Comment connecter les membres d’une organisation dispersés aux quatre coins du Québec, tout en facilitant le partage d’informations et de documents au sein du réseau ? C’est le défi relevé par Place aux jeunes en région grâce à Talkspirit !
Place aux jeunes en région est une organisation québécoise à but non lucratif qui aide les jeunes de 18 à 35 ans à trouver du travail et s’installer en région. L’organisme comprend un réseau d’une centaine d’agents présents dans plus de 80 municipalités régionales de comté (MRC), l’équivalent des départements en France.
Chiffres clés :
- +100 agents répartis dans 15 régions du Québec
- +1 500 jeunes qui s’établissent en région par année grâce à leurs services
- 98 % d’utilisateurs actifs par mois sur Talkspirit
Comment l’organisation utilise-t-elle Talkspirit au quotidien ? Et quels bénéfices en retire-t-elle ? Catherine Beaucage, agente de recrutement chez Place aux jeunes en région, fait le point sur ces questions.
Un défi : rassembler des agents dispersés sur le territoire
“Avant Talkspirit, nous partagions nos informations et documents importants sur une multitude de canaux, notamment les emails, Sharepoint, Google Drive, ainsi qu’un groupe Facebook”, rapporte Catherine Beaucage. Résultat : les agents avaient souvent du mal à s’y retrouver !
Autre problématique : “de nombreux agents se sentaient isolés, car travaillant seuls sur leur territoire”, et ne disposant pas des outils adéquats pour discuter avec leurs collègues.
“Notre principal défi était de rassembler l’ensemble de nos agents sur une seule et même plateforme, qui leur permette d’échanger facilement et de créer du lien. Le tout en réduisant notre volume d’emails internes.
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Le turnover étant assez élevé chez les agents, nous cherchions également un outil pour centraliser tous nos documents”, ajoute l’agente de recrutement.
La recherche d’une plateforme facile d’utilisation
Pour faire face à ces différents enjeux, l’organisme s’est mis à la recherche d’une plateforme intranet tout-en-un.
“J’ai passé plusieurs mois à benchmarker et tester différentes plateformes. Et je me suis rendue compte que Talkspirit répondait le mieux à nos besoins.
Le coût était très intéressant. Mais ce qui a fait la différence, c’est surtout la facilité d’utilisation et l’intuitivité de la plateforme. Nous l’avons testée avec des personnes qui étaient moins à l’aise avec les technologies, et elles ont réussi à la prendre en main très rapidement !
Talkspirit cochait aussi toutes les cases en termes de fonctionnalités, car elle permet à la fois de faciliter les échanges via le tchat et la vidéoconférence, de faire de la gestion documentaire, de travailler en mode collaboratif, d’avoir un calendrier pour tout le réseau, de se connecter avec différentes adresses mail et, pour les agents paramétrant leur compte en anglais, de traduire les publications du français vers l’anglais avec un simple bouton.”
Un déploiement en accéléré
Grâce à son côté intuitif, Talkspirit a pu être déployé en seulement une semaine.
“Le secret, c’est la préparation ! Avant le lancement, j’ai pris le temps de bien paramétrer la plateforme (couleurs, réglages, création des groupes, etc.). Le déploiement s’est ensuite fait région par région pendant une semaine. Pour chaque région, j’ai organisé une réunion avec les agents y travaillant afin de les former à l’outil et de leur expliquer comment utiliser les différentes fonctionnalités.
Cela a été une semaine intense, mais au final cela a vraiment fait la différence, puisque tous les agents ont adopté Talkspirit en un rien de temps !”, s’exclame Catherine Beaucage.
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Talkspirit, un outil de travail indispensable
“Talkspirit est la première application que nos agents ouvrent le matin.” C’est un outil qui leur permet à la fois de partager de l’information, d’échanger avec leurs collègues et de collaborer sur des projets.
“Afin d’organiser ces échanges, nous avons créé plusieurs groupes, qui connaissent un véritable succès :
- des groupes par région, où les agents peuvent échanger et collaborer entre eux,
- un groupe de travail pour l’équipe nationale,
- un groupe rassemblant tous les membres de l’organisation, qui permet de partager des informations top-down,
- un groupe d’entraide qui permet de partager des bonnes pratiques et de chercher de l’inspiration pour des projets,
- un groupe ‘Avis de recherche’ pour partager des profils de candidats et des offres d’emploi correspondant à ces profils,
- un groupe pour les agents anglophones,
- un groupe informel, où les agents peuvent partager ce qu’ils veulent pour décompresser et s’amuser.”
Une information mieux partagée
Finie la dispersion de l’information dans les emails et sur Facebook. Avec Talkspirit, les agents peuvent désormais partager des informations directement sur le tchat, ou en créant une publication.
“Notre réseau adore le tchat ! C’est facile et rapide à utiliser, et cela permet aux agents de discuter beaucoup plus facilement avec l’équipe nationale, avec leurs collègues de la même région, ou encore avec des collègues ayant une certaine expertise à plus de 1 000 km d’eux. Les régions du Québec n’ont jamais été aussi proches !”, se réjouit Catherine Beaucage.
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“Nous utilisons également les publications pour partager des actualités, des bonnes pratiques, des nouveaux processus et des documents de formation, que nous classons avec le système d’étiquettes. Grâce à la fonctionnalité ‘j’ai lu’, chaque utilisateur peut ensuite indiquer les publications qu’il a consultées, ce qui lui permet de ne manquer aucune information.
Avec l’agenda, nous pouvons aussi mettre en avant des événements externes liés à nos activités de recrutement, ainsi que nos événements internes (par exemple, nos congrès, nos rencontres mensuelles avec les agents, nos formations, nos 5 à 7, etc.)”, indique Catherine Beaucage.
Ces événements sont ensuite intégrés sur la page d’accueil, qui rassemble les principales actualités et statistiques de l’organisation.
Une gestion documentaire simplifiée
Avec son drive intégré, Talkspirit permet aussi de faciliter la gestion des documents. “Nous avons créé un drive général où nous stockons toutes nos informations froides, par exemple des documents de communication (logo, templates, outils graphiques…), de formation (enregistrements vidéo, documents PDF et liens utiles), et des ressources pour aider les agents dans leur travail.
En plus de ce drive général, chaque groupe dispose d’un drive dédié, dans lequel les agents peuvent stocker et co-éditer des documents de travail.” Ils peuvent ainsi accéder à l’information et collaborer à distance en toute simplicité.
Le chatbot, un atout pour la recherche d’informations
Le chatbot FAQ représente un véritable atout pour Place aux jeunes en région, car il permet de faciliter la recherche d’informations sur la plateforme. “J’y ai intégré beaucoup de questions que je mets régulièrement à jour. Par exemple, il y a des questions en lien avec les tâches des agents, notre logiciel de gestion de candidats, leurs relations avec des partenaires, les services que l’on peut offrir aux différents profils de candidats, etc.
Lorsqu’un agent a une question, il peut la poser directement au chatbot. Et si le chatbot n’a pas la réponse, je suis notifiée et je peux lui répondre en privé en plus d’ajouter la nouvelle question-réponse sur le chatbot. Cela nous permet de gagner du temps au quotidien, et de mieux connaître les besoins des agents”, explique Catherine Beaucage.
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Des bénéfices rapidement visibles
Pour Places aux jeunes en région, la mise en place de Talkspirit a porté ses fruits à tous les niveaux. En effet, l’outil a permis à la fois de :
- briser l’isolement,
- faciliter le partage et l’accès à l’information (notamment via le drive et les groupes),
- fluidifier les échanges formels et informels entre collègues grâce au tchat et à la visioconférence,
- renforcer la cohésion et l’entraide entre collègues,
- booster la collaboration intra-région,
- et diminuer les emails internes.
“Avant, nous pouvions envoyer trois à quatre emails par semaine aux agents. Mais depuis que nous utilisons Talkspirit, nous n’en envoyons pas plus de deux ou trois par mois”, rapporte l’agente de recrutement. Niveau statistiques, le bilan est tout aussi positif : “93 % des utilisateurs se sont connectés sur Talkspirit sur les sept derniers jours, et 98 % sur le mois dernier.”
Pas de doute, la mise en place de la plateforme est un véritable succès !
L’oeil de Talkspirit sur Place aux jeunes en région
Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, Talkspirit permet de couvrir l’ensemble des besoins de Place aux jeunes en région. Désormais, les agents peuvent échanger, collaborer et prendre connaissance des informations les concernant sur un seul outil.
Contrairement aux emails et aux groupes Facebook, Talkspirit permet d’organiser les informations et documents par groupe, et de les retrouver facilement via la barre de recherche intelligente. Ainsi, plus besoin de passer des heures à chercher l’information !
Prochaine étape : “montrer aux agents comment utiliser des fonctionnalités plus avancées de Talkspirit (par exemple, la personnalisation des paramètres), et peut-être utiliser le module de webinaire LiveNow pour remplacer Zoom. On aurait enfin TOUT au même endroit”, ajoute Catherine Beaucage.
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Auteure : Emmanuelle Abensur
