Parfois considéré comme “vieillot”, l’intranet a pourtant de beaux jours devant lui ! Utilisé de manière régulière par 72 % des collaborateurs¹, cet outil est devenu LA référence pour rester informé sur les actualités internes et capitaliser les connaissances de l’entreprise. De plus en plus aujourd’hui, il intègre également des fonctions collaboratives, qui permettent de faciliter les échanges et le travail en mode projet. Les exemples d’utilisation de l’intranet d’entreprise sont donc nombreux. Mais quels sont les plus courants ? Et comment les organisations tirent-elles parti de cette plateforme ?
Retrouvez dans cet article les principaux cas d’usage de cet outil, ainsi que des exemples concrets d’intranets d’entreprise déployés par nos clients.
PS : ces cas d’usage sont complémentaires, rien ne vous empêche d’utiliser votre intranet de différentes façons 😉
Capitaliser l’information
Premièrement, l’intranet d’entreprise peut être utilisé pour capitaliser les informations et connaissances de l’entreprise, et ainsi faciliter le partage de savoirs. On parle alors d’un usage de type “bibliothèque” ou “base de connaissances”.
Voici deux cas clients concrets pour illustrer cet exemple :
Exemple n°1 : Pôle Emploi
L’intranet, ce n’est pas juste un outil pour les entreprises ! Le secteur public, lui aussi, peut faire bon usage de cet outil. La preuve avec Pôle Emploi, qui utilise la plateforme Talkspirit pour capitaliser l’ensemble des ressources et connaissances de l’équipe Mobilité Internationale des Hauts-de-France.
L’objectif ? Rassembler au même endroit les informations que chacun a pu récolter lors de sa veille documentaire, pour permettre à l’ensemble de l’équipe d’en profiter et de développer ses connaissances.
“Talkspirit, c’est un peu notre bibliothèque digitale. Nous l’utilisons pour centraliser l’ensemble des informations ‘froides’ sur tous les sujets concernant l’expatriation dans les pays que nous avons à charge : conditions de vie, vie pratique, logement, impôts, recherche d’emploi, etc. Chaque information fait l’objet d’une publication dédiée et est accompagnée d’une description mentionnant les thèmes abordés et/ou les documents partagés.” Sandrine Delassus, Responsable de l’équipe Mobilité Internationale des Hauts de France de Pôle Emploi
Fil d’actualités de la plateforme Talkspirit de Pôle Emploi
Exemple n°2 : SCPARE
Autre exemple : le cabinet d’anesthésie et de réanimation SCPARE, qui utilise Talkspirit pour “capitaliser l’information au même endroit” et “faire en sorte que chacun dispose d’une source d’information unique”.
Plusieurs groupes de travail ont été créés pour partager l’information uniquement avec les personnes qui en ont besoin, et éviter la surcharge informationnelle parfois associée à l’utilisation de l’intranet.
“Tous les documents et informations propres à chaque groupe sont stockés sur le drive Talkspirit, puis partagés dans une publication dédiée, ce qui nous permet de garder un historique de l’ensemble de nos échanges.” Nicolas Rocq, Anesthésiste-Réanimateur chez SCPARE
Exemple de publication de SCPARE sur Talkspirit
Résultat : depuis la mise en place de Talkspirit, “nous ne recevons presque plus de mails internes, et le trafic sur Signal (notre ancien outil de tchat) a diminué de 90 %”.
Lire aussi : Améliorer la capitalisation de l’information dans le secteur médical
Fluidifier la communication interne
La communication interne fait partie des usages les plus courants de l’intranet d’entreprise. Qu’il s’agisse de partager des actualités, de mettre en avant la culture de l’entreprise, ou de donner de la visibilité aux projets des équipes, la communication interne joue un rôle clé au sein des organisations. Car qui dit transparence de l’information, dit aussi amélioration de l’expérience collaborateur, développement de l’engagement et rétention accrue des talents !
Voici quelques exemples d’organisations qui utilisent l’intranet d’entreprise pour fluidifier leur communication interne :
Exemple n°3 : Solimut Mutuelle de France
Solimut Mutuelle de France, une mutuelle solidaire et engagée, a souhaité remplacer son intranet “vieillot” par une plateforme moderne : Talkspirit. Son enjeu : rendre la communication interne plus engageante et dynamique, et apporter de la visibilité aux projets de ses 500 salariés répartis sur plusieurs sites.
Pour répondre à cet enjeu, la mutuelle a créé plusieurs types de groupes : des groupes de travail, de veille, de partage de ressources et d’actualités, etc. Chacun peut ainsi partager l’information aux personnes concernées en faisant une publication, ou simplement en envoyant un message sur le tchat du groupe.
Grâce à Talkspirit, Solimut Mutuelle de France peut ainsi valoriser les actualités et les événements de l’entreprise, encourager les collaborateurs à s’exprimer et à partager leurs succès, et faciliter l’accès à l’information pour l’ensemble des agents.
Talkspirit nous permet de mettre en avant nos différents projets et les personnes qui en sont à l’origine. Lorsqu’un collaborateur crée une publication, il peut voir les réactions et encouragements de ses collègues en direct, ce qui est vraiment très bénéfique.” Elise Attia, Responsable communication interne, Solimut Mutuelle de France
Exemple n°4 : La Mairie de Venelles
Cet enjeu de communication interne se retrouve également chez la Mairie de Venelles, une commune de 8500 habitants située près d’Aix-en-Provence. Sa problématique était cependant différente de celle de Solimut Mutuelle de France. En effet, avec 160 agents travaillant à la fois dans les bureaux et sur le terrain, l’enjeu était plutôt de rassembler ces agents sur une seule plateforme accessible à tous, et de réduire l’usage des emails internes.
Déployé au début de la crise Covid, Talkspirit a rencontré un vrai succès au sein de la mairie, et est devenu à la fois le lieu des échanges formels et informels. La mairie y partage notamment sa lettre interne mensuelle, mais aussi des informations sur ses événements et ses projets en cours.
Plusieurs groupes informels ont également été créés pour partager des bons plans, proposer des recettes de cuisine, et même poser des devinettes !
“Avec Talkspirit, l’information circule plus rapidement, plus facilement et plus librement. Cela permet à des personnes de différents services et niveaux hiérarchiques d’échanger entre eux, et ainsi de renforcer la cohésion entre les agents.” Carine Ponsot, Chargée de communication interne, Mairie de Venelles
Lire aussi : Dynamiser sa communication interne avec Talkspirit : témoignage de la Mairie de Venelles
Animer les membres d’une communauté
L’intranet peut également être utilisé pour animer et connecter les membres d’une communauté, et renforcer l’entraide et la cohésion au sein de ce réseau. En effet, plusieurs fonctionnalités de l’intranet d’entreprise se portent très bien à ce cas d’usage :
- le portail d’accueil, qui permet de partager les actualités de la communauté à l’ensemble des membres, et de rassembler l’ensemble des applications métiers que vous utilisez,
- le fil d’actualités, pour organiser les échanges par thématiques,
- la bibliothèque, dans laquelle les membres peuvent retrouver toutes les informations froides dont ils ont besoin,
- les webinaires, qui permettent d’organiser des événements pour les membres, et de les répartir dans plusieurs salles pour faciliter le brainstorming.
Lire aussi : Webinaire « 6 bonnes pratiques pour animer sa communauté »
Exemple n°5 : Gîtes de France®
Parmi les exemples phares correspondant à ce cas d’usage, on peut notamment citer l’intranet d’entreprise de Gîtes de France® : Talkspirit, renommé en interne “Rezo 2.0”. Cet outil est utilisé pour une multitude d’usages. En effet, il permet à la fois de :
- développer le partage de bonnes pratiques entre les 94 relais départementaux du réseau,
- fluidifier la circulation de l’information entre ces relais,
- faciliter la collaboration à distance via de groupes de travail,
- et animer la communauté via des événements et activités ludiques.
Finis les silos avec Talkspirit. Désormais, les collaborateurs peuvent facilement remonter des informations du terrain, ce qui contribue également à développer leur engagement !
“Une vraie liberté de parole s’est installée entre les collaborateurs. Ils osent désormais donner leur avis, proposer des améliorations et échanger avec leurs collègues d’autres départements pour chercher des solutions ensemble. Ce n’était pas le cas auparavant, tout était très cloisonné. Aujourd’hui, ils sont tous beaucoup plus impliqués.” Christine Cheret, Chargée de communication interne à la Fédération des Gîtes de France®
Exemple n°6 : La French Tech Grande Provence
Bien sûr, l’intranet d’entreprise ne se limite pas aux parties prenantes internes de l’entreprise. Il peut également – à l’image de l’extranet – intégrer des acteurs externes (partenaires, clients, prestataires, etc.). Un usage privilégié par la French Tech Grande Provence pour animer son écosystème de startups.
En 2020, l’association a décidé de déployer Talkspirit pour communiquer et partager plus facilement de l’information avec ses adhérents, mais aussi faciliter la collaboration à distance au sein de l’équipe interne.
La French Tech Grande Provence utilise notamment la plateforme pour mettre en avant des événements, des actualités et des bonnes pratiques, et ainsi fédérer la communauté autour de sujets communs.
Portail d’accueil Talkspirit de la French Tech Grande Provence
“Au quotidien, Talkspirit nous permet de partager des informations en interne et avec l’ensemble des adhérents de l’association. Grâce à l’intégration Twitter, nous faisons remonter tous les tweets nous mentionnant directement sur le fil d’actualités, ce qui permet de donner plus de visibilité à nos actualités.” Laure Baudouin, Responsable administration et communication à la French Tech Grande Provence
Faciliter la collaboration sur des projets
Ces dernières années, l’intranet d’entreprise s’est modernisé pour développer davantage l’axe collaboratif. Plus qu’une simple plateforme de communication, c’est aussi un outil qui peut être utilisé pour faciliter le travail en mode projet.
Voici deux exemples d’intranet d’entreprise illustrant cette utilisation :
Exemple n°7 : L’Armée de Terre
Dès 2018, le service recrutement de l’Armée de Terre a identifié le besoin de mettre en place une plateforme permettant de piloter plusieurs projets en même temps, en lien avec de nombreux prestataires externes.
Pour répondre à ce besoin, l’Armée de terre s’est tourné vers Talkspirit. 100 % made in France, la plateforme permet de garder les données de l’organisation sur le territoire français, et surtout d’assurer leur sécurité. Ce qui constitue un enjeu particulièrement important pour l’Armée de terre.
“À la fois espace de travail et de discussion, Talkspirit nous a aussi séduit par sa capacité à rassembler sur la même plateforme des collaborateurs internes et des prestataires externes.” Laurent Bastide, Chef de la section data stratégie du bureau marketing de recrutement, Armée de Terre
Plusieurs groupes de travail ont été créés sur Talkspirit, afin de centraliser les échanges internes et externes sur les projets marketing de la cellule recrutement. L’équipe peut ainsi collaborer efficacement avec ses prestataires, sans passer par d’interminables chaînes d’emails.
Lire aussi : Fluidifier les projets marketing de l’Armée de Terre avec Talkspirit
Exemple n°8 : Le Petit Vapoteur
Réparti sur plusieurs sites en France, le Petit Vapoteur souhaitait mettre en place un intranet d’entreprise afin de faciliter la communication et la collaboration sur des projets. Une problématique à laquelle Talkspirit répondait parfaitement.
À la fois utilisé par les équipes dans les bureaux et sur le terrain, l’outil présente une réelle valeur ajoutée pour la gestion de projet. L’équipe commerciale l’a par exemple utilisé pour planifier une opération promotionnelle à l’occasion de l’Euro 2021 de football. Un groupe dédié a été créé pour échanger sur le projet, lister les tâches et les assigner aux membres de l’équipe via des check-lists.
Chacun peut informer et rester informé sur l’avancement des tâches via le salon de tchat du groupe, mais aussi en cochant au fur et à mesure les tâches qui lui sont assignées.
“Depuis que nous avons mis en place Talkspirit, le circuit de communication est beaucoup plus fluide. On échange davantage entre services, ce qui nous permet de mieux travailler ensemble sur nos projets pluri-métiers.” Mathieu Mercier, Responsable achats, logistique et transport chez Le Petit Vapoteur.
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Les exemples d’utilisation de l’intranet d’entreprise ne manquent pas ! Communication interne, stockage et partage de connaissances, travail collaboratif, animation de communautés… Il est possible d’utiliser cette plateforme de nombreuses manières. Notre conseil : optez pour un intranet d’entreprise pouvant répondre à l’ensemble de vos besoins, afin d’éviter de multiplier les outils. 100 % français, Talkspirit vous propose une solution intranet personnalisable en fonction de vos cas d’usage. Contactez notre équipe pour découvrir toutes les possibilités offertes par l’outil 😉.
Une fois ces exemples présentés, se pose également la question : comment réussir la mise en place d’un intranet d’entreprise ? Et comment conduire le changement auprès des collaborateurs. Découvrez dans cette fiche méthodologique les étapes clés à suivre pour déployer votre intranet d’entreprise :
¹ Étude 2021 de l’Observatoire de l’intranet & du digital working
