Comment fluidifier les échanges d’un réseau de 68 missions locales, tout en réduisant les flux d’emails internes ? C’est pour répondre à ces enjeux que l’Association Régionale des Missions Locales d’Île de France (ARML-IdF) a mis en place Talkspirit.
L’ARML-IdF est une association financée par l’État et le Conseil Régional d’Île-de-France qui est chargée de soutenir et d’animer un réseau de missions locales situées dans la région Île de France. Créées en 1981, ces structures indépendantes accompagnent les jeunes de 16 à 25 ans qui rencontrent des difficultés d’insertion professionnelle et sociale. Les missions locales interviennent dans de nombreux domaines, notamment la formation, l’emploi, le logement et la santé.
Chiffres clés :
- 68 missions locales
- 1 700 salariés
- 233 sites d’accueil
- 174 404 jeunes accueillis en 2020
Hervé Manfrini, délégué à la protection des données, a piloté le déploiement de Talkspirit et anime la plateforme au quotidien avec son collègue Philippe Crest, délégué aux usages numériques. Dans cet article, les deux collègues reviennent sur leur utilisation du réseau social d’entreprise Talkspirit et les bénéfices qu’ils en retirent.
Trois besoins clés : fluidifier les échanges, créer du lien et réduire les emails internes
“Avant Talkspirit, nous communiquions principalement via un intranet sous WordPress et des listes de diffusion. L’email était le point d’entrée central pour partager de l’information, ce qui générait des silos et une dispersion de l’information au sein du réseau de missions locales. Ce mode de communication manquait également d’interactivité, car il ne permettait pas aux collaborateurs de réagir aux informations et problématiques partagées”, rapporte Philippe Crest.
“Un de nos principaux enjeux était de mettre fin à ce fonctionnement en silos, afin de fluidifier la remontée et la descente d’informations, de favoriser l’entraide, et de créer du lien entre les collaborateurs.
Par ailleurs, nous cherchions un lieu nous permettant de centraliser nos ressources et de retracer l’historique de nos échanges, afin de faciliter – entre autres – l’intégration de nouveaux collaborateurs.” Le tout sans passer systématiquement par les emails.
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Un choix orienté par la richesse fonctionnelle et la simplicité d’utilisation
Après une étude des différentes solutions existantes sur le site de Solidatech, notamment Talkspirit, Wimi et Jamespot, l’association a finalement opté pour Talkspirit, et ce pour plusieurs raisons.
“Nous avons trouvé la solution très simple d’utilisation, et le prix plutôt attractif. Le côté tout-en-un nous a également séduit, car nous souhaitions utiliser le moins d’outils collaboratifs possible. Et puis, les fonctionnalités correspondaient très bien à nos besoins, notamment la fonction guest qui permet d’inviter des collègues sur la plateforme, et d’étudier avec chacun d’entre eux l’adéquation entre les groupes thématiques en rapport avec leurs missions”, résume Hervé Manfrini.
Un déploiement progressif
“Le déploiement s’est fait par étapes progressives. En juin 2020, nous avons déployé la plateforme sur une vingtaine de collaborateurs. Nous l’avons nommée Odyssée, comme notre ancien intranet, pour aider les collaborateurs à se repérer. Et puis, petit à petit, nous avons envoyé des invitations à toutes les personnes avec qui nous avions besoin de communiquer, ou bien qui nous sollicitaient pour rejoindre Odyssée.
La plateforme compte aujourd’hui 180 collaborateurs, et les statistiques d’utilisation nous montrent que 80 % d’entre eux s’y connectent tous les jours”, précise Hervé Manfrini.
Des initiatives pour générer l’adhésion
“Lors du lancement d’Odyssée, nous avons fait une communication officielle par email et sur la plateforme. Et puis, nous avons mis les informations et documents dont chacun avait besoin sur le drive” pour inciter les collaborateurs à se connecter.
“Notre stratégie est de communiquer en priorité sur Odyssée. Et si certains continuent à nous envoyer des emails, nous leur répondons directement sur le tchat d’Odyssée. Ainsi, si les collaborateurs souhaitent accéder à l’information, ils n’ont pas d’autre choix que d’utiliser la plateforme”, explique Philippe Crest.
“Pour accompagner la mise en place de l’outil, nous avons également dédié notre dernier ‘jeudi des usages numériques’ (un événement mensuel dédié aux outils digitaux) à notre plateforme Odyssée. Nous en avons profité pour mettre en avant nos différents cas d’usage, partager quelques bonnes pratiques et répondre aux questions des collaborateurs sur l’outil.”
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Des usages variés
Au quotidien, Philippe Crest et Hervé Manfrini utilisent Odyssée pour animer deux communautés :
- une communauté de délégués à la protection des données (DPO),
- et une autre rassemblant des responsables informatiques (RI).
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Sur chacune de ces communautés, la plateforme est utilisé pour répondre à cinq enjeux principaux :
Alerter ou être alerté
“En cas d’incident, la plateforme permet d’alerter rapidement l’ensemble du réseau. Par exemple, lorsque nous avons subi une cyberattaque, nous avons pu avertir les référents informatiques et les délégués à la protection des données directement sur Odyssée, ce qui nous a permis de mobiliser tout le monde en un temps record”, révèle Hervé Manfrini.
Solliciter une entraide
Par ailleurs, c’est un lieu d’échange privilégié qui permet à chacun de partager des retours d’expériences, poser des questions et solliciter l’aide d’autres membres.
“Par exemple, si un collaborateur souhaite obtenir des retours sur un devis, il peut créer une publication ou envoyer un message sur le tchat pour solliciter l’avis de ses collègues.”
Se tenir informé
Odyssée permet également aux collaborateurs de suivre l’actualité du réseau en direct et de retrouver facilement l’historique des échanges sur un sujet précis.
“Sur le fil d’actualités, nous mettons en valeur les informations importantes en les épinglant, ou bien en les ajoutant en favori. Afin de faciliter la recherche d’informations, nous ajoutons des étiquettes à chaque publication, par exemple pour préciser le type d’information communiquée (alerte, événement, etc.) et le sujet abordé (infogérance, cybersécurité, matériel, etc.).
La page d’accueil, quant à elle, nous permet de remonter les actualités et événements du réseau. Par exemple, nous y mettons en avant nos ‘jeudis des usages numériques’, les nouvelles fonctionnalités disponibles sur Odyssée, mais aussi des informations propres aux missions locales”, indique Philippe Crest.
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Partager avec les autres
Avec Odyssée, chacun peut partager des informations, des documents et des connaissances en toute simplicité. Le drive joue un rôle clé dans cette capitalisation de l’information, car il permet de rassembler tous les documents importants du réseau, et d’y accéder de manière asynchrone.
“Nous y stockons notamment des documents de bonnes pratiques sur la gestion du système d’information, des guides d’infogérance, des retours d’expérience et des enregistrements vidéos de nos réunions de travail, que nous partageons ensuite dans des publications dédiées. Chacun peut ensuite donner son avis en commentaire ou via un sondage partagé directement dans la publication, ce qui permet de favoriser les interactions entre les membres du réseau”, ajoute Philippe Crest.
Depuis la sortie du nouveau module d’agenda partagé, les collaborateurs de l’ARML-IdF utilisent également la plateforme pour “partager leurs disponibilités et planifier des réunions”. L’agenda Talkspirit étant synchronisable avec les agendas Google et Outlook, chacun peut retrouver l’ensemble de ses réunions au même endroit, et ainsi gérer plus facilement son emploi du temps.
Former un collectif
Plus qu’un outil de partage d’informations, “Odyssée permet aux collaborateurs de garder le lien avec leurs collègues, et ainsi de renforcer le sentiment d’appartenance à la communauté.”
Fini le sentiment d’isolement lié au télétravail : chaque collaborateur peut désormais communiquer en temps réel avec ses pairs en envoyant un message sur le ou les groupe(s) dont il fait partie, ou dans sur un salon de tchat privé.
Moins d’emails et une plus grande réactivité
Pour Hervé Manfrini et Philippe Crest, les bénéfices de Talkspirit sont clairement identifiés.
Tout d’abord, la plateforme permet d’accélérer les échanges au sein du réseau, ce qui permet à chacun d’être plus réactif, aussi bien pour remonter des incidents que pour répondre aux sollicitations des collègues.
Philippe Crest constate également “une nette diminution des emails internes”, au profit du tchat et des publications sur Odyssée. Ainsi, plus besoin de perdre du temps à chercher l’information dans de multiples emails. Une simple recherche sur Odyssée suffit à retrouver l’ensemble des échanges et documents liés à un événement ou à projet spécifique.
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L’oeil de Talkspirit sur l’ARML-IdF
Si le Made in France a joué un rôle clé dans le choix de Talkspirit, c’est d’abord sa capacité à répondre aux besoins de communication et d’animation de communautés de l’association qui a séduit Hervé Manfrini, délégué à la protection des données.
Aujourd’hui utilisée par 180 collaborateurs, Odyssée permet à la fois de favoriser l’échange de savoirs et de bonnes pratiques, de fédérer les collaborateurs et de fluidifier le partage d’informations au sein des missions locales. Chacun peut interagir et donner son avis sur le(s) sujet(s) le concernant, et ainsi participer à la vie de la communauté.
“À terme, nous aimerions déployer Odyssée à l’échelle des 1700 salariés d’Ile de France”, ajoute Philippe Crest. “L’objectif est que la plateforme devienne notre outil d’échange dédié pour communiquer en interne, mais aussi pour améliorer notre gestion des connaissances.”
Pour aller plus loin
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