Les 9 outils indispensables de la communication interne

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Pour bien communiquer, il est aujourd’hui essentiel d’être bien équipé(e). Réseau social d’entreprise, intranet, plateforme collaborative… Les organisations ont aujourd’hui accès à de nombreux outils de communication interne. Grâce à ces outils, elles peuvent ainsi partager l’information plus efficacement, mettre en avant leur culture d’entreprise, et encourager les échanges entre les différentes équipes.

Mais concrètement, à quoi servent ces outils ? Quels sont leurs avantages et leurs limites ? Et comment peut-on les utiliser pour améliorer sa communication interne ?

Voici un aperçu des 9 outils indispensables pour la communication interne.

1)  L’intranet

Principalement utilisé pour accéder aux informations froides, l’intranet est un réseau interne qui permet de rassembler l’ensemble des ressources utiles de l’organisation (par exemple, les processus de travail, les documents RH, les présentations d’entreprise, etc.).

C’est donc l’un des outils de communication interne idéals pour garder une source unique d’information, qui sert de référence à tous les collaborateurs, où qu’ils soient. Finies les informations dispersées : avec l’intranet, tous les documents sont centralisés au même endroit. Il est également possible de gérer les droits d’accès des utilisateurs, afin de leur donner accès uniquement aux informations dont ils ont besoin.

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De plus en plus aujourd’hui, l’intranet tend également à se moderniser, pour intégrer plus de fonctions sociales et collaboratives (tchat, agenda, sondages, événements, annonces internes, intégrations avec des applications métiers, etc.). Talkspirit propose par exemple un intranet tout-en-un comprenant l’ensemble de ces fonctionnalités. 

2) Le réseau social d’entreprise

Plus complet que l’intranet, le réseau social d’entreprise (RSE) et un outil de communication interne qui permet de rendre les échanges plus interactifs. Utilisé à la fois pour partager de l’information (froide ou chaude), fluidifier les échanges et renforcer la cohésion des équipes, le RSE est indispensable pour moderniser vos modes de communication.

Vous pouvez notamment l’utiliser pour :

• mettre en avant vos actualités et événements sur une page d’accueil ou un fil d’actualités,
• valoriser le travail des collaborateurs en créant des publications dédiées,
• encourager les collaborateurs à s’exprimer en laissant des commentaires et des likes sur les publications de leurs collègues,
• booster les échanges transverses en créant des groupes inter-services.

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3) La newsletter ou le journal interne

La newsletter et le journal interne sont des outils phares de la communication interne. Diffusés par mail, au format papier, ou sur même votre réseau social d’entreprise, ils permettent d’informer les collaborateurs de vos actualités, et de mettre en valeur les projets importants de votre organisation. 

Vous pouvez notamment y inclure :

• des photos illustrant vos différents projets,
• des interviews vidéo de vos collaborateurs (si vous avez opté pour un format digital),
• les nouveaux contenus mettant en avant vos produits et/ou services,
• des anecdotes sur votre entreprise,
• et toute information pertinente concernant l’ensemble des collaborateurs.

Vous l’avez compris : la newsletter et le journal interne servent principalement à descendre de l’information. Si vous cherchez à booster l’engagement collaborateur et à dynamiser les échanges au sein de votre équipe, il vous faudra donc opter pour un autre outil de cette liste.

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4) L’affichage dynamique

Vos collaborateurs sont souvent au bureau ? Si vous avez répondu “oui”, l’affichage dynamique pourrait vous être utile. Plus visuel que la newsletter ou le journal interne, il permet de capter l’attention des collaborateurs en diffusant vos messages sur un grand écran, une borne interactive, une tablette tactile, ou même un totem digital. 

L’affichage dynamique peut ainsi être utilisé pour :

• diffuser des vidéos de présentation de votre entreprise et de vos collaborateurs,
• promouvoir vos événements et projets à venir,
• présenter les nouveaux collaborateurs arrivés dans l’entreprise,
• tenir les salariés informés des actualités du marché.

5) L’outil de visioconférence

Vous avez fréquemment besoin d’organiser des réunions à distance ? Optez pour un outil de visioconférence qui vous permettra de communiquer avec l’ensemble de vos collaborateurs, qu’ils soient au bureau, sur le terrain ou en télétravail. Ainsi, plus besoin de réunir les salariés au même endroit pour leur partager des informations importantes.

Grâce à la visioconférence, vous pouvez organiser des réunions pour :

• informer les collaborateurs des nouveaux processus et outils que vous souhaitez mettre en place, et les accompagner dans leur mise en place,
• recueillir l’avis des collaborateurs sur votre stratégie de communication interne,
• organiser des ateliers de travail et/ou de brainstorming avec votre équipe,
• communiquer vos KPIs mensuels ou trimestriels (à l’occasion de vos réunions d’entreprise).

Cependant, attention à ne pas en abuser, afin de ne pas générer de la “Zoom fatigue” chez vos collaborateurs.

Lire aussi : Comment améliorer l’efficacité de vos réunions à distance ?

6) La messagerie instantanée

La messagerie instantanée est un bon moyen de limiter la durée et le nombre de vos réunions. Tout comme la visioconférence, elle vous permet de communiquer en temps réel avec vos collaborateurs, mais en envoyant uniquement des messages écrits. 

Par exemple, la communication interne peut utiliser le tchat pour :

• féliciter et/ou remercier des collaborateurs très impliqués,
• faire des rappels sur certains événements, 
• échanger en 1:1 avec les collaborateurs,
• souhaiter la bienvenue à de nouveaux salariés,
• etc.

Ces messages peuvent être consultés aussi bien de manière synchrone qu’asynchrone. Chacun peut ainsi prendre connaissance des informations partagées sur son propre temps, sans avoir besoin d’interrompre ses collègues. La plupart des messageries instantanées vous permettent aussi de paramétrer vos notifications afin de les recevoir seulement sur vos horaires de travail, ou d’activer un mode “ne pas déranger” pour pouvoir vous concentrer sur votre travail sur une certaine plage horaire.

7) L’outil de gestion de projet

Vous cherchez un outil pour organiser et suivre l’avancement de vos projets en toute simplicité ? Choisissez plutôt un logiciel de gestion de projet. Talkspirit propose par exemple un module Projets, qui vous permet de créer plusieurs tableaux kanban pour vos projets personnels et d’équipes, et de visualiser d’un coup d’œil les tâches que vous avez à faire. 

Vous pouvez notamment utiliser Projets pour :

• réaliser votre calendrier éditorial, et décider qui sera chargé d’envoyer chaque communication,
• préparer le programme d’intégration des nouveaux collaborateurs,
• suivre les OKR (objective key results) de votre équipe,
• planifier des projets transverses avec d’autres équipes, ou avec des personnes externes à votre organisation.

Calendrier éditorial sur le module Projets de Talkspirit

8) La boîte à idées digitale

La boîte à idées digitale est un bon moyen de faire participer vos salariés à la vie de l’entreprise, et de leur montrer que leur avis compte. Grâce à cet outil, chacun peut proposer de nouvelles idées  – de manière anonyme ou non – pour améliorer les modes de travail, renforcer la cohésion des équipes, ou même fluidifier les processus actuels. C’est donc un outil essentiel pour booster l’engagement de vos collaborateurs !

Par exemple, vous pouvez utiliser la boîte à idées digitale pour :

• recueillir les besoins des collaborateurs sur un sujet spécifique (par exemple, de quoi ont-ils besoin pour télétravailler de manière optimale ?) 
• leur demander leur avis avant de prendre une décision importante (par exemple, sont-ils d’accord pour déménager dans de nouveaux bureaux ?), 
• et les impliquer dans les projets d’entreprise nécessitant une bonne dose de créativité.

9) La plateforme collaborative tout-en-un

Vous cherchez à réduire au maximum le nombre d’outils de communication interne que vous utilisez, sans pour autant faire de compromis sur la richesse fonctionnelle ? La plateforme collaborative est l’outil qu’il vous faut ! Réelle solution tout-en-un, elle intègre les fonctions de communication et de collaboration proposées par la majorité des outils cités précédemment. 

Lire aussi : Comment choisir sa plateforme collaborative ?

Par exemple, la plateforme Talkspirit comprend à la fois  :

• une page d’accueil et un fil d’actualités, pour partager vos actualités et informations importantes,
• des groupes, pour fluidifier les échanges de vos communautés,
• des sondages, pour recueillir l’avis des collaborateurs,
• du tchat et de la visioconférence, pour discuter en temps réel
• un drive et une suite bureautique, pour stocker, partager et modifier des documents à plusieurs,
• de la gestion de projet, pour planifier des projets et assigner des tâches aux membres de votre équipe,
• un calendrier partagé, pour vérifier les disponibilités de vos collègues et les inviter à des réunions.

Tchat et fil d’actualités sur Talkspirit

Il existe une multitude de plateformes collaboratives sur le marché, mais toutes ne sont pas forcément adaptées à votre organisation. Prenez donc le temps de réfléchir à vos besoins et de planifier une démo de chaque outil avant de faire votre choix.

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Pour conclure

Vous connaissez désormais tous les outils essentiels pour améliorer votre communication interne. Chacun de ses outils peut à la fois être utilisé séparément, ou en complément d’autres logiciels. Si vous mettez en place une plateforme collaborative, vous avez également la possibilité de n’en utiliser qu’un, et ainsi d’éviter les va-et-vient constants entre les applications. 

Pour vous aider à choisir la ou le(s) solutions qui vous correspond(ent), nous avons créé une fiche méthodologique rassemblant “8 conseils clés pour bien choisir votre outil de communication interne”. Cliquez sur le bouton ci-dessous pour y accéder gratuitement :

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Auteure : Emmanuelle Abensur