Fluidifier la communication interne et le partage d’informations peut être un vrai défi dans une entreprise multi-sites. Pour répondre à ce besoin, MUTA décide d’abandonner son intranet en 2016 pour se tourner vers un réseau social d’entreprise moderne : Talkspirit.
La Mutualité de la Réunion – aussi appelée MUTA – est une union de mutuelles, affiliée à la Mutualité Française. Créée il y a 40 ans, l’entreprise est spécialisée dans les solutions d’assurance santé et d’assurance décès. En plus de cette activité principale, MUTA compte également plusieurs magasins d’opticiens et d’audition, des salles de sport, un Musée du Diabète, ainsi qu’une Université Solidaire pour les seniors.
Chiffres clés :
- 20 sites sur l’île de la Réunion
- 440 utilisateurs sur Talkspirit, dont 360 collaborateurs de MUTA et plus de 80 ambassadeurs
- 82 % d’utilisateurs actifs par mois
Dans cet entretien, Alexandre Elma, Directeur informatique de MUTA, revient sur son besoin initial et la mise en place de Talkspirit, l’usage qu’en font les collaborateurs et les principaux bénéfices qu’ils en tirent aujourd’hui.
Besoin de plus de communication et d’interactions
“Avant Talkspirit, nous utilisions l’intranet Microsoft Sharepoint, qui présentait plusieurs limites : plus axé sur l’arborescence de fichiers et moins sur la communication, Sharepoint n’offrait pas de fonctionnalités sociales comme le fil d’actualités, les publications ou les sondages. Et puis l’interface n’était pas très agréable… Résultat : les collaborateurs n’y allaient pas”, raconte Alexandre Elma.
Autre problématique : le mobile. En effet, Sharepoint n’était accessible que sur PC et ne permettait pas de communiquer en mobilité ; pourtant une nécessité pour MUTA.
“Nous avions besoin d’une solution pour mieux communiquer en interne et dynamiser les échanges entre les collaborateurs. L’objectif était aussi d’encourager une communication plus informelle, qui n’existait pas sur l’intranet.
C’est pourquoi nous avons orienté notre recherche vers un réseau social d’entreprise.”
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Talkspirit pour la simplicité de déploiement et l’ergonomie
« Étant donné que nous avions peu de temps à consacrer au déploiement, nous avons cherché un réseau social d’entreprise clé en main, qui puisse être mis en place rapidement.”
Bien sûr, ce n’était pas le seul critère. MUTA avait aussi besoin d’une plateforme ergonomique, dotée d’une version mobile.
“Talkspirit répondait parfaitement à tous ces besoins.”
C’est donc sans hésitation que MUTA a adopté la plateforme fin 2016, et remplacé son ancien intranet.
Une adoption à vitesse grand V
“Lorsque nous adoptons un nouvel outil, nous le testons toujours en interne sur un petit groupe de collaborateurs de la direction. Au début, nous avons commencé sur Talkspirit avec 10 utilisateurs.
On a construit plusieurs groupes, et puis on s’est rapidement rendu compte que la plateforme convenait à tout le monde. Après une ou deux semaines, nous avons directement déployé Talkspirit dans l’ensemble de la structure.
Une communication a été faite en interne, mais aucune formation n’a été nécessaire.
L’outil étant très simple d’utilisation, les utilisateurs ont tout de suite accroché, et l’ont adopté rapidement sans difficulté”, explique le Directeur informatique.
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Une plateforme qui fait vivre la culture d’entreprise
“Nous utilisons principalement Talkspirit pour informer les collaborateurs des actualités de l’entreprise, notamment des événements et des projets importants qui ont lieu dans les différents services. Lorsqu’un chantier est terminé, par exemple l’ouverture d’une nouvelle agence, nous communiquons l’information sur Talkspirit.
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Le service Communication anime aussi beaucoup la plateforme : ils lancent des sondages, par exemple pour faire voter les collaborateurs sur le logo d’une nouvelle marque. Et puis il y a aussi régulièrement des jeux concours, avec des prix à gagner. Par exemple, on fait en ce moment des pronostics sur l’Euro 2021 de football.”
Un outil de partage d’informations
“Plusieurs types de groupes ont été créés sur Talkspirit, notamment :
- un groupe général, qui rassemble l’ensemble des collaborateurs,
- des groupes par service,
- des groupes projets,
- et des groupes par centre d’intérêt.
Ces groupes sont très utilisés pour partager des informations et échanger entre les différents services”, via le tchat ou les publications. “Nous y partageons par exemple les compte-rendus de réunions portant sur des projets transversaux, mais aussi les statistiques propres à chaque service.
De mon côté, j’utilise par exemple Talkspirit pour partager et suivre les KPIs du service informatique avec mon équipe”, explique Alexandre Elma.
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“Pendant la crise Covid, les Ressources Humaines ont aussi utilisé la plateforme pour diffuser des informations sur la pandémie, notamment sur les nouveaux modes de travail à adopter pendant cette période.”
La facilité d’utilisation, un vrai plus de Talkspirit
“Le gros avantage de Talkspirit, c’est que sa prise en main est vraiment simple et rapide. Vu que c’est très intuitif, les collaborateurs n’ont pas de formation à faire, ce qui nous facilite la vie.
Parfois, si je vois que certains n’utilisent pas bien certaines fonctionnalités, je leur montre quelques bonnes pratiques rapidement. Mais globalement, la grande majorité n’ont aucun problème à utiliser l’outil.
Je n’ai eu que des retours positifs des utilisateurs.”
Des échanges plus fluides
“Lorsque nous utilisions les e-mails en interne, la communication était souvent unidirectionnelle.” Pour une raison simple : l’e-mail n’est pas idéal pour interagir, car il peut facilement être perdu ou oublié par son destinataire. “Et puis paradoxalement : dès qu’il y en a trop, on ne les voit plus”, ajoute Alexandre Elma.
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“Depuis que nous utilisons Talkspirit, les échanges et le partage d’informations sont beaucoup plus fluides.” Grâce au format plus “informel” du réseau social d’entreprise, les collaborateurs interagissent davantage entre eux, et avec la Direction.
“Auparavant, ils n’osaient pas prendre la parole et partager leur avis, car cela supposait d’envoyer un e-mail. Mais maintenant qu’ils peuvent le faire de manière plus informelle sur le tchat ou les publications, ils n’ont plus de problèmes pour communiquer.”
L’oeil de Talkspirit sur MUTA
Cinq ans après son déploiement, Talkspirit répond toujours parfaitement aux enjeux de communication interne de MUTA. Un sentiment largement partagé par le Directeur informatique.
“Nous ne sommes pas près d’abandonner la plateforme. Car en cinq ans, nous n’avons jamais été déçus de Talkspirit”, affirme-t-il.
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Véritable hub d’échanges, Talkspirit rassemble tout ce dont les collaborateurs ont besoin pour communiquer, garder le lien avec leurs collègues et rester au courant des actualités importantes. C’est un espace privilégié pour mettre en avant les projets accomplis par les équipes, et aussi fédérer les collaborateurs des différents bureaux.
Autre avantage, et pas des moindres : le réseau social d’entreprise a permis de donner une voix aux employés, qui auparavant s’exprimaient assez peu. Désormais, ces derniers n’hésitent pas à partager leurs idées et bonnes pratiques.
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Crédit photo : ©L’Alsace / Thierry Gachon
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Auteure : Emmanuelle Abensur
