L’extranet est un outil essentiel pour faciliter les échanges et la collaboration avec vos parties prenantes externes. Toutefois, déployer un tel outil nécessite une certaine méthodologie, à la fois pour préparer le lancement, mais aussi pour favoriser son adoption par vos utilisateurs.
Voici donc 6 bonnes pratiques pour mettre en place votre extranet et faire en sorte que vos membres – internes comme externes – l’utilisent bien comme prévu.
1. Identifiez clairement vos besoins
Cela peut paraître évident, mais avant de mettre en place un extranet, il est d’abord important d’identifier clairement vos besoins. Voici quelques questions à éclaircir :
- À qui s’adresse votre extranet ? (vos partenaires ? vos prestataires ? vos clients ?)
- Combien de personnes souhaitez-vous y inviter ?
- Pourquoi souhaitez-vous le mettre en place ? (c’est-à-dire, pour répondre à quels objectifs ?)
- De quelle manière souhaitez-vous l’utiliser ? (pour collaborer sur des projets ? échanger avec vos clients sans passer par les mails ? partager de l’information avec votre réseau de partenaires ?)
- De quelles fonctionnalités avez-vous besoin sur cette plateforme ? (portail d’accueil, fil d’actualités, tchat, visioconférence, partage de fichiers, co-édition de documents, gestion de projets, etc.) Lesquelles sont absolument nécessaires ? Et lesquelles sont plutôt secondaires ?
- Souhaitez-vous pouvoir personnaliser votre extranet ? Si oui, dans quelle mesure ?
- Avez-vous besoin d’un extranet accessible sur différents supports ? sans adresse mail ? pour plusieurs domaines d’emails ?
- Cherchez-vous un extranet ergonomique et qui sera facile à utiliser pour vos utilisateurs et vos administrateurs ? (ce qui peut vous faire gagner du temps lors du déploiement)
Lors de cette étape, pensez bien à impliquer l’ensemble des parties prenantes du projet, (notamment la direction générale, la DSI, les ressources humaines, les chefs de projets, les responsables partenariats externes, mais aussi vos futurs utilisateurs), pour faire en sorte que chacun soit sur la même longueur d’onde. Vous aurez ainsi toutes les clés en main pour élaborer un cahier des charges complet qui convient à tout le monde.
2. Listez les extranets qui peuvent répondre à vos besoins et comparez-les
Lister
Listez ensuite les principales solutions d’extranet du marché qui peuvent répondre aux besoins que vous avez identifiés. Puis comparez-les une par une pour vérifier si elles répondent à vos critères en termes de :
- prix,
- ergonomie,
- accessibilité,
- personnalisation,
- richesse fonctionnelle,
- facilité d’utilisation et de déploiement,
- sécurité et hébergement des données,
- etc.
Bien sûr, certains critères seront probablement plus importants que d’autres. Pensez donc à les classer par ordre de priorité, et à faire refléter ces éléments sur votre benchmark.
Faire des tests pour comparer
Enfin, n’oubliez pas de demander une démo et de tester les extranets qui vous intéressent pour vous faire une meilleure idée de leur valeur ajoutée.
Talkspirit propose par exemple un extranet tout-en-un qui intègre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour faciliter la communication et la collaboration entre vos parties prenantes internes et externes. La plateforme dispose notamment d’un tchat, de la visioconférence, d’un fil d’actualités, d’un portail d’accueil, d’un drive, d’une suite bureautique, d’un agenda, d’un module de gestion de projet, et même d’un chatbot.
100 % personnalisable, notre portail d’accueil vous permet de partager facilement des informations avec vos parties prenantes externes, et ce sous différents formats (texte, vidéos, carrousels, événements, publications, etc.). Ce n’est pas tout : il est également possible d’y créer plusieurs pages par audience (par exemple, un portail pour vos prestataires, ou pour vos partenaires, et un pour vos clients) et d’adapter le contenu partagé sur chaque page aux profils d’utilisateurs auxquels vous vous adressez.
Vous manquez de temps pour créer vos différents portails ? Pas d’inquiétude, nous vous proposons des modèles de pages prêts à l’emploi pour mettre vos pages en ligne en un rien de temps !
Planifiez une démo personnalisée avec notre équipe pour découvrir notre portail d’accueil et toutes nos autres fonctionnalités en direct :
Besoin d’aide pour faire votre choix ? Téléchargez notre fiche méthodologique “6 étapes clés pour bien choisir son extranet” pour obtenir un aperçu détaillé des éléments à prendre en compte tout au long de votre processus de décision.
3. Préparez le lancement de votre extranet
Une fois votre plateforme extranet choisie, il est désormais temps de préparer son lancement. L’objectif : faire en sorte que votre extranet soit déployé en toute sérénité, et de la manière la plus efficace possible. Pour cela, il vous faudra notamment :
- Lister les personnes internes et externes à inviter sur votre plateforme, et décider à quel rythme vous allez les inviter (toutes en même temps, ou au fur et à mesure)
- Identifier les premiers groupes à créer, et les personnes qui seront en charge de les animer
- Définir les contenus à créer sur chaque groupe pour souhaiter la bienvenue aux membres
- Créer un plan de communication explicitant quand et comment (notamment via quels canaux et avec quels supports) vous allez communiquer sur le lancement de votre extranet
- Prévoir un temps dédié pour expliquer à vos futurs membres la raison pour laquelle vous souhaitez mettre en place un extranet, et les bénéfices que va leur apporter l’outil
- Rédiger une charte d’utilisation qui explique les bonnes pratiques et règles d’utilisation de l’extranet (à la fois pour les administrateurs et les utilisateurs), ainsi que sa place parmi les outils existants
- Prévoir un plan d’actions pour accompagner le changement
4. Animez les échanges
Pour des échanges riches, il faut un moteur efficace ! Tout comme l’intranet, l’extranet doit être animé régulièrement, notamment si votre objectif est de partager régulièrement de l’information avec vos partenaires ou prestataires externes.
Afin d’assurer cette animation, nous vous conseillons de désigner des gestionnaires de groupe, qui auront pour responsabilité d’animer les différents groupes présents sur votre extranet. Ces personnes peuvent aussi bien être des collaborateurs internes que des personnes externes à votre organisation, qui souhaitent par exemple partager leur expertise sur un sujet spécifique.
Le gestionnaire de groupe, késako ? 🤔
Sur Talkspirit, un gestionnaire de groupe est un membre qui dispose des droits de paramétrage d’un groupe. Il peut notamment inviter ou supprimer de nouveaux membres, gérer leurs droits d’accès, ajouter des intégrations, ou encore créer un salon de tchat dédié au groupe.
Ces derniers se chargeront notamment de :
- publier régulièrement du contenu dédié à la thématique et/ou au(x) métier(s) représenté(s) par le groupe,
- lancer des événements, des sondages, et toute autre activité susceptible d’intéresser les membres du groupe,
- encourager les échanges entre les membres,
- vérifier que chacun respecte bien la charte d’utilisation de l’extranet.
5. Organisez des formations
Et oui, rien n’est directement acquis ! Mettre en place un extranet suppose de prévoir une formation dédiée pour les administrateurs et les utilisateurs de l’outil. L’objectif ? Leur expliquer plusieurs points :
- à quoi va leur servir l’extranet,
- quelles fonctionnalités leur seront utiles,
- et comment les utiliser au quotidien.
La durée de la formation sera bien sûr à ajuster ! Premièrement, en fonction du type d’extranet que vous avez mis en place. Mais aussi, en fonction des personnes amenées à l’utiliser. Par exemple, si vous avez choisi un extranet prêt à l’emploi et facile à utiliser, le temps de formation sera probablement minime. À l’inverse, si votre plateforme est hautement personnalisable, peu ergonomique, et plus complexe à utiliser (à la fois pour vos utilisateurs et vos administrateurs), plusieurs sessions seront sûrement nécessaires.
De même, si certains de vos utilisateurs sont peu à l’aise avec ce type d’outils, il vous faudra peut-être réfléchir à mettre en place des ateliers d’accompagnement dédiés.
L’objectif est que – une fois cette formation terminée – vos utilisateurs et administrateurs soient parfaitement opérationnels sur l’extranet.
6. Sondez vos utilisateurs
La meilleure manière de vérifier si votre extranet porte ses fruits ? Demandez l’avis de vos utilisateurs !
C’est notre dernier conseil pour mettre en place votre extranet, et celui qui nous paraît le plus important pour vous assurer que vos utilisateurs sont satisfaits, et que l’outil répond bien aux objectifs que vous vous êtes fixés. Ensuite, quelques mois après le lancement de votre plateforme, vous pouvez ainsi sonder vos utilisateurs sur les sujets suivants :
- la façon dont ils utilisent l’outil, et la fréquence à laquelle ils se connectent dessus,
- les fonctionnalités qu’ils trouvent les plus utiles,
- les groupes dont ils font partie, et ceux qu’ils aimeraient voir émerger à l’avenir,
- le type de personnes avec qui ils échangent le plus (s’agit-il d’autres membres du réseau ? de prestataires ? de clients ?),
- les possibilités de collaboration avec des parties prenantes externes,
- leur satisfaction globale vis-à-vis de l’extranet.
Finalement, une fois ces feedbacks remontés, vous pourrez ainsi réfléchir à des initiatives à mettre en place pour faire évoluer votre utilisation de l’extranet.
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Pour conclure
Tout comme pour n’importe quel outil, mettre en place un extranet nécessite d’identifier en amont vos besoins, d’impliquer l’ensemble de vos parties prenantes, de bien communiquer auprès de vos futurs utilisateurs, mais aussi de les former aux principales fonctionnalités de la plateforme.
Pour garder ces bonnes pratiques à l’esprit, rien de plus simple : téléchargez notre fiche méthodologique résumant les 6 étapes clés pour déployer votre extranet.
Accéder à la fiche méthodologique
Dans cette fiche méthodologique, vous trouverez : les 6 étapes pour mettre en place votre extranet, les questions à vous poser pour identifier vos besoins, les critères déterminants pour choisir votre solution, les éléments à inclure dans votre plan de communication, ainsi que nos meilleures astuces pour garantir l’adoption de votre plateforme.
