Collaboratif dans le secteur Santé : un enjeu vital

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Depuis plusieurs années, le secteur de la Santé est en crise. Réductions budgétaires, lits supprimés, sous-effectif… Dans ce contexte tendu, les établissements de Santé doivent relever des défis matériels, mais avant tout HUMAINS colossaux. Pour cela, les modes (et les outils) de collaboration modernes peuvent jouer un rôle capital. Collaboratif et RSE dans la santé : tour d’horizon, dans un secteur en pleine mutation.

Des établissements de Santé sous pression, qui doivent relever des défis majeurs

Avec plus de 12,8 millions de patients hospitalisés en 2018, les 3 295 établissements de Santé* français n’ont jamais été autant sollicités ! Paradoxalement, des réductions budgétaires drastiques (8 milliards d’euros d’économies réalisées en 10 ans dans le secteur hospitalier) ont engendré de massives réductions d’effectifs, de lourdes suppressions de lits (100.000 lits supprimés en 20 ans) ainsi que le maintien d’outils de travail vieillissants. En a résulté une profonde désorganisation des services (notamment administratifs).

En quelques années, la situation et les conditions de travail des personnels de Santé se sont fortement dégradées (surcharge de travail, réduction des plages de repos, horaires décalés, agressions verbales voire physiques…). Et tous sont concernés : personnel soignant comme personnel administratif (qui compte pour 11%** des effectifs). Or quand un service prend froid, c’est l’hôpital tout entier qui tousse. 

C’est pourquoi aujourd’hui, les établissements de Santé doivent relever 3 défis majeurs :

• connecter les personnels : le premier défi est de créer du lien au sein des équipes et d’en renforcer la cohésion (à l’échelle d’un service ou d’un établissement entier)
• faciliter la circulation de l’information : fluidifier le partage et l’accès à l’information, pour mieux organiser le travail des services et assurer un suivi optimal des patients
• outiller la collaboration : moderniser les outils de collaboration est la clé pour garder un bon niveau de performance 

Pour répondre à ces défis, la “révolution digitale” a fait émerger des solutions innovantes et le réseau social d’entreprise est la meilleure d’entre elles. Il s’agit d’un réseau social interne sécurisé, propre à une entreprise ou à un établissement (de Santé par exemple) et réservé à ses collaborateurs, qui permet de les connecter entre eux, de fluidifier la circulation d’information et de faciliter le travail collaboratif, que les personnels soient sur le même site ou à distance.

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Défi #1 : Rapprocher les équipes et renforcer la cohésion

Les établissements de Santé réunissent des collaborateurs qui travaillent dans les bureaux, et d’autres sur le terrain. Ainsi, personnels administratifs, personnels soignants, paramédicaux, socio-éducatifs et services généraux (propreté, technique…) contribuent aux missions de l’établissement. De cultures métier différentes, tous ces collaborateurs ont besoin d’être rapprochés pour mieux fonctionner ensemble.

Or quand le contexte est difficile, chacun sait que les équipes qui survivent le mieux sont celles qui sont les plus soudées et dont la solidarité interne est la plus forte. C’est pourquoi elles ont besoin de bien se connaître, de discuter et de partager leurs idées pour à la fois pouvoir échanger sur les difficultés rencontrées et réfléchir ensemble à des solutions, au jour le jour. C’est de cette façon que se développe le sentiment d’appartenance, levier de motivation ultime en période délicate.

C’est là que le réseau social d’entreprise (RSE), aussi appelé “réseau social interne” va jouer un rôle déterminant pour :

• Rassembler les collaborateurs, d’où qu’ils soient, sans distinction entre le siège / les bureaux et le terrain (cols blancs vs. cols bleus). Avec un RSE, fédérez toutes les parties prenantes de votre organisation sur une seule et même plateforme. 
• Mieux valoriser les talents et les expertises, en s’appuyant sur les nombreuses fonctionnalités de community management (publications, page d’accueil personnalisée…). Le RSE permet d’animer votre communication interne, de véhiculer vos valeurs et de valoriser le talent / l’expertise de vos collaborateurs à travers le partage de réussites et d’initiatives fédératrices.
• Favoriser les échanges collaboratifs, en réunissant vos collaborateurs dans des groupes et des communautés thématiques afin d’encourager et fluidifier les échanges entre eux, au quotidien.

Certes on a parfois l’image des réseaux sociaux sur lesquels on trouve beaucoup de futilités et qui font perdre du temps. Mais derrière ces usages dévoyés, ils apportent une valeur-ajoutée incontournable avec leur capacité à : créer des liens de qualité, rapprocher les gens, tisser entre eux des relations de confiance, afin d’augmenter leur solidarité et leur cohésion. Il suffit de voir comment ces réseaux sociaux ‘grand public’ sont utilisés dans les contextes délicats (suite à une catastrophe naturelle ou à un attentat terroriste) pour se serrer les coudes, se témoigner des encouragements, s’entraider et échanger des conseils. Les réseaux sociaux d’entreprise ont ainsi repris le meilleur des réseaux sociaux ‘grand public’ tout en ajustant l’usage pour en faire un outil fédérateur, humain et créateur d’énergie collective. 

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Défi #2 : Fluidifier la circulation de l’information

Au sein des établissements de Santé, une grande quantité d’informations s’échange chaque jour, à l’oral ou à l’écrit. Mais dans un contexte où les soignants médicaux, paramédicaux et le personnel administratif sont débordés, certaines informations sont parfois oubliées ou perdues. Pouvoir transmettre facilement une information, faciliter son accès et rester informé est donc un triple enjeu de taille.

Pour y répondre, le réseau social d’entreprise va permettre de : 

• Centraliser et organiser l’information en remplaçant l’e-mail par des échanges sécurisés, centralisés et organisés dans des groupes/communautés, afin d’assurer le partage optimal de ces informations et documents parmi les collaborateurs qui en sont membres.
• Fluidifier la circulation de l’information (communication interne et communication en interne), pour développer la transversalité, et dé-siloter l’organisation. Et grâce aux fonctionnalités d’interaction, favoriser la prise de parole individuelle, le feedback (par exemple grâce aux sondages) et l’intelligence collective. 
• Simplifier l’accès à l’information en s’appuyant sur un moteur de recherche “intelligent”. Ainsi, vos équipes accèdent facilement aux documents et à toute l’information capitalisée ; idéal quand on doit gérer en permanence l’arrivée de nouvelles recrues ! Dans son fil d’actualités, chacun voit remonter les dernières informations partagées dans les groupes auxquels il appartient.
• Rendre votre communication interne plus efficace, en exploitant les fonctionnalités éditoriales de l’outil. Vous pouvez ainsi mieux mettre en valeur les informations que vous voulez relayer à tous, vous assurer qu’elles sont vues, et même relancer – en un clic – les personnes qui ne les ont pas encore vues. Avec un réseau social d’entreprise, remettez tous vos collaborateurs “sur la même page” !

Certains pourraient objecter que diffuser une information, partager des documents ou encore créer des groupes de discussion pourrait se faire par e-mail. Certes, mais là où le réseau social tire son épingle du jeu, c’est qu’il évite aux informations échangées d’être dispersées dans des boîtes e-mail personnelles. Au contraire, elle est concentrée en un seul endroit, accessible par tous et à tout moment. Finie la perte de temps à rechercher une pièce jointe parmi des milliers d’e-mails !

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Défi #3 : Faciliter le travail collaboratif, sur site ou à distance 

Dans les établissements de Santé, recruter aujourd’hui de bons profils est toujours difficile. L’attractivité des postes et des établissements est donc un élément-clé. Et pour cela, il est nécessaire de soigner l’expérience collaborateur, à savoir la satisfaction qu’ont les personnes de venir travailler dans votre entité. 

Là encore, le réseau social interne peut être déterminant. Car il va permettre à l’ensemble des équipes de :

• Mieux travailler ensemble (sur site ou à distance) : en effet le RSE permet d’organiser et d’outiller le travail à plusieurs, avec des fonctionnalités qui facilitent notamment la gestion de projets, le partage et la co-édition de documents, la veille collaborative et simplifient les échanges en direct. 
• Augmenter la performance des équipes ; car grâce au RSE vous allez pouvoir accélérer les délibérations et la prise de décision au quotidien en vous appuyant sur une information mieux partagée et sur des échanges collectifs en temps réel via le fil de discussion ou les réunions en visioconférence. Des fonctionnalités spécifiques permettent en outre d’automatiser la diffusion d’informations pour se synchroniser en continu.
• Gagner du temps, par exemple via un chatbot qui répond automatiquement et instantanément aux questions fréquentes de vos employés, pour vous permettre de vous consacrer à des tâches à plus forte valeur-ajoutée.
• Améliorer l’expérience collaborateur (on en parlait plus haut) avec une plateforme tout-en-un qui réduit le nombre d’outils numériques à utiliser et qui facilite la vie du collaborateur. Véritable digital workplace à la fois axée sur la performance et la convivialité, elle facilite notamment le télétravail et aide chacun à installer un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle. 

Avec un tel outil, l’organisation et l’exécution du travail – dans les bureaux comme sur le terrain – s’en trouve facilitée. Par exemple : du côté du personnel administratif pour se répartir les flux de dossiers à traiter et faire avancer les projets, et du côté du personnel de terrain pour échanger des informations en direct (via le chat intégré ou en visioconférence). 

A travers de nombreuses fonctionnalités et en investissant davantage sur l’humain, le RSE rend le travail et les interactions plus fluides, et plus efficaces. 

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Vous l’aurez compris, le réseau social d’entreprise (RSE) est bien plus qu’un simple Intranet modernisé : c’est une solution numérique innovante qui à la fois connecte les gens (c’est un vrai réseau social interne), facilite les échanges et la communication (il remplace l’e-mail) et offre des fonctionnalités qui font gagner beaucoup de temps à chacun, au quotidien. Comme l’a récemment écrit Collaboratif-Info, « le RSE est la plaque tournante de la collaboration en entreprise, aujourd’hui. » Alors, vous commencez quand à mettre plus de collaboratif dans la Santé ?

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Dans le Secteur Santé, ils nous font confiance : Le Groupe de cliniques Santé Cité, le groupe Guyane Santé, Réseau Santé… Parce que chez Talkspirit (réseau social d’entreprise “Made in France”), il nous tient à cœur d’apporter notre soutien au personnel de la Santé en cette période si particulière du Covid-19, nous proposons l’accès gratuit à Talkspirit jusqu’au 1er juillet 2020.

Sources :
*ARS
**Solidartiés-Santé

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Auteurs : Laure Marchal, Benoît Renoul