Les défis de communication interne sont nombreux dans les entreprises multisites. En effet, qui dit salariés éparpillés sur plusieurs sites, dit aussi : silos d’informations, difficulté à sortir de la communication descendante, désengagement et perte de liens entre les collaborateurs.
Répondre à ces enjeux est essentiel pour les entreprises multisites qui souhaitent engager et fidéliser leurs collaborateurs, mais aussi gagner du temps et de l’argent. Car oui, c’est prouvé : les entreprises avec les salariés les plus engagés sont en moyenne 17 % plus performantes et 21 % plus rentables !¹
Si vous aussi, vous cherchez des outils et bonnes pratiques pour fluidifier votre communication interne multisites, vous êtes au bon endroit 🙂. En effet, c’est le sujet que nous avons abordé lors de notre webinaire du 16 mars 2023 avec :
- Adèle Hošek, Lead Customer Success chez Talkspirit
- Elise Attia, Responsable communication interne chez Solimut Mutuelle de France
Voici le résumé et le replay de ces interventions, ainsi que les retours remontés par les participants 👇
Les avantages d’une bonne communication interne multisites
Si vous êtes responsable de la communication interne, vous êtes probablement déjà convaincue de son importance. Mais pour que votre démarche fonctionne, il est également essentiel que votre direction et vos collaborateurs soient, eux-aussi, convaincus !
Notre conseil : soulignez bien les bénéfices que peut avoir une bonne communication interne multisites. À titre d’exemple, la com’ interne est un bon moyen de :
- vous aligner sur des pratiques et des processus communs,
- pérenniser l’information et la rendre facilement accessible,
- stimuler la productivité et l’innovation,
- gagner en transparence,
- développer le sentiment d’appartenance,
- éliminer les barrières de communication.
Les bonnes pratiques pour réussir sa com’ interne multisites
Une fois vos collaborateurs convaincus de l’intérêt de la démarche, il est désormais temps de mettre en place plusieurs bonnes pratiques pour fluidifier votre communication interne multisites. Adèle Hošek, Lead Customer Success chez Talkspirit, recommande notamment de :
- Mettre en place un outil complet qui permet de centraliser l’ensemble de vos canaux de communication. 29 % des responsables communication interne interrogés lors du webinaire utilisent par exemple un réseau social d’entreprise ou un intranet pour leur communication interne.
- Valoriser les succès de vos équipes sur cet outil,
- Développer la participation en lançant des sondages ou une boîte à idées sur laquelle les collaborateurs peuvent remonter leur feedback,
- Partager les actualités de votre entreprise, et plus globalement de votre écosystème (vos concurrents, vos clients, vos partenaires, etc.),
- Faciliter la mise en relation des utilisateurs en créant des groupes de discussion permettant de faciliter l’entraide, mais aussi les échanges des sujets informels (par exemple, pourquoi ne pas créer un groupe “Machine à café” ?),
- Organiser des événements de manière régulière (en visioconférence, ou en présentiel).
Lire aussi : [Parole d’expert] Communication interne : 4 exemples d’entreprises qui ont tout compris
Enfin, n’oubliez pas d’impliquer les collaborateurs et les managers dans votre communication interne ! Un élément considéré comme essentiel pour 22 % des participants.
Déployer sa plateforme de communication interne en 6 étapes
Vous l’avez compris : votre plateforme de communication interne va jouer un rôle clé dans la mise en place de ces bonnes pratiques. Pour réussir son déploiement, notre experte Adèle Hošek vous propose de suivre ces 6 étapes clés :
- Analyser les besoins des collaborateurs pour comprendre les problématiques et les freins qu’ils peuvent rencontrer.
- Référencer les outils déjà utilisés dans l’ensemble de vos départements et de vos bureaux.
- Intégrer la direction générale à votre projet pour qu’elle sponsorise le projet.
- Créer un plan de communication interne explicitant les étapes à suivre avant, pendant et après le déploiement, et définir les personnes qui relayeront ces communications (managers, responsables de sites…).
- Identifier et former des ambassadeurs (des collaborateurs enthousiastes souhaitant s’impliquer dans le projet) qui pourront faciliter le bouche à oreille et développer l’engagement sur la plateforme.
- Favoriser la prise d’initiatives en impliquant les collaborateurs dans vos prises de décisions.
- Ajouter une bannière pour télécharger le template de plan de com’ interne
Le retour d’expérience de Solimut Mutuelle de France
Client Talkspirit depuis 2020, Solimut Mutuelle de France a réussi à fluidifier sa communication interne multisites en troquant son “intranet vieillissant” pour une plateforme de communication interne moderne.
Lire aussi : Améliorer le partage d’informations avec Talkspirit : le témoignage de Solimut Mutuelle de France
Un besoin de sortir de l’information descendante
Avec 500 collaborateurs répartis sur 4 sites administratifs et 57 points d’accueil, cette mutuelle engagée faisait face à plusieurs défis, parmi lesquels :
- une information partagée de manière trop descendante,
- un manque de liens entre les collaborateurs du siège et du terrain, et ceux répartis sur les différents sites.
Ces enjeux, de nombreuses entreprises multisites y sont confrontées. Pour preuve :
- 28 % des responsables communication interne interrogés lors du webinaire rapportent que développer la communication ascendante et/ou transversale est l’un de leurs principaux enjeux
- 28 % rencontrent des difficultés à créer du lien entre les collaborateurs,
- 25 % affirment que leur enjeu est de booster l’engagement.
Et pour cause : les outils utilisés pour partager de l’information en interne ne sont pas toujours adaptés. En effet, pour 31 % des participants, la communication interne passe encore par les emails, tandis que 19 % s’appuient sur une newsletter ou un journal interne.
Le choix d’un outil français facile à utiliser
Pour répondre à ces enjeux, Solimut Mutuelle de France a donc mis en place une plateforme dédiée : Talkspirit ! 100 % made in France, Talkspirit répondait cochait tous les critères de Solimut Mutuelle, notamment en termes d’hébergement des données.
“De par notre métier et nos obligations légales, nous devons être très respectueux du RGPD. Le fait d’avoir un outil basé en France nous permettait de remplir ce critère juridique, et ainsi de garantir la sécurité des données”, explique Elise Attia, Responsable communication interne de l’entreprise.
Outre l’aspect sécurité, “nous avons apprécié les nombreuses fonctionnalités qui s’offraient à nous, et qui nous permettent de développer au fur et à mesure d’autres aspects de la communication interne, sans pour autant changer d’outil.”
D’autres éléments ont également fait la différence, notamment :
- la réactivité et la proximité de l’équipe, “qui sont force de proposition pour vous accompagner dans le déploiement de votre plateforme”,
- et la facilité d’utilisation de l’outil, qui a permis d’embarquer rapidement l’ensemble des collaborateurs.
Une communication interne plus forte que jamais
Déployé au début du confinement de mars 2020, Talkspirit a révolutionné la communication interne de Solimut Mutuelle de France. Aujourd’hui, la plateforme permet notamment de :
- partager les actualités et projets de l’entreprise via la page d’accueil, mais aussi et surtout via les publications, qui permettent aux porteurs de projet de mettre en avant leurs réalisations,
- savoir qui est qui et qui fait quoi via l’annuaire,
- faciliter les échanges entre collègues grâce au tchat.
“Quand on signe un nouveau contrat, c’est l’équipe commerciale qui en parle directement sur la plateforme, et non la communication interne. Et cela fonctionne très bien, puisque c’est sur ces publications que nous avons le plus d’engagement”, révèle Elise Attia.
Résultat : depuis la mise en place de Talkspirit, “nous avons réussi à faire passer l’idée que s’informer sur l’entreprise, c’est aussi travailler”. Et ce n’est pas tout : l’entreprise a également réussi à créer du lien entre les collaborateurs des différents sites, et développer leur engagement !
Les facteurs clés de succès identifiés par Solimut Mutuelle de France
Pour Elise Attia, trois facteurs clés ont largement contribué à la réussite du projet :
- Le recueil du feedback des collaborateurs via des sondages, qui permettent de savoir ce qui a été apprécié vs ce qui peut être amélioré. Et ainsi, de rendre vos collaborateurs acteurs de la démarche !
- La formation des utilisateurs, qui permet de lever les freins et de faciliter la prise en main. De son côté, Solimut Mutuelle de France a mis en place deux modules de formation : un pour la découverte de Talkspirit, et un pour les “experts” chargés d’animer des groupes et de créer des événements.
- L’organisation de challenges (sur l’entreprise ou des sujets plus informels comme le sport ou le cinéma), qui a permis d’animer la vie dans l’entreprise de manière ludique, et de renforcer la cohésion au sein des équipes.
Dans de nombreuses entreprises multisites, certaines de ces bonnes pratiques sont d’ailleurs déjà en place. Par exemple, 65 % des participants au webinaire rapportent recueillir le feedback des collaborateurs sur leurs initiatives de communication interne, ce qui est très positif !
*
* *
Pour conclure
En bref, fluidifier la communication interne dans les entreprises multisites suppose d’élaborer un plan de communication interne, de centraliser l’information sur un seul outil, d’encourager les collaborateurs à prendre la parole et de recueillir régulièrement le feedback de chacun.
Vous souhaitez obtenir plus de détails sur les outils et bonnes pratiques indispensables pour la communication interne multisites ? Visionnez le replay du webinaire 👇
¹ Étude Gartner “State of the Global Workplace: 2022 Report”
