[Webinaire] Accélérer la digitalisation du secteur public

Temps de lecture : 7 minutes

Selon une enquête d’Acteurs publics, 33 % des fonctionnaires estiment que le secteur public est à la traîne en termes de transformation digitale. Un constat que partagent 60 % des participants à notre webinaire du 29 mars 2023, portant sur la digitalisation du secteur public. 

Et pour cause : “les administrations françaises ont largement opéré leur transition numérique, mais pas encore achevé leur transformation numérique”¹. En effet, les outils utilisés en interne ne sont pas toujours adaptés aux besoins de l’organisation. De même, les modes de travail et de gestion de l’information doivent encore évoluer pour mener à bien cette transformation digitale, sans pour autant mettre en danger la sécurité des données de l’organisation.

Quels sont donc les outils et bonnes pratiques à mettre en place pour accélérer la digitalisation du secteur public ? À quels éléments faut-il être attentif pour garder ses données en sécurité ? Et comment accompagner le changement ?

Telles sont les questions qui ont été abordées par nos trois intervenants lors de ce webinaire, à savoir : 

• Adèle Hošek, Lead Customer Success chez Talkspirit
• Carine Ponsot, Chargée de communication interne à la Mairie de Venelles
• Philippe Sanmartin, Directeur général des services de la Mairie de Venelles

Voici le résumé et le replay de ces interventions.

Les enjeux de la transformation digitale du secteur public

Pour Adèle Hošek, Lead Customer Success chez Talkspirit, la transformation digitale amène deux enjeux clés pour les organisations publiques, les usagers et les agents : 

• Pour l’organisation : le besoin de moderniser ses outils et services, tout en conservant une certaine facilité d’utilisation et en restant proche des usagers.
• Pour les usagers et les agents : la nécessité de s’adapter aux nouveaux modes de travail et aux nouveaux outils mis en place par l’organisation.

Pour répondre à ces enjeux, il est nécessaire de mener cette digitalisation du secteur public par étapes. Voici donc les 3 étapes clés à retenir 👇

Les étapes pour accélérer la digitalisation du secteur public

1. Réaliser un diagnostic

La première étape pour réussir votre digitalisation est d’abord de réaliser un diagnostic pour identifier les outils, usages et pratiques qui doivent évoluer.

Pour cela, Adèle Hošek recommande de mettre en place les actions suivantes : 

• Évaluer la maturité numérique de votre organisation, c’est-à-dire sa capacité à utiliser les nouvelles technologies de manière optimale, et à s’adapter en continu aux évolutions du numérique.

• Référencer les outils que vous utilisez et la façon dont ils sont utilisés dans les différents services, pour s’assurer qu’ils répondent bien à des besoins identifiés.

• Formaliser les pratiques et les processus en place pour capitaliser l’ensemble des connaissances de l’organisation, et ainsi faciliter la recherche d’information.

• Définir la cible de cette transformation digitale, afin d’identifier les difficultés qu’elle rencontre, et ainsi lever plus facilement les freins exprimés.

• Nommer les gestionnaires du projet qui constitueront le comité de pilotage et se chargeront de clarifier les besoins de l’organisation.

• Sonder les agents sur leurs besoins pour compléter votre diagnostic, et bien paramétrer votre outil. 

• Identifier des ambassadeurs en proximité directe avec votre cible, qui pourront réaliser ce sondage, et vous aider à conduire le changement en interne.

Lire aussi : [Webinaire] Méthodologie et outils pour réussir sa transformation digitale

 2. Accompagner l’adoption

Une fois ce diagnostic réalisé, il est désormais temps de mettre en place les nouveaux outils et pratiques permettant d’accélérer la digitalisation de l’organisation. Pour cette étape, l’important est surtout de bien accompagner l’adoption, car c’est ce qui va largement contribuer à l’implication des agents dans le projet. 

Une première bonne pratique est d’abord d’élaborer un plan de communication. L’objectif ici est d’informer les agents avant, pendant et après le déploiement du projet, mais aussi de les rassurer. Dans ces communications, il faudra notamment clarifier : 

• pourquoi l’organisation met en place un nouvel outil / une nouvelle pratique,
• quelles sont les personnes concernées, et qui peut répondre à leurs questions,
• comment va se passer le déploiement, et quels sont les délais prévus,
• où trouver les informations liées au projet.

Pensez également à tester votre nouvel outil ou pratique en collaboration avec votre comité de pilotage et vos ambassadeurs. Vous pourrez ainsi vous assurer que l’outil ou la bonne pratique répond bien aux besoins exprimés, et apporter les améliorations nécessaires avant de lancer le projet.

3. Pérenniser l’information

Après la préparation, place à la pérennisation de l’information. Lors de cette dernière étape, l’enjeu est de faire en sorte que l’outil ou la pratique devienne une référence pour l’ensemble des agents (et des élus s’ils sont concernés). 

Les ambassadeurs ont alors un rôle clé à jouer, car ce sont eux qui vont porter le message auprès des agents et des élus sur le terrain, et leur montrer comment utiliser l’outil ou la bonne pratique au quotidien. Pour s’assurer qu’ils remplissent pleinement ce rôle, il faut donc bien les former – à la fois au nouvel outil et aux nouvelles pratiques mises en place, mais aussi à leur rôle.

Sur votre nouvel outil, il peut également être pertinent de créer un portail d’accueil sur lequel vous pourrez partager des informations et documents utiles (la charte d’utilisation de l’outil, un kit de démarrage, des tutoriels, etc.).

Un mois après le lancement du projet, vous pouvez ensuite sonder vos agents, vos élus et vos ambassadeurs pour identifier des axes d’amélioration, et faire évoluer vos pratiques en continu.

Enfin, nous vous suggérons également de suivre les statistiques d’utilisation de votre nouvel outil pour vérifier comment il est utilisé, et de le comparer aux statistiques de votre ancien outil. Vous pourrez ainsi comprendre si les actions mises en place répondent aux besoins des utilisateurs, et si oui quelles améliorations ont été apportées.

PS : vous souhaitez savoir comment suivre concrètement ces trois étapes ? Visionnez le replay pour découvrir le cas client présenté par Adèle Hošek lors du webinaire.

Le retour d’expérience de la mairie de Venelles

La digitalisation du secteur public est un enjeu clé pour nombre d’organisations et d’administrations publiques. C’est notamment le cas de la mairie de Venelles, une commune de 8 600 habitants située près d’Aix-en-Provence. 

En 2020, elle a mis en place la plateforme Talkspirit pour accélérer sa transformation digitale, et fluidifier la communication et la collaboration entre ses agents. Voici son retour d’expérience.

Lire aussi : Dynamiser sa communication interne avec Talkspirit : témoignage de la Mairie de Venelles

Un besoin de fluidifier la communication et la collaboration

“Lorsque je suis arrivé en 2015, j’ai constaté qu’il y avait une absence de pratiques collaboratives au sein de la mairie. Les équipes travaillaient en silos, et avec des outils presque propriétaires”, explique Philippe Sanmartin, Directeur général des services de la mairie.

En outre, la communication était très descendante, et se faisant quasi uniquement par email. Il y avait donc un manque de fluidité des échanges entre les encadrants et les agents, et entre les agents eux-mêmes.

Pour répondre à ces problématiques, la mairie de Venelles s’est mis en quête d’un outil collaboratif lui permettant de : 

• partager facilement des informations et des actualités à tous,
• connecter ses 160 agents répartis sur les différents sites municipaux de la commune, dans les bureaux et sur le terrain,
• favoriser les échanges et encourager la participation,
• fluidifier le travail collaboratif sur des sujets transverses.

Des enjeux que partagent également la majorité des participants au webinaire 👇

Talkspirit, une solution souveraine adaptée aux besoins de la mairie

“Un jour, notre DSI m’a présenté Talkspirit. Et quand on l’a vu, on s’est dit : c’est exactement ça que nous cherchons !”, se rappelle Philippe Sanmartin.

100 % française, la plateforme Talkspirit répondait parfaitement aux besoins de la mairie en termes d’hébergement des données, d’ergonomie et de facilité d’utilisation. L’application mobile était également un vrai plus pour permettre aux agents sur le terrain d’accéder aux informations internes. 

Fin 2019, la mairie a d’abord déployé la plateforme de manière expérimentale. Les accès ont ensuite été donnés à l’ensemble des agents de bureau en mars 2020, au début du confinement lié à la crise Covid-19.

Lire aussi : Collectivités : pourquoi mettre en place une plateforme collaborative ?

Un outil utilisé pour le travail et les échanges informels

Aujourd’hui, l’outil est utilisé pour une multitude d’usages. Tout d’abord, il permet de fluidifier le travail collaboratif entre les différents services via les groupes, le tchat et les projets. 

Un exemple concret d’usage est le groupe “PCS : Cellule de crise” qui sert lorsque le Plan communal de Sauvegarde est déclenché pour gérer une crise. 

“Quand on déclenche un plan communal de sauvegarde, on suit les événements en direct sur notre groupe Talkspirit”, explique le DGS. Cela permet à chacun d’être informé de ce qui se passe en temps réel, et ainsi de mieux gérer la crise.

Outre la gestion de crise, la mairie de Venelles utilise également Talkspirit pour partager des actualités et des événements à l’ensemble des agents via le fil d’actualités (par exemple, la lettre interne, mais aussi les projets de chaque équipe). 

Pour engager les agents, “nous lançons parfois des challenges”, ajoute Carine Ponsot, Chargée de communication interne à la mairie. “À l’occasion des fêtes de fin d’année, j’ai par exemple lancé un concours de pulls moches de Noël. Cela permet de créer de la convivialité et d’encourager les agents à se connecter sur la plateforme.”

Exemples de publications sur la plateforme Talkspirit de la mairie de Venelles

Les agents, eux-aussi, contribuent à cet esprit de convivialité. C’est par exemple le cas du jardinier qualifié de la mairie, Nicolas Greff, qui propose tous les matins une énigme sur une plante, sur le groupe “Un jour, une fleur”.

Moins d’emails internes, et plus de convivialité

Les bénéfices de Talkspirit sont nombreux pour la mairie de Venelles. En effet, la plateforme contribue à la fois à : 

• optimiser le travail des équipes, qu’elles soient sur site ou à distance,
• pérenniser la mise en place du télétravail,
• diminuer les emails internes,
• développer la convivialité et la cohésion,
• et valoriser le travail des agents.

“Depuis que nous avons déployé Talkspirit, nous n’avons eu aucune interruption de service” , rapporte Philippe Sanmartin.

Les bonnes pratiques à retenir pour réussir le déploiement 

Pour la mairie de Venelles, trois éléments ont contribué à la réussite du déploiement de Talkspirit : 

• Le sponsor du projet par la Direction, qui a contribué à pousser l’usage de l’outil
• Le fait que toutes les informations importantes sont mises sur la plateforme, et non communiquées par mail.
• L’évolution continue des usages, qui se développent au fur et à mesure. Récemment, la mairie a par exemple mis en place le chatbot et la bibliothèque sur leur plateforme.

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La digitalisation du secteur public est en marche ! Pour l’accélérer, il est important de suivre plusieurs bonnes pratiques, notamment de faire un diagnostic, d’impliquer les agents et la Direction dans le projet, de tester votre outil, de former vos utilisateurs et de faire évoluer en continu vos usages.

Visionnez le replay du webinaire pour écouter l’ensemble des interventions et accéder à la session Q&A 👇