Les 7 grands enjeux de la communication interne

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Une mauvaise communication interne peut coûter cher ! Pour preuve : selon une enquête de Mitel, les entreprises françaises perdent chaque année plus de 9 000 € par salarié à cause d’une collaboration et d’une communication interne inefficaces.  La meilleure façon d’y remédier ? Optimiser votre communication interne, en commençant par prioriser vos plus grands enjeux. 

Quels sont les principaux enjeux de la communication interne à l’ère du travail hybride ? Et quelles actions et outils mettre en place pour y répondre ? On vous explique tout dans cet article 👇

1. Fluidifier le partage et l’accès à l’information 

L’information est le nerf de la guerre en entreprise. Faciliter l’accès, la circulation et le partage de l’information – ‘froide’ comme ‘chaude’ – est donc l’un des enjeux clés de la communication interne. Un enjeu d’autant plus important pour les organisations ayant adopté un mode de travail hybride, à mi-chemin entre le présentiel et le distanciel. Car qui dit communication interne inadaptée, dit aussi création de silos, perte de lien, de temps et de productivité au sein des équipes hybrides. 

En effet, selon une étude de Panopto, la difficulté à obtenir les bonnes informations au bon moment ferait perdre environ 13 heures de travail par semaine à chaque collaborateur (dont 5 heures pour entrer en contact avec les collègues disposant des connaissances nécessaires, et 8 heures à chercher des solutions par soi-même).

Pour éviter ce phénomène, il est donc primordial que la communication interne adopte plusieurs bonnes pratiques pour faciliter l’accès et le partage d’information en interne, par exemple :

• Partager l’information sur un seul canal (par exemple, une plateforme collaborative tout-en-un) qui soit accessible à l’ensemble des salariés, afin de gagner du temps et d’éviter la dispersion de l’information 
• Communiquer de manière régulière et en utilisant différents formats pour garder les salariés engagés (par exemple : des vidéos, des posts agrémentés d’images et de GIF, des webinaires, des réunions en visioconférence, etc.)
• Créer des groupes dédiés au partage de savoirs sur votre réseau social d’entreprise (par exemple, des groupe pour partager des articles de veille de votre secteur, des retours d’expériences du terrain, ou des expertises métiers spécifiques)

2. Engager et motiver les collaborateurs 

Améliorer l’engagement et la motivation des collaborateurs fait également partie des principaux enjeux de la communication interne. Et pour cause : les entreprises avec les salariés les plus engagés seraient en moyenne 17 % plus performantes et 21 % plus rentables que celles avec des salariés désengagés.¹

Cependant, seuls 6 % des salariés français seraient réellement engagés au travail (contre 17 % en Norvège, par exemple).¹ Pour y remédier, il est donc important de mener des actions ciblées, et ce de manière proactive. 

Voici quelques pistes pour améliorer l’engagement collaborateur :

• Donnez plus de visibilité aux actions des uns et des autres en mettant en avant leurs réussites sur votre réseau social interne (par exemple, via une publication dédiée, des photos et/ou une interview vidéo)
• Gamifiez votre communication interne, par exemple en proposant des quiz, des challenges ou des mini-jeux qui permettront de favoriser la participation des salariés
• Impliquez les collaborateurs dans la communication interne en leur proposant de créer des contenus sur la vie de l’entreprise (par exemple, une vidéo présentant leurs missions) et/ou de suggérer de nouvelles idées pour améliorer leur qualité de vie au travail

Lire aussi : Communication interne : 7 astuces pour développer l’engagement collaborateur

3. Favoriser la remontée de feedbacks

Favoriser la remontée de feedbacks est un autre enjeu clé pour la communication interne. En effet, ces feedbacks vont lui permettre d’obtenir des informations précieuses, qu’elle n’aurait pas pu avoir avec une communication top-down. Elle pourra par exemple détecter :

• les problèmes rencontrés par les collaborateurs sur le terrain,
• les conflits pouvant survenir au sein des équipes projets, ou entre managers et managés,
• les demandes et suggestions d’améliorations formulées par les clients,
• les incompréhensions liées à certaines communications,
• etc.

Lire aussi : Communication interne : pourquoi encourager le feedback ?

Autant d’informations essentielles qui vous permettront de rester à l’écoute des besoins des collaborateurs, et d’ajuster en continu votre stratégie de communication interne.

Afin de cultiver cette culture du feedback, nous vous conseillons de :

• Sensibiliser les collaborateurs et les managers à l’importance du feedback
• Leur proposer une formation pour apprendre à formuler leur feedback au bon moment et de la meilleure manière possible
• Reconnaître le travail accompli par les équipes et les remercier dans une publication dédiée, ou bien en direct pendant vos réunions d’entreprise
• Proposer régulièrement des sondages aux collaborateurs pour recueillir leur feedback sur les initiatives mises en place par l’entreprise, et prendre le temps d’échanger en 1-1 lorsque le besoin se fait ressentir
• Créer un groupe “Idées et suggestions d’améliorations” sur votre réseau social interne, auquel chaque collaborateur peut contribuer

Lire aussi : [Webinaire] Pourquoi et comment instaurer une culture du feedback ?

4. Encourager les échanges transverses 

Outre la communication ascendante, il est également essentiel d’encourager la communication transversale, pour que les collaborateurs travaillant dans différents services et/ou bureaux puissent échanger facilement entre eux, et ce quel que soit leur niveau hiérarchique. Cette transversalité va permettre à la fois de :

• stimuler l’intelligence collective,
• décloisonner l’organisation,
• fédérer les différentes équipes,
• libérer la parole,
• et booster l’innovation. 

Favoriser ces échanges transverses est souvent un défi pour la communication interne, en particulier lorsque l’organisation est répartie sur plusieurs sites. 

Lire aussi : [Ebook] Les 7 défis de la communication interne en contexte multi-sites

Voici donc quelques initiatives pour vous aider à booster la communication transversale :

• Créer des processus explicitant quels types d’informations doivent être partagées avec qui, et la manière dont elles doivent être partagées
• Organiser des réunions inter-équipes afin d’apporter plus de transparence sur les projets de chaque service, et d’identifier des opportunités de collaboration
• Mettre en place un programme de mentorat afin d’encourager l’échange de savoirs et de bonnes pratiques entre les différents départements
• Déployer une plateforme collaborative (comme Talkspirit !) permettant aux collaborateurs de discuter avec n’importe qui dans l’entreprise

5. Impliquer les managers

Les managers jouent un rôle clé dans la communication interne, car ce sont eux qui sont chargés de :

• relayer les messages de la direction auprès de leur équipe,
• définir les rôles et responsabilités de chacun des membres de leur équipe,
• donner régulièrement du feedback aux collaborateurs sur leur travail,
• motiver et engager leurs collaborateurs.

Tout comme la communication interne, le manager a donc un vrai rôle de communicant au sein de l’entreprise. Cependant, il n’a pas toujours le temps (ou le réflexe) de communiquer régulièrement, aussi bien au sein de son équipe qu’auprès du reste de leur équipe. C’est pourquoi il est important de mettre en place des initiatives pour impliquer davantage les managers dans la communication interne. 

Vous pouvez notamment :

• Organiser une formation pour aider les managers à développer leurs compétences en communication interne
• Leur donner régulièrement des bonnes pratiques et des idées d’actions concrètes à mettre en place (par exemple, en faisant une publication hebdomadaire dédiée aux managers sur votre réseau social d’entreprise)
• Créer un guide pratique de la communication managériale (en y incluant par exemple des templates de posts pour intégrer un nouveau collaborateur, organiser un événement de team building, valoriser les projets de son équipe auprès d’autres départements, etc.)

Lire aussi : Travail hybride : les bonnes pratiques de management

6. Faire preuve d’inclusion 

De par leurs modes de travail, certains collaborateurs sont parfois exclus de la communication interne. C’est notamment le cas des frontline workers (aussi appelés cols bleus) : ces collaborateurs du terrain qui n’ont pas d’adresse mail professionnelle, et qui par conséquent ne reçoivent pas les communications mail faites par l’entreprise. Résultat : ils sont parfois complètement déconnectés de ce qui se passe dans l’entreprise.

Lire aussi : Connecter des collaborateurs sans adresse e-mail : défi relevé par Lyon Parc Auto

Les télétravailleurs, eux aussi, peuvent être concernés par ce manque d’information, notamment lorsqu’ils ne sont qu’une minorité dans l’entreprise. Car si de nombreuses entreprises formalisent leurs communications officielles à l’écrit, les échanges informels se font principalement à l’oral – et notamment en présentiel. Ce qui peut, à la longue, pénaliser les télétravailleurs qui ne sont pas inclus dans ces échanges.

Il est donc important que l’entreprise fasse l’effort d’inclure l’ensemble des collaborateurs dans la communication interne, et ce quels que soient leurs modes de travail. Remplacer vos emails internes par un réseau social d’entreprise (RSE) est un bon moyen d’y arriver. Car contrairement aux emails, le RSE va vous permettre de diffuser vos messages en temps réel à tous vos collaborateurs. Le tout de manière dynamique !

Talkspirit dispose par exemple d’un accès sans email, qui vous permet d’inviter l’ensemble de vos frontline workers sur votre plateforme. N’hésitez pas à tester la solution pour vous faire une idée de ce qu’elle peut vous apporter en termes de communication interne.

7. Entretenir la cohésion d’entreprise 

Entretenir la cohésion d’entreprise est indispensable pour la communication interne, car elle va avoir un impact direct sur l’engagement, le sentiment d’appartenance, le bien-être au travail et, in fine, la fidélisation des salariés. Pour preuve : selon une enquête Opinionway pour Monster, plus de 40 % des salariés français envisageraient de quitter leur emploi à cause d’une mauvaise ambiance au travail. 

Créer davantage de cohésion peut également permettre de limiter l’isolement des salariés, qui tend à s’accroître en télétravail. En effet, selon l’étude Paris Workplace, près de 60 % des salariés franciliens disent se sentir parfois isolés au travail. D’où la nécessité de mettre en place des initiatives pour fédérer l’ensemble des équipes !

Voici quelques idées pour vous inspirer :

• Organisez des temps forts en présentiel et en visioconférence (par exemple, des séminaires, des webinaires, des afterworks, des ateliers sportifs, etc.) et communiquez régulièrement dessus
• Encouragez les managers à faire des activités de team building au sein de leur équipe
• Mettez en avant votre culture d’entreprise et vos actualités sur votre réseau social interne (par exemple, en ajoutant un encart dédié sur votre page d’accueil)
• Créez des communautés dédiées aux échanges informels sur votre RSE, et encouragez les collaborateurs à créer leurs propres groupes (par exemple, pour discuter de sorties culturelles, de cinéma, de sport, etc.)

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Vous connaissez désormais les principaux enjeux de la communication interne, ainsi que les actions et les outils à mettre en place pour y répondre. Une chose est sûre : le réseau social d’entreprise sera votre meilleur allié pour améliorer votre communication interne, et faire en sorte que chacun ait accès à la bonne information au bon moment. 

🤔 Mais, en pratique, cela donne quoi ? Découvrez dans ce guide pratique comment 10 de nos clients utilisent Talkspirit pour dynamiser leur communication interne :

¹ Etude Gallup “State of the Global Workplace” (2021)