Travail collaboratif en entreprise : quels enjeux ?

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Le travail collaboratif en entreprise n’est pas qu’un concept à la mode. Avec le numérique qui prend de plus en plus de place, la façon de collaborer a changé. C’est devenu la clé pour que les équipes travaillent mieux ensemble, que ce soit à distance ou au bureau. Une véritable révolution, à l’origine de nouvelles façons de travailler et de s’organiser.

Le travail collaboratif frappe ainsi à la porte de toutes les entreprises, sans exception, et les bouscule dans leur confort. Réussir à bien communiquer, garder tout le monde motivé, aligner les objectifs pour performer est un vrai défi !

Explorons ensemble les principaux enjeux du travail collaboratif en entreprise dans cet article. 👇

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L’e-mail : l’ennemi de votre attention, de votre temps et de votre énergie

Le premier enjeu est à dénicher au fond de nos boîtes de messagerie. 📤

5,6 heures ! Voilà le temps que les cadres passent chaque jour à traiter leurs e-mails, selon une étude Adobe de 2017. De longues heures de travail qui s’envolent chaque jour, et pourraient être utilisées sur des tâches à meilleure valeur ajoutée. 

Répondre aux e-mails prend du temps, mais leur vrai problème est plus insidieux. Voir les messages s’accumuler et les notifications clignoter distrait et épuise vos collaborateurs. Cette accumulation constante crée une charge mentale, pesant sur leur moral et leur motivation. Ce phénomène est lié à l’infobésité : la surcharge d’information qui impacte négativement les capacités des collaborateurs à trier l’information.

Heureusement, le travail collaboratif en entreprise redistribue les cartes en s’appuyant sur des outils modernes et efficaces. Par exemple, les plateformes collaboratives et les réseaux sociaux d’entreprise centralisent tous les échanges internes. Ainsi, ils simplifient le partage de documents, accélèrent la prise de décision, et vos équipes gagnent en efficacité !

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Connecter les talents à tout moment et de n’importe où

Le travail collaboratif en entreprise, néanmoins, ne se limite pas à l’allègement de nos outils de messagerie. Elle soulève également un enjeu essentiel : celle de la mobilité des collaborateurs. Aujourd’hui, nombreux outils permettent de gérer des projets, des équipes dispersées et de communiquer aux quatre coins du monde. 

C’est une aubaine pour les recruteurs. Pourquoi limiter la recherche de talents à 20 kilomètres, quand le monde entier est accessible ?

Dans un même pays, grâce aux outils de collaboration, beaucoup de salariés peuvent télétravailler ou être connectés depuis un espace de co-working. Il y a encore une décennie, personne n’aurait pu imaginer travailler aussi facilement qu’en étant voisins de bureau.

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Un travail plus collaboratif, pour une entreprise plus productive

Le travail collaboratif à distance effraie certains, surtout les managers axés sur le contrôle. Et pour cause : comment savoir si les membres de leur équipe travaillent vraiment, ou s’ils font leurs courses, leur ménage, ou jouent avec leurs enfants ?

Cette crainte, même si elle légitime, est démentie par les chiffres :

• 86% des télétravailleurs notent qu’ils sont plus productifs en télétravail. Ce qui peut s’expliquer par de moindres sollicitations qu’en présentiel, en particulier en open space ;
• 84% des télétravailleurs jugent que la qualité de leur travail est meilleure en télétravail ;
• 57% d’entre eux considèrent que télétravail rime avec augmentation du temps de travail. 

Mieux encore : une étude commandée par la Direction générale des Entreprises (sous le Ministère de l’Économie) révèle que le télétravail augmente la productivité de 22% en moyenne chez les salariés.

En réalité, l’autonomie que demande le travail collaboratif rejaillit sur l’esprit d’initiative et le sens des responsabilités, chez la plupart des salariés, qui s’investissent davantage! Utilisez cette dynamique pour l’intégrer dans la culture de votre organisation. Mais attention, on vous conseille tout de même de bien rester attentif à ceux qui pourraient en abuser. 👀

La mise en place d’une gestion de projet “nouvelle génération”

Le travail collaboratif, surtout, change radicalement les règles du jeu de la gestion de projet. Sur les digital workplaces ou les réseaux sociaux d’entreprises, il est désormais possible de travailler de manière claire et simple. Vous pouvez consulter en temps réel l’ensemble des échanges et des documents relatifs à un projet donné. Ces outils centralisent toutes les informations pertinentes, offrant une vue d’ensemble complète des projets.

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Besoin d’une information d’un collègue travaillant à distance ? La visioconférence, le tchat et les tableaux de gestion de projet suppriment les distances en un clic !

Les solutions de gestion de projet collaboratives, au format Kanban ou en diagramme de Gantt, rapprochent la stratégie et l’opérationnel. Elles offrent une vision globale en temps réel sur l’avancement des tâches, la planification, le suivi et l’analyse. Ainsi, les parties prenantes peuvent réagir rapidement à tout aléa, être agiles ! La gestion de projet devient donc plus simple et efficace. 🚀

Une amélioration de l’équilibre de vie des salariés

Le travail collaboratif, notamment à distance, est également en pole position sur un enjeu majeur : la gestion, pour le collaborateur, de son équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Travailler régulièrement de chez soi, grâce aux outils collaboratifs, permet ainsi de :

• réduire les transports, à savoir :
  • le temps passé
  • le stress et la fatigue 
  • et la pollution générée !
• réaliser certaines tâches personnelles avant de démarrer la journée, à l’heure du déjeuner, ou à l’occasion d’une petite pause (par exemple lancer ou étendre une lessive, ou passer à la pharmacie)
• gagner en flexibilité pour assurer une présence à l’heure où les enfants rentrent de l’école
• réduire d’autant la durée de la journée et donc la charge mentale de la to-do list personnelle

Vos collaborateurs sont des êtres humains dont les facettes professionnelles et personnelles sont indissociables, même si on voudrait parfois croire le contraire. En leur permettant de réunifier leurs deux “casquettes”, vous les aidez à concilier leurs obligations. Ils en seront plus heureux personnellement, et également reconnaissants. Or des salariés heureux sont plus motivés, et plus productifs. L’entreprise a donc tout à y gagner, dès lors que le salarié joue le jeu !

Pour conclure

En somme, le travail collaboratif est bien plus qu’une mode. 

Il s’inscrit au confluent de tous les enjeux “modernes” du monde du travail. Moins d’e-mails, une meilleure mobilité, des gains de productivité, une gestion de projet simplifiée et un meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle : le travail collaboratif apporte des réponses à chacun de ces enjeux. 

Le réseau social d’entreprise (RSE) est aujourd’hui un outil essentiel pour faciliter la collaboration en entreprise, centraliser les ressources internes et faciliter le partage d’informations entre les collaborateurs. Vous souhaitez mettre en place un outil collaboratif au sein de votre entreprise ? Téléchargez notre fiche méthodologique rassemblant 10 initiatives de nos clients pour améliorer le travail collaboratif. 🌟🚀

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Dans notre fiche méthodologique « 10 initiatives de nos clients pour améliorer le travail collaboratif« , vous trouverez :

• 10 exemples d’initiatives mises en place par nos clients pour collaborer plus efficacement.
• Des bonnes pratiques pour vous aider à mettre en place ces initiatives et améliorer le travail collaboratif au sein de votre organisation.
• Les étapes à suivre pour choisir le bon outil collaboratif, le faire adopter par vos collaborateurs et en tirer le plus de valeur ajoutée.
• Des ressources pour vous aider à optimiser votre gestion de projet, faire des réunions efficaces et capitaliser les connaissances de vos équipes, et ce quels que soient leurs modes de travail.

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Auteurs : Paul Maubareyt, Benoît Renoul