collaborateurs qui font leur possible pour limiter l’infobésité.
- Apporter de la reconnaissance et récompenser les collaborateurs qui jouent le jeu, par exemple via la gamification.
- Mobiliser les équipes et les aligner sur la nécessité d’apporter un changement.
- Mettre en place une démarche d’amélioration continue, par exemple via la définition et le suivi d’OKRs (Objective and Key Results). Pour limiter l’infobésité, on peut alors fixer des résultats clés à atteindre (par exemple, réduire le volume d’emails ou le nombre de réunions).
- Augmenter l’impact des équipes d’accompagnement et des managers.
Un reporting facilité avec l’application Greet
Pour pouvoir mesurer ces données, Lecko a développé l’application Greet. Son objectif ? Mobiliser les collaborateurs afin de développer des pratiques numériques qui soient tenables dans la durée. C’est-à-dire des pratiques plus sobres d’un point de vue environnemental, plus respectueuses du bien-être des équipes, mais aussi plus efficaces.
Sur Greet, il est possible de mesurer :
- l’infobésité liée aux réunions et aux emails,
- l’empreinte carbone générée par nos usages numériques,
- et l’impact des actions de sensibilisation.
Chaque collaborateur peut ainsi agir à son échelle et contribuer à l’action collective !
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Pour conclure
Vous l’avez compris : pour limiter l’infobésité, il est nécessaire d’impliquer l’ensemble de l’entreprise dans la démarche. Cela peut se faire grâce à la mise en place d’une digital workplace, grâce à un travail d’accompagnement et de sensibilisation, mais aussi grâce à l’utilisation de la donnée. Enfin, n’oubliez pas que le changement est un processus continu, et peut parfois prendre du temps. Soyez donc patients, et n’hésitez pas à faire évoluer votre stratégie en fonction des données qualitatives et quantitatives que vous récoltez.
Vous souhaitez explorer plus en détail les bonnes pratiques pour réduire l’infobésité et conduire le changement ? Consultez le replay de notre webinaire 👇
¹ Étude “L’anatomie du travail” d’Asana (2021)
² État de l’art de la transformation interne des organisations, Lecko (2023)
