Avec le développement du travail hybride (mix de présentiel et télétravail), les logiciels collaboratifs sont devenus indispensables en entreprise, aussi bien pour travailler que pour garder le lien au sein des équipes.
Cependant, faire adopter ces outils par les équipes peut être un vrai défi.
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Comment convaincre les collaborateurs d’adopter un nouveau logiciel ? Quel rôle doivent jouer la DSI, les RH et les managers ? Et quelles bonnes pratiques mettre en place pour faciliter l’adoption de vos logiciels collaboratifs ?
C’était l’objet de notre webinaire du 19 octobre 2021 intitulé “6 étapes clés pour booster l’adoption de vos logiciels collaboratifs”.
À cette occasion, deux intervenants sont venus partager leurs bonnes pratiques :
- Philippe Pinault, Cofondateur et PDG de Talkspirit, une plateforme collaborative qui fluidifie la communication et le travail des équipes
- Pierre Leroux, CEO de Lemon Learning, une plateforme d’adoption digitale qui facilite l’adoption de nouveaux logiciels
Voici un résumé de leurs interventions.
Outils collaboratifs : quels enjeux ?
Pour Philippe Pinault, mettre en place en place un outil collaboratif va permettre de répondre à 5 enjeux clés, à savoir :
- Développer la productivité
- Fluidifier et centraliser le travail des équipes
- Fédérer les collaborateurs
- Simplifier le partage d’informations
- Réduire les emails
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Comment faciliter l’adoption de nouveaux logiciels collaboratifs ?
Selon une étude 1E, “37 % des logiciels installés en entreprise ne sont pas utilisés par les collaborateurs”, rapporte Philippe Pinault. Une problématique qui peut coûter cher à l’entreprise, et qui peut aussi poser des problèmes de shadow IT.
C’est pourquoi il est essentiel de bien préparer le déploiement de vos logiciels collaboratifs, et de mettre en place plusieurs initiatives pour générer l’adhésion.
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Voici donc 6 étapes pour booster l’adoption de vos outils collaboratifs :
1. Définir une vision et identifier vos besoins
“Tout d’abord, il est important de définir sa vision et d’identifier ses besoins, c’est-à-dire de clarifier à quoi va servir l’outil, comment vous allez l’utiliser, et quelle sera sa place parmi les autres outils existants.
Afin de recueillir au mieux ces besoins, il faut bien sûr impliquer l’ensemble des parties prenantes du projet, notamment les RH, la Communication Interne, la DSI et les équipes projets. Sans oublier la Direction Générale, qui va permettre d’apporter de la légitimité au projet”, rappelle Philippe Pinault.
2. Préparer le lancement
Afin de préparer au mieux le lancement de votre logiciel collaboratif, Philippe Pinault recommande également de “mettre en place un comité de pilotage qui sera chargé de référencer l’ensemble des outils déjà déployés dans l’entreprise, et d’identifier comment le nouveau logiciel va s’intégrer parmi tous ces outils” (par exemple, va-t-il remplacer ou compléter des outils existants ?).
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Par ailleurs, il est primordial d’identifier les différents types de groupes que vous souhaitez créer sur votre plateforme collaborative, notamment ceux que vous allez déployer dès le lancement, et ceux que vous viendrez ajouter par la suite.
3. Lancer la plateforme
“La communication va également jouer un rôle important dans l’adoption de vos logiciels collaboratifs”, ajoute Philippe Pinault. Pour réussir l’étape de lancement, il faut donc veiller à préparer un plan de communication qui clarifie votre vision, la valeur ajoutée de l’outil, son fonctionnement, et les publics à qui il s’adresse.
Ces communications devront être à la fois relayées par la communication interne, les managers, ainsi que des ambassadeurs identifiés en amont. En effet, rien de mieux qu’un utilisateur enthousiaste pour convaincre ses collègues d’utiliser un nouvel outil !
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4. Investir dans la formation
Une fois la plateforme lancée, il faut bien sûr “investir dans la formation”, indique Pierre Leroux. Pour réussir cette étape, le CEO de Lemon Learning recommande de réfléchir au préalable à ses attentes et à celles de ses utilisateurs, pour pouvoir “se fixer un objectif et des KPIs précis”.
Pensez également au timing de cette formation. Pour Pierre Leroux, “l’idéal est de former tous les utilisateurs en même temps, mais en mettant en avant un seul usage à la fois. Ainsi, chacun dispose de la bonne information au bon moment”, sans être non plus surchargé d’informations non pertinentes.
Par ailleurs, il faudra “privilégier des contenus simples, personnalisés et évolutifs, en optant par exemple pour des formats de micro-learning présentant une fonctionnalité à la fois”.
5. Accompagner les usages en continu
Vous vous en doutez : l’adoption de nouveaux logiciels collaboratifs ne s’arrête pas à l’onboarding. En effet, “l’entreprise doit accompagner le changement en continu, en personnalisant au maximum les supports selon les populations d’utilisateurs”.
Pour cibler au mieux cet accompagnement, il faudra “observer comment les différents métiers utilisent l’outil, notamment les bonnes pratiques qu’ils ont déjà mises en place, et les usages qui restent à corriger”.
Tout comme pour le lancement de votre plateforme, la communication sera indispensable. Afin de donner le plus de visibilité à vos messages, Pierre Leroux recommande de “communiquer en continu directement sur les outils collaboratifs, si possible en variant les formats”.
6. Mesurer les retombées du projet
Et surtout, n’oubliez pas de mettre en place et suivre des indicateurs clés tout au long du projet. “Grâce aux données récoltées, vous aurez une idée plus précise de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Vous pourrez ainsi adapter votre accompagnement en continu, mais aussi mettre en avant le succès de votre conduite du changement, et ainsi légitimer de futurs projets”, précise Pierre Leroux.
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Vous souhaitez découvrir plus de bonnes pratiques pour booster l’adoption de vos logiciels collaboratifs ? Consultez le replay du webinaire :
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Auteure : Emmanuelle Abensur
