Comment déployer un outil de  communication interne ?

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Selon une étude de Lecko, 60 % des collaborateurs utilisent encore le mail comme outil principal de communication. Une solution qui est loin d’être optimale pour faciliter le partage et l’accès à l’information, et fédérer l’ensemble de vos collaborateurs.

Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de communication interne bien plus modernes et efficaces que les emails. C’est notamment le cas du réseau social d’entreprise, une version quelque peu améliorée de l’intranet classique.

Mais alors, comment déployer un outil de communication interne avec succès ? Quelles initiatives mettre en place pour convaincre vos futurs utilisateurs de l’utiliser ? Et quelles parties prenantes faut-il impliquer dès le lancement du projet ?

Nous vous révélons 6 bonnes pratiques pour réussir le déploiement de votre outil.

1. Analyser vos besoins

Avant de déployer votre outil de communication interne, commencez par réfléchir à ce dont vous avez besoin. Par exemple, cherchez-vous plutôt un intranet, un réseau social d’entreprise, ou une plateforme collaborative ? 

Prenez aussi le temps de clarifier l’usage que vous souhaitez en faire, et les objectifs que vous comptez vous donner. En fonction de vos enjeux, vous pourrez notamment avoir besoin d’un outil pour :

• favoriser les échanges entre salariés,
• créer du lien,
• partager des informations en temps réel,
• stocker vos documents “froids”,
• mettre en avant les collaborateurs,
• communiquer sur vos actualités et événements,
• diffuser les valeurs de votre entreprise,
• etc.

Bien sûr, il ne s’agit pas de réfléchir dans votre coin. Afin de ne pas faire fausse route, nous vous conseillons de sonder vos collaborateurs et vos managers sur les problématiques de communication qu’ils rencontrent au quotidien. Sont-ils satisfaits de leurs outils actuels ? Si non, de quoi auraient-ils besoin pour mieux communiquer et collaborer avec leurs collègues ? 

Vous aurez ainsi toutes les billes nécessaires pour choisir un outil de communication interne correspondant aux attentes de chacun.

Pour aller plus loin : Téléchargez notre fiche méthodologique “8 étapes clés pour choisir son outil de communication interne” 👇

2. Comparer les outils et impliquer la Direction

Une fois vos besoins clarifiés, il est désormais temps de comparer les différents outils existants sur le marché, en regardant notamment :

• les fonctionnalités proposées et à venir,
• les tarifs,
• la facilité d’utilisation et de déploiement,
• les intégrations avec vos outils actuels,
• l’endroit où sont hébergées les données (attention à bien choisir un outil hébergé dans l’Union Européenne si vous souhaitez garder vos données confidentielles),
• les avis des clients de l’éditeur.

Véritable outil tout-en-un (et français !), Talkspirit intègre toutes les fonctions dont vous avez besoin pour fluidifier votre communication interne (portail d’accueil, fil d’actualités, publications, commentaires, tchat, webinaires, visioconférence, etc.). Si ce type de plateforme vous intéresse, n’hésitez pas à contacter notre équipe.

Bien sûr, il existe une multitude d’autres outils sur le marché. Pour les découvrir, nous vous invitons à consulter notre top 14 des meilleurs logiciels de communication interne. 

Lors de votre benchmark, pensez bien à impliquer l’ensemble des parties prenantes du projet, notamment la Direction, les Ressources Humaines, la Communication Interne, la DSI, et les responsables métiers concernés. En effet, plus la Direction sera impliquée dans le projet, plus vous aurez de chance de convaincre vos futurs utilisateurs d’adopter l’outil en question. 

Lire aussi : 10 raisons pour lesquelles votre réseau social d’entreprise ne décolle pas

Vous rencontrez des difficultés à convaincre certaines personnes ? Lisez notre article sur les “5 bonnes raisons de lancer un projet de communication interne” pour trouver les arguments clés à mettre en avant.

3. Préparer le lancement

C’est bon ! Toutes vos parties prenantes sont convaincues de l’intérêt du projet, votre benchmark est terminé, et vous avez trouvé un logiciel adapté à vos besoins.

Mais le travail ne s’arrête pas là. Bien au contraire ! Il vous faut désormais déployer votre outil de communication interne, en commençant par préparer son lancement. Voici quelques étapes à ne pas rater :

• Créez un plan de communication pour annoncer le lancement de l’outil et inviter les collaborateurs à s’y connecter. Vous pourrez notamment y inclure :
  • les canaux de communication que vous allez utiliser (emails, intranet, réseau social d’entreprise, journal interne, affichage dynamique, etc.),
  • les formats de contenus que vous souhaitez privilégier (vidéo, message écrit, webinaire, événement en présentiel, jeu concours, etc.),
  • les grandes dates auxquelles vous allez communiquer,
  • les objectifs que vous souhaitez vous donner en termes de déploiement (par exemple, faire en sorte que 80 % des collaborateurs se connectent en moins d’un mois).

• Identifiez des ambassadeurs qui pourront communiquer sur l’outil auprès de leur équipe, et leur montrer comment l’utiliser

• Créez vos premiers groupes et ajoutez du contenu sur l’outil pour accueillir vos premiers utilisateurs comme il se doit

• Désignez des animateurs chargés d’animer les différents groupes et d’encourager les échanges sur l’outil (il peut s’agir de membres de votre équipe, ou bien de collaborateurs volontaires) 
• Définissez des règles d’utilisation explicitant :
  • comment utiliser les différents groupes,
  • qui peut publier du contenu, à quel moment, et de quelle manière,
  • comment garantir le droit à la déconnexion de chacun,
  • quelle est la place de l’outil parmi ceux déjà existants.

Lire aussi : 3 actions clés pour réussir le lancement de Talkspirit

4. Former les collaborateurs et les managers

Si vous souhaitez déployer votre outil de communication interne avec succès, il est également indispensable de former les collaborateurs et les managers. Quel que soit le logiciel que vous allez mettre en place, pensez bien à leur montrer :

• à quoi sert l’outil, 
• les bénéfices qu’il va leur apporter au quotidien,
• comment utiliser ses différentes fonctionnalités,
• et les règles d’utilisation à respecter (si vous en avez).

Si possible, essayez de personnaliser cette formation en mettant en avant des exemples d’utilisations possibles correspondant aux différents métiers de votre entreprise, pour que vos utilisateurs puissent se projeter davantage. 

Pour aller plus loin, vous pouvez aussi organiser des formations pour clarifier les rôles de chacun sur la plateforme (administrateur, gestionnaire de groupe, manager, ambassadeur, ou simple utilisateur), ainsi que les fonctionnalités associées à chacun de ces rôles.

Enfin, il vous faudra porter une attention particulière à la formation des managers. De par leur fonction, il est essentiel que ces derniers montrent l’exemple auprès de leur équipe. N’hésitez donc pas à prévoir des sessions dédiées pour les aider à prendre l’outil en main, et leur montrer les types de messages qu’ils peuvent diffuser dessus.

Lire aussi : Comment faciliter l’adoption de vos nouveaux outils collaboratifs ?

5. Accompagner le changement

Vous vous en doutez : la formation initiale ne suffit pas toujours à faire adopter un nouvel outil de communication interne par vos équipes. En effet, il peut parfois exister des freins chez certains collaborateurs ou managers habitués à d’autres outils ou processus de travail. Et les lever ne sera pas toujours simple. Si vous rencontrez cette problématique, sachez donc faire preuve de patience et de pédagogie. Car le changement, cela prend du temps ! 

Lire aussi : [Conduite du changement] Comment lever les objections ?

Plusieurs initiatives peuvent vous permettre d’accompagner cette évolution des modes de travail en douceur. Vous pouvez par exemple :

• Mettre en place des ateliers d’accompagnement mensuels dédiés aux utilisateurs ayant du mal à utiliser l’outil et/ou ne voulant pas changer leurs pratiques actuelles
• Demander aux ambassadeurs et/ou aux managers d’évangéliser ces utilisateurs en leur montrant comment ils utilisent l’outil au quotidien, et les avantages qu’ils en retirent    
• Organiser des événements et des activités ludiques sur la plateforme pour convaincre un maximum d’utilisateurs de l’utiliser
• Diffuser vos informations importantes uniquement sur cet outil, et demander à chacun de s’y connecter pour y accéder. Vos collaborateurs n’auront ainsi pas d’autre choix que de l’utiliser.
• Vous faire accompagner par l’éditeur et/ou un prestataire externe 

6. Suivre des indicateurs clés

La meilleure manière de vérifier que votre plan d’actions porte ses fruits ? Suivre des indicateurs clés (aussi bien qualitatifs que quantitatifs) ! 

Voici quelques idées de KPIs à consulter régulièrement :

• le taux d’utilisateurs actifs hebdomadaires et mensuels sur votre outil,
• le taux d’engagement sur vos publications (si vous avez un outil de type réseau social d’entreprise, vous pouvez le mesurer via les likes et les commentaires),
• les taux d’impression sur vos publications (c’est-à-dire, le pourcentage d’utilisateurs ayant vu vos messages),
• le nombre de publications créées par les utilisateurs (plus vos utilisateurs créent eux-mêmes du contenu, plus ils sont engagés sur la plateforme),
• le taux de satisfaction des utilisateurs vis-à-vis de l’outil (mesurable via un sondage ou un questionnaire de satisfaction),
• les retours positifs et négatifs que vous recevez quotidiennement.

Ces propositions ne sont bien sûr pas exhaustives. N’hésitez donc pas à suivre d’autres indicateurs plus adaptés aux objectifs de votre entreprise.

Pour conclure

En bref, déployer un outil de communication interne suppose d’avoir bien défini ses besoins au préalable, d’impliquer la Direction, de préparer un plan de communication dédié, mais aussi de former et d’accompagner les collaborateurs et les managers en continu. En suivant ces bonnes pratiques, vous avez ainsi toutes les clés en main pour réussir le déploiement de votre plateforme.

Vous souhaitez découvrir plus de bonnes pratiques ? Téléchargez ce guide pratique pour découvrir les initiatives mis en place par 10 de nos clients pour améliorer leur communication interne :

Accéder au Guide Pratique

Dans notre guide pratique “10 initiatives de nos clients pour améliorer la communication interne”, vous découvrirez : des exemples d’entreprises qui utilisent Talkspirit pour optimiser leur communication interne, ainsi que des conseils et astuces pour mieux partager l’information et renforcer la cohésion au sein de votre entreprise.