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Travail collaboratif : quels enjeux pour les entreprises ?

Travail collaboratif enjeux pour les entreprises

Le travail collaboratif n’est pas qu’un concept à la mode. Il s’agit en réalité d’une puissante évolution des modes de travail dans les entreprises. Une véritable révolution, à l’origine de nouvelles façons de travailler et de s’organiser. Le travail collaboratif frappe ainsi à la porte de toutes les entreprises, sans exception, et les bouscule dans leur confort. 

En effet, il concentre plusieurs enjeux majeurs du monde du travail actuel. Les voici. 

Lire aussi : Qu’appelle-t-on travail collaboratif ?

L’e-mail : l’ennemi de votre attention, de votre temps et de votre énergie

Le premier enjeu est à dénicher au fond de nos boîtes de messagerie. 

5,6 heures ! Voilà le temps que les cadres passent chaque jour à traiter leurs e-mails, selon une étude Adobe de 2015. De longues heures de travail qui s’envolent chaque jour, et pourraient être utilisées sur des tâches à meilleure valeur ajoutée

Et pour cause. Car si la consultation et la réponse aux e-mails prend du temps, ces derniers ont un autre inconvénient plus sournois : regarder les nouveaux messages s’accumuler, voir les notifications clignoter en bas de l’écran tout au long de la journée nuit également à l’attention et au niveau d’énergie de vos collaborateurs. Cette jauge qui se remplit en continu leur crée une charge mentale qui pèse sur leur moral et leur motivation.

Heureusement pour les collaborateurs, le travail collaboratif vient rebattre les cartes avec des tâches qui s’organisent autrement, en s’appuyant sur de nombreux outils. Les plateformes collaboratives, par exemple, ainsi que les réseaux sociaux d’entreprise, permettent de centraliser tous leurs échanges internes au même endroit, de simplifier le partage de documents et de raccourcir la prise de décision en faisant bon usage du tchat et de la visioconférence (qui évitent par conséquent bon nombre de réunions !). 

L’idéal pour – à nouveau – travailler, la boîte e-mail et l’esprit légers.

Connecter les talents à tout moment et de n’importe où

La tendance du travail collaboratif, néanmoins, ne se limite pas à l’allègement de nos outils de messagerie. Elle soulève également un enjeu essentiel : celle de la mobilité des collaborateurs. De nombreux outils collaboratifs permettent en effet aujourd’hui de gérer des projets et des équipes dispersées aux quatre coins du monde. 

Une véritable aubaine pour les recruteurs : pourquoi aller chercher les meilleurs candidats dans un rayon de 20 kilomètres, quand le monde entier vous tend les bras ? 

Et même au sein d’un même pays, l’amélioration du débit internet et des nombreux outils utilisés permettent à la plupart des salariés, dans le tertiaire, de travailler depuis chez eux ou un espace de co-working. 

En temps réel ou en asynchrone, en mobilité ou en travail à distance : les outils collaboratifs apportent une flexibilité nouvelle et rapprochent – virtuellement – des collaborateurs qui, il y a encore une décennie, n’aurait pas pu imaginer travailler aussi facilement ensemble à distance, que s’ils étaient voisins de bureaux !

Lire aussi : 5 avantages du travail collaboratif

Un travail plus collaboratif, pour une entreprise plus productive

Il y en a que l’essor du travail collaboratif – notamment à distance – effraie : ce sont les managers focalisés sur le contrôle. Et pour cause : comment savoir si les membres de leur équipe travaillent effectivement, où s’ils sont en train de faire leurs courses, leur ménage ou de jouer avec leurs enfants ? 

Cette crainte, même si elle légitime, est démentie par les chiffres :

  • 86% des télétravailleurs notent qu’ils sont plus productifs en télétravail. Ce qui peut s’expliquer par de moindres sollicitations qu’en présentiel, en particulier en open space ;
  • 84% des télétravailleurs jugent que la qualité de leur travail est meilleure en télétravail ;
  • 57% d’entre eux considèrent que télétravail rime avec augmentation du temps de travail

Mieux encore : une étude commandée par la direction générale des Entreprises (qui dépend du Ministère de l’Economie) montre de façon objective que le télétravail permet un gain de productivité de 22% en moyenne chez les salariés.

L’autonomie que nécessite le travail collaboratif rejaillit donc sur l’esprit d’initiative et sur le sens des responsabilités, chez la plupart des salariés, qui s’investissent ainsi davantage ! Servez-vous en pour réveiller cet esprit au sein de vos équipes tout en restant évidemment vigilants à l’égard de ceux/celles qui ne joueraient pas le jeu.

La mise en place d’une gestion de projet “nouvelle génération”

Le travail collaboratif, surtout, change radicalement les règles du jeu de la gestion de projet. Il devient possible, sur des digital workplaces, sur des réseaux sociaux d’entreprises, d’avoir accès de manière claire, simple, et en temps réel, à l’ensemble des échanges et des documents sur un projet donné. 

Besoin d’une information d’un collègue travaillant à distance ? Impossible d’abolir les fuseaux horaires mais la visioconférence, le tchat et les autres outils de messagerie instantanée suppriment distances et frontières en un clic !

Les solutions de gestion de projet collaboratives (sous format Kanban, diagramme de Gantt ou simplement to-do list par exemple) ne séparent plus la stratégie de l’opérationnel. Elles permettent d’avoir, en temps réel, une vision globale sur un projet et sur l’avancement des tâches associées, et intègrent à la fois des outils de planification, de suivi et d’analyse

Le partage de l’information est clair et uniforme, les parties prenantes d’un projet peuvent réagir rapidement à n’importe quel aléa : la gestion de projet est ainsi simplifiée et plus efficace !

Une amélioration de l’équilibre de vie des salariés

Le travail collaboratif, notamment à distance, est également en pole position sur un enjeu majeur : la gestion, pour le collaborateur, de son équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Travailler régulièrement de chez soi, grâce aux outils collaboratifs, permet ainsi de :

  • réduire les transports, à savoir :
    • le temps passé
    • le stress et la fatigue 
    • et la pollution générée !
  • réaliser certaines tâches personnelles avant de démarrer la journée, à l’heure du déjeuner, ou à l’occasion d’une petite pause (par exemple lancer ou étendre une lessive, ou passer à la pharmacie)
  • gagner en flexibilité pour assurer une présence à l’heure où les enfants rentrent de l’école
  • réduire d’autant la durée de la journée et donc la charge mentale de la to-do list personnelle

Vos collaborateurs sont des être humains dont les facettes professionnelles et personnelles sont indissociables, même si on voudrait parfois croire le contraire. En leur permettant de réunifier leurs deux “casquettes”, vous les aidez à concilier leurs obligations. Ils en seront plus heureux personnellement, et également reconnaissants. Or des salariés heureux sont plus motivés, et plus productifs. L’entreprise a donc tout à y gagner, dès lors que le salarié joue le jeu !

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En somme, le travail collaboratif est bien plus qu’une mode. 

Il s’inscrit au confluent de tous les enjeux “modernes” du monde du travail. Moins d’e-mails, une meilleure mobilité, des gains de productivité, une gestion de projet simplifiée et un meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle : le travail collaboratif apporte des réponses à chacun de ces enjeux. 

Et vous, où en êtes-vous de la mise en place du travail collaboratif dans votre entreprise ?


Auteurs : Paul Maubareyt, Benoît Renoul

L'équipe talkspirit