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Talkspirit booste son agenda partagé

vue calendrier de l'agenda partagé Talkspirit
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Vous l’attendiez tous avec impatience, et c’est enfin arrivé : le nouveau module d’agenda partagé est désormais disponible sur Talkspirit !

Accessible depuis la nouvelle icône “événements” ajoutée à la barre de navigation, l’agenda partagé vous permet de gérer votre emploi du temps en toute simplicité, planifier des événements et vos réunions, et les partager avec vos collègues.

Voici tout ce que vous devez savoir sur ce module.

Fonctionnalités

Partage et gestion d’agenda

L’agenda vous permet de visualiser dans votre calendrier tous les événements auxquels vous avez été invité (que vous y participiez ou non) – avec une vue par semaine, mois ou année.

Il vous est également possible de consulter les calendriers d’autres utilisateurs ou groupes, et d’enregistrer des calendriers en favoris pour y accéder plus facilement.

Planification d’événements et de réunions

L’agenda Talkspirit vous permet de planifier deux types d’événements :

  • des événements publics, dont l’intitulé est visible par tous sur votre agenda
  • des événements privés, dont l’intitulé est visible sur votre agenda uniquement par les utilisateurs invités à l’événement

Lors de la planification d’un événement, vous pouvez :

  • vérifier les disponibilités des utilisateurs que vous souhaitez inviter, et de la salle de réunion que vous souhaitez utiliser
  • déterminer la date, l’heure et le lieu de l’événement
  • ajouter à l’invitation
    • un lien de visioconférence
    • une description, 
    • des pièces jointes (par exemple, un lien vers un document du drive), 
    • et une image de couverture
  • définir une récurrence, si vous souhaitez que l’événement ait lieu de manière régulière (toutes les semaines, par exemple)
  • décider si l’invitation nécessite une réponse de la part des participants

Une fois l’invitation envoyée, les invités reçoivent une notification sur l’icône “événements” de leur barre de navigation, puis un rappel sur Talkspirit 10 minutes avant l’événement.

L’organisateur peut également partager l’événement dans une publication pour y ajouter des informations complémentaires (par exemple un sondage ou une check-list de tâches à réaliser).

Synchronisation avec vos agendas Google et Outlook

Vous avez maintenant la possibilité de faire communiquer votre agenda Talkspirit, avec l’agenda en ligne que vous utilisez habituellement (Google ou Outlook).

Plus besoin de jongler entre plusieurs calendriers : grâce à la synchronisation avec Google et Outlook, vous pouvez centraliser tous vos rendez-vous et événements au même endroit. De quoi simplifier votre quotidien !

La synchronisation fonctionne dans les deux sens, ce qui veut dire que :

  • vos événements programmés dans l’agenda Talkspirit vont apparaître automatiquement dans votre agenda Google ou Outlook
  • et vice-versa

Bénéfices

Talkspirit est le partenaire de la productivité de vos équipes. Avec cette amélioration du module d’agenda, l’équipe Talkspirit a voulu leur faire gagner du temps et leur simplifier la vie ! 

En détail, grâce au nouvel agenda Talkspirit, vos collaborateurs vont pouvoir :

  • gérer plus facilement leur planning
  • avoir une meilleur visibilité sur les événements et réunions à venir
  • créer des événements à la fois physiques et virtuels (accessibles aux personnes à distance)
  • partager des événements et réunions en un clic
  • voir en temps réel les disponibilités de chacun, sans passer par les e-mails ou le tchat

“Les réunions sont un élément central de la collaboration, c’est pourquoi nous avons souhaité renforcer cette brique sur Talkspirit. L’agenda a été pensé pour tous les utilisateurs qui souhaitent obtenir une vue d’ensemble rapide de leur emploi du temps, sans avoir à passer par différentes applications. L’objectif est de faciliter au maximum l’organisation des réunions et des événements, pour que les collaborateurs aient plus de temps à consacrer à leurs tâches importantes”, explique Arnaud Brons, Product & Project Manager chez Talkspirit.

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Vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités de l’agenda Talkspirit ? Consultez cet article ou contactez-nous directement. Notre équipe se fera un plaisir de répondre à vos questions.

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Auteure : Emmanuelle Abensur


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