La plateforme collaborative est aujourd’hui devenue un outil incontournable pour toutes les organisations qui souhaitent accélérer leur transformation digitale. Solution tout-en-un, elle permet à la fois de fluidifier la communication et la collaboration des équipes, et de booster la productivité des collaborateurs. Il n’est donc pas étonnant que la plateforme collaborative soit de plus en plus plébiscitée tant par les entreprises que par les collectivités territoriales.
Que vous travailliez dans une mairie, un conseil municipal, un syndicat ou une agence départementale, mettre en place une plateforme collaborative présente de nombreux bénéfices pour vos équipes. Mais est-elle réellement indispensable ?
Si vous hésitez encore, voici 7 bonnes raisons d’adopter une plateforme collaborative au sein d’une collectivité.
1. Fluidifier la collaboration à distance
Avec le développement du travail hybride, les collectivités territoriales ont aujourd’hui besoin d’outils pour collaborer efficacement à distance. Un besoin auquel répond pleinement la plateforme collaborative, grâce à des fonctionnalités telles que :
- la gestion de projet, qui permet d’organiser et suivre l’avancement de ses projets
- le drive partagé, qui permet de centraliser l’ensemble de ses fichiers dans des répertoires, et de gérer les droits d’accès
- la suite bureautique, qui permet de partager et co-éditer des documents à plusieurs en simultané
Avec une plateforme collaborative, vos équipes pourront ainsi travailler ensemble où qu’elles soient, sans avoir besoin de faire des réunions à rallonge.
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2. Moderniser votre communication interne
Outre ses fonctions de collaboration, la plateforme collaborative offre également de nombreuses fonctionnalités de communication interne. Par exemple, elle permet de :
- mettre en avant les actualités de votre collectivité (un nouveau recrutement, un événement interne, un nouveau processus administratif, etc.) sur une page d’accueil et/ou un fil d’actualités
- valoriser les réussites individuelles et collectives en partageant des photos et/ou vidéos des projets accomplis
- recueillir le feedback des agents via des sondages
- fluidifier les échanges synchrones et asynchrones entre les différents services municipaux, départementaux et régionaux via le tchat et la visioconférence
- faire en sorte que les agents et les élus aient tous accès au même niveau d’information
Qu’il s’agisse d’informer, de motiver ou de fédérer les agents, la plateforme collaborative est LA solution pour améliorer votre communication interne ! Un bénéfice clairement identifié par la Mairie de Venelles, qui a mis en place la plateforme Talkspirit pendant la crise Covid. Désormais, les chefs de service peuvent partager l’information avec les agents directement sur le réseau, sans avoir à envoyer une multitude d’emails.
3. Capitaliser les connaissances
Autre avantage : la plateforme collaborative permet aux collectivités territoriales de partager et capitaliser les connaissances de l’ensemble des agents, et ainsi d’éviter la perte de savoirs souvent générée par le départ d’un employé.
Par exemple, vous pouvez créer des groupes dans lesquels chacun pourra partager des bonnes pratiques, des connaissances métiers, des articles de veille, solliciter un avis ou poser une question sur un sujet spécifique.
Afin de garantir la pertinence des informations partagées, l’idéal est d’organiser ces groupes par service (ressources humaines, administration, informatique, etc.) ou par thématique (logement, urbanisme, culture, éducation, citoyenneté, etc.). Les connaissances de chaque groupe peuvent ensuite être capitalisées sur un drive d’équipe dédié, afin de garantir le transfert des savoirs et compétences de chaque membre.
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4. Renforcer la cohésion
Encore aujourd’hui, de nombreuses collectivités territoriales ont une organisation hiérarchique qui tend à générer des silos entre les différents services. En raison de ce manque de communication, certains services peuvent se retrouver complètement isolés les uns des autres. Une problématique qui s’est d’ailleurs accentuée avec le télétravail.
Mettre en place une plateforme collaborative va permettre de faciliter la communication transverse, et ainsi de renforcer les liens entre les différents services. Grâce à la messagerie instantanée intégrée, chaque agent peut discuter avec n’importe lequel de ses collègues, quel que soit son métier ou sa localisation. Des groupes transverses peuvent également être créés sur votre plateforme pour faciliter ces échanges.
En outre, la plateforme collaborative vous permet d’organiser des activités de team building (pause cafés, apéros, jeux-concours, cours de sport…), aussi bien en visioconférence qu’en présentiel. De quoi améliorer la cohésion inter- et intra-équipes !
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5. Sécuriser les données
Selon la CNIL, près de 70 % des Français sont désormais plus sensibles à la question de la protection de leurs données personnelles. Un chiffre qui s’explique notamment par l’augmentation des vols et piratages de données, qui représente un sujet d’inquiétude croissant pour les citoyens.
En raison de leurs activités, les collectivités territoriales traitent de nombreuses données personnelles (par exemple, sur l’état civil, les aides sociales, les taxes locales, ou même la santé des citoyens). Garantir la sécurité et la confidentialité de l’ensemble de ces données fait donc partie de leurs priorités clés.
Opter pour une plateforme collaborative française (comme Talkspirit) est la solution idéale pour sécuriser l’ensemble des données échangées par les agents, et vous assurer qu’elles n’arrivent pas entre de mauvaises mains. Contrairement aux solutions américaines, les éditeurs de logiciels européens sont conformes au RGPD et ne sont pas soumis au Cloud Act*. Ils constituent donc une garantie essentielle en termes de protection des données.
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Depuis 2021, les collectivités locales ont d’ailleurs l’obligation d’utiliser des solutions cloud souveraines hébergeant leurs données sur le territoire français (si elles souhaitent mettre en place de nouveaux outils ou remplacer leurs outils actuels). Une raison de plus d’opter pour le made in France !
Si vous souhaitez en savoir plus sur la circulaire n°6282-SG relative à la doctrine “Cloud au centre” de l’État, contactez l’un de nos experts.
6. Limiter les échanges d’emails
Selon une enquête Adobe, les cadres français passent plus de 5 heures par jour à traiter leurs emails, soit environ 70 % de leur temps de travail. Tout comme les entreprises, les collectivités ne font pas exception à ce phénomène.
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Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses alternatives à l’email. Et la plateforme collaborative en fait partie ! Finis l’envoi d’emails à la chaîne, la recherche de pièces jointes oubliées, et la mise en copie de toute l’équipe. À la place, les collaborateurs peuvent désormais tchatter ou faire des visioconférences pour échanger en temps réel, et ainsi prendre des décisions plus rapidement. C’est moderne, rapide, et bien plus efficace que les emails !
7. Réduire les coûts
Peut-être utilisez-vous déjà plusieurs outils collaboratifs au sein de votre équipe. Messagerie instantanée, outil de visioconférence, solution de gestion de projet, suite bureautique… Tous ces logiciels additionnés génèrent des coûts importants pour les collectivités territoriales. Un coût qui peut être optimisé en adoptant une plateforme collaborative.
En effet, la plateforme collaborative rassemble l’ensemble des fonctionnalités dont les collectivités ont besoin pour communiquer et collaborer au quotidien. Mettre en place un tel outil permet donc de rationaliser vos applications de collaboration, et par extension de réduire vos coûts informatiques. Préparez-vous à faire des économies !
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Meilleure communication, travail d’équipe fluidifié, cohésion accrue… Adopter une plateforme collaborative offre de nombreux avantages pour les collectivités territoriales. En bref, si ce n’est pas déjà fait, nous vous invitons fortement à mettre en place ce type de plateforme au sein de votre équipe.
Vous êtes à la recherche d’une solution collaborative pour faciliter le travail de vos équipes ? Consultez notre top 10 des meilleures plateformes collaboratives souveraines pour les collectivités :
* Cloud Act : loi fédérale américaine de 2018 qui permet au Department of Justice d’ordonner à un fournisseur de services internet américain de lui donner accès à l’ensemble des données stockées sur ses serveurs, même sur ceux situés hors des Etats-Unis.
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Auteure : Emmanuelle Abensur
