38 % des salariés français pratiquent aujourd’hui le télétravail de manière régulière, estime une récente étude de Malakoff Humanis. Mais si ce nouveau mode de travail continue d’avoir le vent en poupe, son organisation reste encore à revoir dans de nombreuses organisations (c’est en tout cas l’avis de 80 % des dirigeants !).
Visioconférences à gogo, perte de cohésion, surveillance excessive des collaborateurs, manque de communication et de collaboration au sein des équipes… Le télétravail – ou travail hybride – peut donner lieu à de nombreuses dérives.
Comment éviter ces erreurs ? Quelles bonnes pratiques mettre en place pour faciliter le travail collaboratif à distance ? Et quels outils privilégier pour améliorer la productivité de vos équipes en télétravail ?
Découvrez nos 7 astuces pour devenir un(e) pro de la collaboration à distance.
1. Mettez en place les bons outils
La première chose pour faciliter le travail collaboratif à distance, c’est d’abord de bien équiper vos collaborateurs. À la fois avec le matériel adapté, mais aussi et surtout avec les outils collaboratifs dont ils ont besoin pour travailler.
Visioconférence, messagerie d’équipe, gestion de projet, agenda partagé, suite bureautique en ligne… Toutes ces fonctions sont essentielles pour la collaboration à distance. Si vous n’avez pas encore investi dans ce type de solutions, il est donc temps de le faire !
Un bon moyen d’optimiser vos coûts tout en facilitant le quotidien de vos collaborateurs est d’opter pour une plateforme collaborative tout-en-un. En effet, avec ce type d’outil, pas besoin d’investir à la fois dans un outil de visioconférence, un outil de gestion de projet et un outil de tchat, puisque toutes ces fonctionnalités sont présentes sur la même plateforme.
C’est le cas de Talkspirit, un outil de communication et de collaboration qui vous permet :
- d’échanger en direct via le tchat et la visioconférence,
- de partager de l’information via un portail d’accueil, un fil d’actualités et une bibliothèque,
- ou encore de collaborer à distance via des groupes, une suite bureautique permettant la co-édition de documents en temps réel, et un module de gestion de projet.
Le tout dans un environnement 100 % sécurisé et hébergé en France, et respectueux de l’environnement.
Une fois votre outil mis en place, il faudra bien sûr former et accompagner vos équipes pour les aider à le prendre en main et à l’intégrer dans leur routine de travail. Téléchargez notre fiche méthodologique rassemblant “6 étapes pour mettre en place un outil collaboratif” pour découvrir nos meilleurs conseils en la matière :
2. Établissez des règles de communication et de collaboration
Faciliter le travail collaboratif à distance suppose également de clarifier la façon dont vos équipes vont communiquer et collaborer au quotidien, en établissant des règles claires. Nous vous conseillons ainsi d’expliciter :
- Quels sont les horaires auxquels chacun doit se rendre joignable, à la fois pour répondre aux messages et participer à des réunions. Ces horaires sont un pilier essentiel pour fluidifier la collaboration des équipes en télétravail, mais aussi donner de la flexibilité à chacun. Par exemple, si vous décidez que chacun doit être a minima disponible entre 10h et 16h, vous vous assurez que les équipes disposent d’un créneau commun pour travailler ensemble, tout en offrant la possibilité aux collaborateurs d’organiser le reste de leur temps comme bon leur semble.
- Où les collaborateurs doivent partager l’information, notamment :
- Sur quels outils (par exemple, vous pouvez leur demander de privilégier le tchat pour les échanges synchrones, et le fil d’actualités pour les échanges asynchrones),
- Et dans quels groupes (précisez par exemple que les groupes d’équipe doivent être utilisés pour les échanges sur des projets d’équipe, et les groupes thématiques pour le partage d’informations entre collaborateurs de différentes équipes)
- Comment cette information doit être partagée, notamment :
- Doit-elle être communiquée à l’oral ou à l’écrit ? Vous pouvez par exemple privilégier l’écrit pour le partage d’informations et le suivi des projets, et l’oral pour la prise de décision et la réflexion collective. Bien sûr, à vous d’adapter ces règles en fonction de votre culture d’entreprise.
- À quel moment doit-elle être partagée ? Lorsqu’on travaille à distance, il peut être parfois difficile de séparer vie professionnelle et vie personnelle. Afin de respecter le droit à la déconnexion de chacun, proposez par exemple à vos équipes de ne pas envoyer de messages en dehors des horaires de travail habituels (par exemple, avant 9h et après 18h en semaine).
- Et quelle langue doit être utilisée ? Dans certaines entreprises internationales, toutes les communications doivent se faire en anglais, tandis que dans d’autres, la langue change en fonction de chaque bureau. Clarifier ce point dès le départ permettra de faciliter le travail collaboratif à distance entre vos équipes réparties sur plusieurs sites.
3. Limitez le nombre et la durée de vos réunions
Cela peut vous paraître contre-intuitif, mais limiter les réunions est un bon moyen de faciliter le travail collaboratif à distance. Pourquoi ? Parce que trop de réunions tue la réunion ! Autrement dit, les réunions à outrance nuisent à la productivité de vos équipes, et les empêchent de collaborer efficacement.
Lire aussi : Comment améliorer l’efficacité de vos réunions à distance ?
En moyenne, les salariés perdent trois heures par semaine à cause de réunions superflues, estime la dernière étude d’Asana. Afin d’éviter cette perte de productivité, il est donc important – tout comme pour les communications par message – de mettre en place quelques bonnes pratiques, notamment pour :
- Limiter la durée des visioconférences (une heure maximum, par exemple),
- Réduire le nombre de réunions organisées (par exemple, maximum deux réunions par semaine pour chaque équipe),
- Délimiter les heures auxquelles les réunions peuvent être planifiées (à la fois pour éviter les abus, mais aussi permettre à chacun de se concentrer sur des tâches importantes sur certaines plages horaires),
- Garantir la pertinence de chaque réunion (si une réunion peut être résumée en un message, un email ou une publication, c’est qu’elle n’a pas lieu d’être !),
- S’assurer que la réunion remplit bien ses objectifs (par exemple, en ayant un agenda précis, et un animateur qui pose les bonnes questions).
Enfin, n’oubliez pas : la réunion n’est pas la seule solution pour faciliter le travail collaboratif à distance. En fonction du type d’information que vous souhaitez partager, vous pouvez aussi utiliser le tchat, le fil d’actualités, votre tableau de gestion de projet, votre drive d’équipe, ou encore votre base de connaissances. Autant de fonctions que vous pouvez retrouver sur la plateforme collaborative Talkspirit !
4. Donnez-vous des objectifs
En présentiel comme en télétravail, il est important de fixer des objectifs clairs, à la fois au niveau de l’entreprise, des équipes et des collaborateurs. Ces objectifs permettront à vos salariés de savoir où l’entreprise souhaite aller, et quelle contribution ils peuvent apporter. C’est donc un bon moyen de motiver vos équipes, tout en clarifiant ce qui est attendu d’elles.
Pour élaborer ces objectifs, ils existent plusieurs méthodes :
- La méthode OKR (Objective Key Results), qui consiste à définir des objectifs ambitieux, et à les mesurer via des résultats clés.
- Le modèle SMART, qui propose de fixer des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels (c’est-à-dire, délimités par des dates butoirs).
- La méthode CLEAR, plus adaptée à des environnements changeants, qui consiste à donner des objectifs collaboratifs, limités (en termes de durée et de périmètre d’action), émotionnels (qui vont créer des connexions entre les équipes), appréciables (facilement atteignables, et donc plus agréables pour les équipes) et ajustables (autrement dit, qui peuvent évoluer dans le temps).
Quelle que soit la méthodologie choisie, pensez bien à fixer aussi bien des objectifs quantitatifs (basés sur des chiffres) que qualitatifs (basés sur un ressenti). Plus difficiles à mesurer, les objectifs qualitatifs pourront être utilisés pour évaluer des indicateurs tels la satisfaction client, l’engagement collaborateur, ou encore votre image de marque (notamment à l’aide de sondages). Ils ne sont donc pas à négliger !
5. Clarifiez les rôles et les responsabilités de chacun
Outre les objectifs, il vous faudra également apporter de la clarté sur les rôles et les responsabilités de chaque membre de votre équipe, ainsi que les tâches associées. Vous éviterez ainsi les incompréhensions, mais aussi les potentielles tâches réalisées en double.
Lire aussi : [Rapport Asana 2021] Pourquoi le “work about work” tue la productivité
Si votre équipe est régulièrement amenée à travailler sur des projets, nous vous recommandons d’utiliser la matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) afin de visualiser facilement la répartition des rôles. Pour cela, listez l’ensemble des tâches de votre équipe, et posez-vous les questions suivantes :
R (Responsible) : Qui est chargé d’accomplir quelle tâche ?
A (Accountable) : Qui vérifie que la tâche est bien accomplie ?
C (Consulted) : Qui peut donner son avis / apporter son expertise sur cette tâche ?
I (Informed) : Qui doit être informé de l’avancement de la tâche ?
Grâce à cette matrice, chaque membre de l’équipe sait ainsi ce qu’il est censé faire, et qui il doit consulter ou informer pour pouvoir avancer dans son travail.
En plus d’utiliser la méthode RACI, nous vous conseillons également d’avoir une gestion de projet la plus claire possible, en explicitant pour chaque tâche :
- ce qui est attendu du collaborateur,
- quelle valeur ajoutée la tâche va apporter au reste de l’équipe (voire au reste de l’entreprise),
- quand la tâche doit être terminée,
- et comment les résultats obtenus vont être mesurés.
Envie d’aller plus loin ? Téléchargez notre fiche méthodologique rassemblant “10 bonnes pratiques pour augmenter la productivité de vos équipes”, à distance comme en présentiel :
6. Créez des rituels
Simplifier le travail collaboratif à distance demande une attention particulière, à la fois côté manager et communication interne. Et pour cause : un salarié peut être plus facilement démotivé, voire même souffrir d’isolement lorsqu’il est régulièrement en télétravail. Et ce n’est pas tout : selon le baromètre 2021 de Julhiet Sterwen, 55 % des salariés estiment que le télétravail risque de diminuer leur sentiment d’appartenance et de créer un désengagement croissant vis-à-vis de l’entreprise.
Pour éviter ces effets négatifs, il revient à l’entreprise – et notamment aux managers – de mettre en place des rituels fédérateurs, à la fois pour faciliter le travail des équipes et créer du lien à distance. Ces rituels peuvent prendre différentes formes, par exemple :
- un “bonjour” sur le tchat pour bien commencer la journée,
- des réunions d’équipe hebdomadaires pour assurer le suivi des projets,
- des réunions d’entreprise tous les mois pour obtenir de la visibilité sur les actions de chaque département,
- des pauses café en visioconférence tous les vendredis pour recréer de l’informel à distance,
- des événements de team building (apéro, karaoké, jeu concours, escape game, tournoi de babyfoot, cours de sport, etc.) organisés toutes les deux semaines en présentiel et/ou à distance,
- des séminaires tous les trimestres,
- etc.
Lire aussi : 5 bonnes pratiques pour maintenir votre culture d’entreprise à distance
Enfin, n’oubliez pas : ce n’est pas parce que vos équipes travaillent 100 % du temps à distance que vous ne pouvez pas organiser des activités en présentiel. Le tout est de garder un équilibre entre rituels à distance et sur site, afin de ne pas frustrer ceux qui ne peuvent pas être là, tout en offrant l’opportunité à ceux qui le peuvent de “se voir en vrai” pour entretenir la cohésion d’équipe.
7. Donnez du feedback en continu
Notre dernière astuce pour faciliter le travail collaboratif à distance ? Demander du feedback à votre équipe ! C’est le meilleur moyen de faire évoluer vos modes de travail en continu. Pour cela, il vous suffit de créer un sondage (que vous pourrez envoyer aussi bien aux collaborateurs qu’aux managers) avec des questions ouvertes telles que :
- Que pensez-vous de nos modes de travail actuels ?
- Auriez-vous des suggestions d’initiatives à mettre en place pour mieux collaborer à distance ?
- Comment utilisez-vous les outils collaboratifs mis à votre disposition ? Répondent-ils bien à vos besoins de collaboration ?
- Estimez-vous qu’il existe une bonne cohésion d’entreprise ? Si non, que faudrait-il faire pour l’améliorer ?
- Arrivez-vous à travailler facilement avec les différentes équipes à distance ? Si non, quels problèmes rencontrez-vous ?
- Que pensez-vous de la façon dont l’information est partagée au sein de l’organisation ? Arrivez-vous à trouver facilement les informations dont vous avez besoin, ou est-ce compliqué au quotidien ?
À vous ensuite d’adapter vos pratiques collaboratives en fonction des retours des équipes, afin que celles-ci s’adaptent à leurs besoins.
Lire aussi : Résumé du webinaire “Pourquoi et comment instaurer une culture du feedback ?”
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En bref, faciliter le travail collaboratif de vos équipes à distance suppose de mettre en place des règles de communication, de déployer le ou les bon(s) outil(s) collaboratif(s), d’instaurer des rituels au niveau de l’entreprise et des équipes, d’être le plus clair possible sur qui fait quoi, et de demander régulièrement l’avis de vos collaborateurs.
Vous souhaitez obtenir plus de bonnes pratiques pour mieux collaborer à distance et booster la performance de vos équipes ? Téléchargez la fiche méthodologique ci-dessous 👇
