[Rapport Asana 2021] Pourquoi le “work about work” tue la productivité

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En 2021, les travailleurs français perdraient 66 % de leur temps de travail sur du “work about work”, c’est-à-dire sur des activités chronophages et sans valeur-ajoutée (comme de nombreuses réunions, le suivi du travail ou le va-et-vient entre les applications). 

Son coût ? Pharaonique ! Car chaque jour, le “work about work” empêche les équipes de se concentrer sur les tâches qui comptent et diminue leur productivité. En raison de ce phénomène, les employés ont de plus en plus de mal à respecter les échéances, et ce même s’ils travaillent davantage. 

C’est la conclusion du rapport Anatomy of work 2021 d’Asana, qui a étudié le comportement de plus de 13 000 travailleurs issus de professions dites « intellectuelles » (consultant, ingénieur, chef de projet, enseignant, architecte, etc.) dans le monde entier, dont plus de 2 000 en France. Dans ce rapport, Asana analyse l’impact du “work about work” sur la productivité et le moral de ces collaborateurs, et propose quelques clés pour mieux organiser le travail dans un monde en constante évolution. 

Voici un résumé des chiffres-clés du rapport.

Le “work about work”, ennemi de la productivité

De tous les pays interrogés, la France est celui dont les travailleurs consacrent le plus de temps au “work about work”. Une fois ces tâches de coordination effectuées, il ne leur reste que :

• 21 % de temps à consacrer au travail qualifié -ce pour quoi ils ont été embauchés- 
• et 13 % à la planification et aux réflexions stratégiques.

Cette inefficacité oblige souvent les employés à faire des heures supplémentaires. Ainsi, 87 % des personnes interrogées disent travailler deux heures de plus par jour pour compenser. Et ce, même s’ils sont en télétravail. 

À distance, les discussions informelles du bureau ont souvent été remplacées par des réunions superflues en visioconférence. En 2020, on estime que cette réunionite aiguë a fait perdre 160 heures de travail à chaque salarié. Monstrueux !

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“Trop d’applis tue l’appli”

Malgré toutes ces visioconférences, les équipes ont de plus en plus de mal à bien comprendre leurs rôles et responsabilités. 

Ainsi, en 2020, les travailleurs français passent presque 5 heures par jour -soit 236 heures par an- sur des tâches déjà effectuées par quelqu’un d’autre.

Et en cela, l’explosion du nombre d’applications professionnelles utilisées par les équipes n’a rien arrangé. En effet, elles multiplient le nombre de canaux sur lesquels les employés communiquent entre eux, dispersant -et parfois noyant- les informations importantes. Par ailleurs, créant des “silos cognitifs”, ces applications donnent parfois une vision fragmentée de l’activité ou des projets, qui incite les collaborateurs à réaliser des tâches alors que -même s’ils ne le savent pas- celles-ci ont déjà été accomplies par ailleurs.

Selon le rapport, un employé utilise en moyenne 10 applications 25 fois par jour (et 14 applications 31 fois par jour s’il s’agit d’un haut dirigeant). En raison de ce constant va-et-vient, il rate plus facilement des messages ou des tâches, et peut avoir du mal à hiérarchiser efficacement son travail. Ainsi, environ un tiers des salariés français rapportent manquer des échéances chaque semaine.

Pour éviter cette perte de productivité et d’organisation liée aux applications, le rapport suggère aux entreprises d’adopter une plateforme spécialement conçue pour la collaboration et la gestion du travail, à laquelle elles pourront connecter toutes leurs applications. 

En effet, d’après une enquête d’IDC, l’utilisation d’au moins trois intégrations permettrait aux équipes d’économiser environ 30 heures de temps de travail par semaine. 

Attention au burn out

Malheureusement, la perte de temps n’est pas la seule conséquence du “work about work” : en effet, en plus d’être souvent inutile, ce travail génère une charge supplémentaire. En 2020, 70 % des employés français disent avoir connu un épisode de burn out. En cause : un surmenage, une incapacité à se déconnecter du travail, ou un manque de clarté sur les tâches et les rôles. 

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Et ce burn out peut coûter très cher à l’entreprise. Outre la baisse de motivation et de productivité, l’absentéisme et les dépenses de santé des salariés surmenés peuvent très rapidement alourdir la facture. Ainsi, l’INRS estime que le stress au travail coûte entre 2 et 3 milliards d’euros à la France (arrêts maladie, absentéisme, médicaments…). 

Pour éviter que vos salariés se retrouvent en détresse, il est important de prioriser leur bien-être en favorisant le dialogue de manière proactive, en apportant un soutien à ceux qui en ont besoin, et en célébrant mieux les réussites.

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L’importance de la flexibilité 

Améliorer la flexibilité des horaires de travail peut aussi contribuer à ce bien-être. D’ailleurs, près des ¾ des salariés français estiment que cette flexibilité sera la clé de leur résilience l’année prochaine. En effet, elle peut permettre de limiter le stress, d’augmenter la concentration des salariés, mais aussi d’améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Avec de meilleurs processus, notamment une clarification des responsabilités, chaque employé pourrait ainsi se libérer plus de 6 heures par semaine pour travailler sur d’autres tâches, plus utiles et souvent plus épanouissantes.

D’autres mesures peuvent améliorer la productivité des salariés, notamment :

• la diminution du nombre de réunions, 
• la mise en place de plages de “travail intense” sans distractions, 
• ou encore la mise en place d’outils collaboratifs modernes.

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Les bonnes résolutions 2021

Selon le rapport, trois principaux leviers de motivation inciteront les salariés à donner le meilleur d’eux-mêmes en 2021 :

• la réalisation de tâches agréables et motivantes ;
• la valeur ajoutée du travail pour l’entreprise ;
• la possibilité d’évoluer professionnellement.

En bref, les employés ont besoin de travailler sur des tâches qui ont du sens, et qui leur permettent de s’épanouir pleinement sur le plan professionnel, sans aller jusqu’au surmenage. 

Pour cela, ils devront avant tout développer leurs compétences informatiques et technologiques, mais aussi améliorer leur confiance en eux et leur leadership. 

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Afin de soutenir ces ambitions en 2021, la première priorité des entreprises interrogées est d’investir dans des technologies qui vont booster l’efficacité du travail d’équipe.

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Le “work about work” ne pose pas seulement des problèmes de productivité. Il peut aussi semer confusion et désordre, même parfois un surmenage. Pour gagner en agilité, il est donc indispensable de limiter le temps passé sur ces tâches, par exemple en mettant en place une plateforme qui va permettre de centraliser et organiser l’information.

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Auteure : Emmanuelle Abensur