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Comment gagner en productivité en centralisant les échanges : le témoignage du CNPF

CNPF

Pas facile de collaborer lorsque vos 500 collaborateurs sont éparpillés partout en France, et utilisent des outils différents selon les tâches du jour. Le Centre National de la Propriété Forestière (CNPF) voulait simplifier les échanges et améliorer la circulation de l’information : début 2020 leur chef de service du développement numérique s’est tourné vers Talkspirit pour faire évoluer leur organisation autour d’une interface unique.

Le CNPF (Centre National de la Propriété Forestière) est un établissement public, opérant sous la tutelle du Ministère de l’Agriculture. Il est chargé du développement de la gestion durable des forêts privées, qui représentent presque un quart du territoire national appartenant à 3,5 millions de propriétaires privés. Ses collaborateurs se répartissent entre des centres régionaux, un service de Recherche-Développement-Innovation, et une Direction Générale au niveau national qui coordonne les aspects métiers, ressources humaines, comptables et financiers.

Le CNPF assure de nombreuses missions, notamment des études sur l’évolution de la forêt (notamment en lien avec le changement climatique), de la formation, et l’orientation de la gestion des forêts privées. Il a aussi pour rôle d’agréer les plans de gestion durable, document obligatoire que doivent remplir tous les propriétaires de plus de 25 ha de forêt.

Chiffres clés du CNPF :

  • 12,6 millions d’hectares de forêts privées
  • 500 collaborateurs répartis sur toute la France
  • 11 délégations régionales

Interrogé par notre rédaction, Alain Posty, Chef du Service Informatique et du Développement numérique au sein du CNPF, détaille ses besoins initiaux centrés autour de la circulation de l’information et du travail collaboratif, et nous parle des améliorations apportées par l’utilisation de Talkspirit.

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Le CNPF face à la nécessité d’accélérer sa transformation numérique

L’utilisation des outils numériques prend une ampleur croissante chez nous, car nous avons besoin de suivre et mesurer nos actions quotidiennes en construisant des bases de données accessibles facilement et partout. Le CNPF utilisait jusqu’à récemment des bases de données silotées / fragmentées : base pour le cadastre, base pour la cartographie, base pour les données de la forêt, etc. Depuis mon arrivée en 2018, je travaille à regrouper ces bases pour unifier nos outils de travail, car nos missions impliquent beaucoup d’interactions. Du fait du dérèglement climatique, la forêt, au sens large, subit un énorme stress ; c’est pourquoi la maîtrise des données expérimentales collectées depuis 30 ans est essentielle pour suivre et analyser les changements (en cours et à venir).

Une volonté de faciliter le travail collaboratif

Notre deuxième besoin découle de la volonté d’accentuer le travail collaboratif. Répartis partout en France, nos collaborateurs avaient l’habitude de prendre leur voiture pour assister à des réunions physiques au site de leur région. En 2015, on s’est modernisés en mettant en place la visioconférence dans des salles équipées, impliquant tout de même que les gens se déplacent jusqu’au site de leur département. Et en 2018, j’ai cherché une solution plus simple. Nous sommes alors passés sur un service cloud permettant de faire de la visioconférence de PC à PC, sans avoir besoin de se déplacer. Le logiciel déployé permettait aussi de tchater. Les collaborateurs ont peu à peu découvert et adopté ces nouveaux usages de collaboration à distance.

Un autre besoin remontait de manière régulière : celui de pouvoir partager des documents sur des sujets communs. On a fait un essai en déployant un forum et un wiki d’entreprise, mais cela s’est avéré difficile à mettre en place. Les outils n’étaient pas interfacés nativement et compliqués à prendre en main pour les collaborateurs. Je cherchais donc une solution plus simple techniquement et plus intuitive.

Un choix d’outil RSE guidé par le bouche-à-oreille

Ce sont nos confrères de l’ONF (Office National des Forêts), qui utilisaient déjà Talkspirit, et qui m’en ont parlé de manière positive. En tant que responsable dans un établissement public, j’ai deux éléments-clés dans ma réflexion : choisir en priorité des fournisseurs français (d’autant plus avec la crise du Covid-19 !), et m’assurer que mes prestataires sont en règle avec le RGPD. Talkspirit étant à la fois une société française, et hébergée chez OVH, j’avais deux bonnes raisons d’étudier l’outil.

De plus, le CNPF est un établissement public : si nous achetons 500 licences, nous avons l’obligation de passer un marché. Talkspirit étant référencé à l’UGAP (centrale d’achat du service public), cela simplifie beaucoup les aspects techniques et financiers. Nous avons donc choisi cet outil, et lancé le déploiement début 2020 avec d’abord 50 licences.

Un déploiement progressif au sein de l’établissement

Ont été équipés en priorité l’équipe Communication, très demandeuse d’un outil collaboratif performant, et le service Numérique, qui compte dix personnes réparties dans toute la France. On a eu le nez creux : le déploiement s’est fait trois semaines avant le début du confinement. Evidemment, ce “télétravail forcé” a donné un coup d’accélérateur à l’utilisation de l’outil, car tous les collaborateurs équipés ont pu continuer à travailler de manière rapide, conviviale et facile.

Depuis, nous augmentons progressivement le nombre de personnes connectées sur Talkspirit. Le bouche à oreille fonctionne bien en interne : j’ai parfois des collaborateurs qui me demandent une licence parce qu’ils ont travaillé sur l’outil avec quelqu’un déjà équipé, et ils ont envie de s’y mettre.

Talkspirit est extrêmement facile à utiliser, il rentre peu à peu dans nos usages, en facilitant l’organisation du travail d’équipe. Dans une entité comme la nôtre, cela nécessite un peu de moyens organisationnels pour faciliter l’adoption. Nous prévoyons des formations pour leur apprendre à en tirer pleinement parti. Pas vraiment sur les fonctionnalités mais sur l’usage : par exemple pour les rassurer sur le fait qu’ils ne sont pas obligés de répondre sur le champ aux notifications, et en les sensibilisant au droit à la déconnexion. Nous voulons qu’ils intègrent que Talkspirit leur permet de gagner du temps, et que ce n’est pas une nouvelle contrainte ! Il faut aussi former nos managers aux nouvelles méthodes plus horizontales qu’induit l’outil.

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Talkspirit, un facilitateur d’échanges entre équipes

Après quelques mois d’utilisation, on constate que l’usage de Talkspirit améliore la communication, la collaboration au quotidien, et in fine la productivité des utilisateurs grâce à sa simplicité et sa polyvalence. Cela peut paraître trivial mais tous les matins, on se dit tous « Bonjour » sur Talkspirit : pour des collaborateurs qui travaillent majoritairement à distance, c’est un changement important, et très agréable.

Au CNPF, les équipes avaient l’habitude d’utiliser le mail comme un outil synchrone, ce qui générait du stress (certains reçoivent plus de 100 mails par jour !), et une forte complexité dès qu’il y avait un long historique de messages et de nombreux destinataires. Ces boucles où chacun pouvait ajouter ou enlever un destinataire posaient également un problème de confidentialité, avec le risque d’envoyer des informations à des personnes qui n’auraient pas dû y avoir accès.

L’outil Talkspirit apporte une réponse à ces deux problèmes. Il favorise le tchat plutôt que les mails pour les échanges synchrones, et indique la disponibilité des interlocuteurs. Si l’un d’eux est « Indisponible », il peut répondre plus tard, sans être relancé inutilement. Pour le suivi de projets, un administrateur crée des salons de discussions en maîtrisant ceux qui y ont accès. Les managers peuvent ainsi suivre sans problème plusieurs équipes en parallèle, cela leur facilite beaucoup les choses !

Les bénéfices constatés grâce à l’utilisation de Talkspirit

Maintenant que les premiers usages collaboratifs sont en place, le CNPF est prêt à passer à la vitesse supérieure en équipant bientôt l’ensemble des collaborateurs, dès que la fonction « Partage de documents » sera pleinement opérationnelle sur Talkspirit. J’ai du monde qui attend !

Aujourd’hui, nous partageons nos documents sur le cloud, mais si nous pouvons les co-éditer directement dans l’outil, il deviendra notre interface de travail unique, concentrant documents, chat, appels visio et audio. D’un point de vue organisationnel, cela amènera encore plus de simplicité en réunissant sur une interface unique toute les fonctions utiles au quotidien, limitant ainsi la dispersion ou la duplication de l’information.

D’un point de vue financier, je vois aussi un vrai gain : Talkspirit étant une plateforme complète, cela réduit les coûts de licence (plus besoin d’autant d’applications et de logiciels pour travailler ensemble). J’ai calculé que basculer la visioconférence sur Talkspirit va nous faire réaliser 16 000 euros d’économies annuelles. C’est un budget important. Si à terme, nous pouvons aussi utiliser la plateforme pour organiser nos webinars, qui nécessitent aujourd’hui une licence spécifique, le gain sera encore plus important. Sans compter qu’avoir un outil unique à gérer, en règle avec le RGPD, c’est un vrai plus pour nous.

L’essentiel à retenir sur Talkspirit ?

J’y vois un gain en productivité, en simplicité pour suivre mes équipes et interagir de manière individuelle et groupée, et bien sûr un gain financier et technique grâce à une interface simple, qui regroupe différentes fonctions indispensables du quotidien. J’apprécie aussi le contact humain avec l’équipe Talkspirit, la possibilité de formuler des demandes qui sont prises en compte, il y a un vrai échange.

L’œil de Talkspirit sur les problématiques du CNPF

“Par nature, le fonctionnement du CNPF repose sur le travail à distance. Une telle organisation nécessite des outils fluides, performants, et bien intégrés, qui renforcent la cohésion entre les équipes et favorisent la circulation de l’information. L’établissement était conscient de la lourdeur des échanges par mail, avec de nombreux messages envoyés et reçus chaque jour, des boucles de destinataires et des échanges de pièces jointes parfois difficiles à suivre. Le management voulait un outil qui simplifie les interactions en les réunissant à un seul endroit, plutôt que de basculer d’un outil à l’autre tout au long de la journée. 

Talkspirit leur apporte une interface de travail unique, facile à prendre en main, qui crée de la cohésion mais permet aussi de compartimenter l’information lorsque c’est nécessaire. D’autres secteurs dont les effectifs sont dispersés peuvent en tirer parti, comme la force de vente, les chaînes d’hôtellerie, les agences immobilières, etc.

Nous sommes très attentifs aux retours et demandes du CNPF : il s’agit ainsi d’un véritable partenariat gagnant-gagnant avec nos clients, pour identifier, développer ou perfectionner les fonctionnalités les plus utiles pour eux. De cette manière, nous améliorons en continu notre solution. Et ce sont tous nos clients qui en profitent, avec un outil de travail toujours plus complet et plus performant.” 

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Auteure : Clémentine Garnier

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