Le 9 juillet 2020, Talkspirit et Flexjob ont organisé un webinaire intitulé « Mieux partager l’information pour prendre de meilleures décisions ».
Trois intervenants sont venus apporter leur témoignage :
- Philippe Pinault, co-fondateur et PDG de Talkspirit, un réseau social d’entreprise qui simplifie le partage d’informations.
- Jean de Maupeou, Associé chez Flexjob, une entreprise qui accompagne les organisations dans leurs projets de transformations culturelles et organisationnelles.
- Adeline Brenne, Project Leader chez Valiuz, une alliance d’enseignes (Norauto, Auchan, Boulanger…) ayant pour but de renforcer la connaissance client.
Revenons ensemble sur les bonnes pratiques de partage de l’information, et leur impact sur la prise de décisions en entreprise.
Pourquoi mieux partager l’information ?
Comme le rappelle Jean de Maupeou, « les organisation doivent prendre des décisions de plus en plus rapides et complexes. »
Dans ce contexte, mieux partager l’information apparaît comme un enjeu-clé qui embarque plusieurs problématiques :
- Rendre l’information plus accessible : « [Avec Talkspirit], toute l’information est disponible et facile à retrouver. » Adeline Brenne
- « Améliorer l’attractivité de l’entreprise et faciliter le recrutement. » Jean de Maupeou
- Mettre en commun les connaissances de l’entreprise pour « créer une intelligence collective. » Philippe Pinault
- « Développer la cohésion et le sentiment d’appartenance. » Philippe Pinault
- Éviter la perte d’informations importantes, tout en diminuant les e-mails et les réunions : « Au début, on a fonctionné avec beaucoup d’e-mails et de réunions. Mais on s’est rendu compte qu’il y avait beaucoup de déperdition de l’information. » Adeline Brenne
- Diminuer le nombre d’outils utilisés : « L’idée était de tout concentrer dans un seul outil, plutôt que dans 10 outils différents. » Adeline Brenne
- Faciliter la prise de décisions : « Pour prendre les bonnes décisions, il faut avoir les bonnes informations. » Jean de Maupeou
Comment optimiser le partage d’informations ?
Si le partage d’informations est un élément essentiel de toute stratégie de communication interne, « la culture du partage, ça ne se décrète pas, ça prend du temps », affirme Adeline Brenne. Chez Valiuz, la mise en place du réseau social d’entreprise Talkspirit a permis à l’entreprise d’instaurer « un vrai partage entre pairs qui n’existait pas auparavant ».
Mais ce changement n’a pas eu lieu en un jour. Au départ, l’entreprise a d’abord commencé à partager du contenu. Et peu à peu, les collaborateurs ont suivi : « Avant, c’est Valiuz qui proposait du contenu, et les enseignes venaient le commenter. Aujourd’hui, ce sont les enseignes qui mettent du contenu sur la plateforme, se posent des questions entre elles, et font des suggestions. » Adeline Brenne
Plusieurs groupes se sont ainsi créés pour faciliter le partage d’informations entre les enseignes et entre les différents métiers. Par exemple, il y a « un groupe sur les sujets techniques, où l’on vient partager les changements que l’on souhaite pousser ».
Lire aussi : 3 bonnes pratiques d’utilisation des groupes pour déployer votre réseau social
Autre fonctionnalité proposée par Talkspirit : connecter et automatiser la diffusion de flux d’informations externes, permettant à tous les collaborateurs d’y avoir accès facilement.
« Lorsqu’un concurrent publie un article de blog ou que vous avez une mention Twitter, on sait venir connecter ces informations pour les partager à l’ensemble de l’organisation, ce qui accélère la circulation de l’information. » Philippe Pinault
Chez Flexjob, c’est la mise en place d’une structure horizontale participative qui a permis à l’entreprise de mieux partager l’information. Les employés ont ainsi accès à toutes les données financières de l’organisation. Jean de Maupeou précise : « on pratique l’auto-détermination des salaires ».
Les bénéfices d’un meilleur partage de l’information
Mieux partager l’information présente donc plusieurs bénéfices pour l’entreprise et ses employés :
- Fluidifier la circulation de l’information : « On peut diffuser facilement des comptes-rendus, et faire certains arbitrages grâce aux sondages. » Adeline Brenne
- Gagner du temps : « Cela nous apporte un énorme gain de temps sur certaines questions que l’on peut se poser. » Adeline Brenne
- Connecter les collaborateurs : « Poser des questions et réagir à des publications est devenu un réflexe pour la plupart de nos interlocuteurs. » Adeline Brenne
- Valoriser les talents : « Cela permet à des personnes qui n’étaient pas visibles de pouvoir être reconnues au sein de l’organisation. » Philippe Pinault
Une meilleure prise de décisions
Améliorer le partage de l’information permet également de prendre de meilleures décisions.
Comme le surligne Adeline Brenne, « être en temps “masqué” nous permet d’avoir des décisions plus réfléchies, et peut-être plus challengées ».
Par ailleurs, cette transparence de l’information accélère la prise de décisions. « On a des décisions qui sont plus rapides à prendre, plus rapides à mettre en œuvre, et souvent enrichies. » Adeline Brenne.
Enfin, qui dit meilleures décisions dit décisions plus éclairées.
Chez Valiuz, le marketing partage parfois des résultats de campagnes pour éclairer les décisions des autres enseignes. « Lorsqu’une enseigne partage les résultats d’une campagne, cela vient orienter les plans d’action des autres enseignes. Par exemple, quand les enseignes ont vu que Norauto avait eu un taux d’ouverture de 40 %, elles ont changé leur plan d’action pour inclure les bonnes pratiques qui avaient été partagées. » Adeline Brenne
Chez Flexjob, un système de sollicitation d’avis a été mis en place pour améliorer la prise de décisions. « N’importe qui peut prendre une décision comprise entre 50 et 500 euros. Mais on doit aller solliciter au moins 2 ou 3 avis. La personne qui sollicite ces avis est celle qui prend la décision finale. » Jean de Maupeou
Rendez-vous sur la vidéo ci-dessous pour voir le replay du webinaire :
Pour conclure
À l’heure de la transformation digitale, adopter un réseau social d’entreprise permet de faciliter le partage et la circulation de l’information, favorisant ainsi un travail d’équipe plus productif et une meilleure prise de décisions.
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