63 % des professionnels des ressources humaines consacrent au moins la moitié de leur temps de travail à des tâches administratives¹. Résultat : ils n’ont que peu de temps à allouer à des sujets à forte valeur ajoutée, ce qui peut générer de la frustration et une perte de motivation. La solution pour répondre à cet enjeu ? Digitaliser l’ensemble des processus RH, du recrutement à la formation, en passant par la gestion de la paie, l’intégration et la communication interne.
Cette digitalisation des ressources humaines – qui consiste à optimiser les processus RH via l’utilisation d’outils digitaux – présente de nombreux bénéfices pour les équipes RH. En effet, elle va permettre d’automatiser les tâches récurrentes, de rendre l’information plus accessible aux collaborateurs et de faciliter la collaboration avec les autres métiers. Ce qui va se traduire – in fine – par un gain de temps et de productivité.
Plusieurs logiciels RH peuvent vous aider à digitaliser vos ressources humaines, et à tirer parti de ces bénéfices. Cependant, il est parfois difficile de les classifier et d’identifier ceux qui correspondent réellement aux besoins de votre organisation. Pour simplifier ce processus, nous avons donc rassemblé dans cet article 5 types d’outils RH, accompagnés d’exemples de cas d’usage et de solutions. À vous de faire votre choix !
Les logiciels RH tout-en-un
Vous cherchez à centraliser vos processus RH et à utiliser le moins d’outils possibles pour la digitalisation de vos ressources humaines ? Opter pour un logiciel RH tout-en-un peut être un bon compromis pour gagner en efficacité et limiter les coûts. Voici deux types de logiciels qui entrent dans cette catégorie.
1) Le SIRH
Présentation et avantages
Le SIRH (système d’information des ressources humaines) est probablement le logiciel le plus utilisé pour assurer la digitalisation des ressources humaines. Composé de différents modules, il permet d’automatiser de nombreux processus RH, notamment :
- la gestion de la paie et des notes de frais
- l’évaluation et la gestion des compétences,
- la gestion des congés et des absences,
- la gestion des plannings et du temps de travail,
- le suivi de la performance.
Le plus d’utiliser un SIRH ? La gestion des ressources humaines est beaucoup plus fluide, et vous perdez moins de temps sur les tâches administratives.
Solutions
Parmi les SIRH disponibles sur le marché, on retrouve notamment :
- Payfit : le SIRH français pour les TPE-PME qui permet de faciliter la digitalisation des ressources humaines en centralisant la paie, les congés et absences, les notes de frais, la gestion et le suivi du personnel.
- Lucca : la plateforme de gestion RH française pour les PME-ETI qui permet de simplifier la vie des collaborateurs et des responsables RH grâce à 11 solutions dédiées à la finance, la paie, l’administration, la gestion et le suivi des talents.
- Workday : le logiciel américain conçu pour les grandes entreprises qui permet une gestion unifiée des ressources humaines grâce à des modules pour le recrutement, l’intégration, la gestion de la performance, la gestion de la paie, et bien plus.
- Factorial : le SIRH qui automatise les processus RH répétitifs et complexes, et qui permet de libérer le potentiel de vos collaborateurs. Il inclut des fonctionnalités pour la gestion des talents, le suivi du temps de travail, la gestion des documents, etc.
- Bizneo : le logiciel RH évolutif pour tous types d’entreprises composé de 12 modules 100 % paramétrables (recrutement, formation, gestion des compétences, base de données, gestion des congés et absences, etc.)
Présentation et avantages
Un autre logiciel tout-en-un est indispensable pour réussir la digitalisation des ressources humaines. Il s’agit… du réseau social d’entreprise ! 100 % digitale, cette plateforme rassemble au même endroit l’ensemble de vos collaborateurs. Vous pouvez l’utiliser pour :
- fluidifier votre communication interne,
- dynamiser les échanges entre les équipes,
- encourager le partage de savoirs et de connaissances,
- animer et fédérer des communautés,
- faciliter le travail collaboratif et la gestion de projets RH,
- et bien plus encore !
Lire aussi : Tendances 2023 : l’avenir du réseau social d’entreprise
Vous l’avez compris : il est possible de faire beaucoup de choses sur un réseau social d’entreprise ! Un autre avantage de cette solution ? Elle est hautement personnalisable, et vous permet d’activer différents modules, par exemple :
- le fil d’actualités et la page d’accueil : pour partager de l’information,
- l’agenda : pour mettre en avant des événements et organiser des réunions,
- la bibliothèque et le drive : pour capitaliser vos documents et connaissances,
- le tchat et la visioconférence : pour échanger à distance,
- la suite bureautique : pour co-éditer des fichiers à plusieurs,
- l’annuaire : pour faciliter la prise de contact avec les collaborateurs.
Mettre en place un réseau social d’entreprise peut donc être bénéfique pour les ressources humaines, mais aussi pour l’ensemble des départements de l’organisation.
Solutions
Vous cherchez un réseau social d’entreprise français ? Talkspirit devrait vous intéresser ! 100 % modulaire, notre plateforme tout-en-un permet de faciliter la communication et la collaboration des équipes, tout en assurant la sécurité de vos données.
Sur Talkspirit, il vous est par exemple possible de :
- partager vos actualités et vos événements dans des groupes thématiques et sur un portail d’accueil 100 % personnalisable,
- mettre en avant les nouveaux arrivants via des publications dédiées,
- faire valider des publications via un processus de validation intégré,
- formaliser et centraliser vos processus RH dans des pages de contenu, et paramétrer qui peut avoir accès à ces pages,
- élaborer votre stratégie RH, et suivre vos projets de recrutement, d’intégration et de formation via un module de gestion de projet,
- réaliser des entretiens avec des candidats en visioconférence, et faire des réunions internes pour prendre des décisions sur des sujets RH.
Certains de ces besoins sont également les vôtres ? Contactez notre équipe pour échanger sur votre projet et découvrir notre plateforme.
PS : rendez-vous sur notre top 12 des réseaux sociaux d’entreprise pour explorer plus de solutions.
Les logiciels spécialisés
Pour aller plus loin sur certains usages, vous pouvez également mettre en place des logiciels RH plus spécialisés, qui vont vous permettre d’avoir une gestion plus poussée de certains processus RH. Ces outils sont très nombreux sur le marché. Dans un souci d’exhaustivité, nous avons décidé de mettre en avant trois types de logiciels spécialisés, mais gardez en tête qu’il en existe plein d’autres !
3) L’outil de recrutement et d’intégration
Présentation et avantages
Vous recrutez régulièrement de nouveaux collaborateurs, mais vous avez du mal à organiser vos actions ? Déployer un logiciel RH dédié peut alors être une bonne idée !
Selon vos besoins, vous pouvez opter soit pour un logiciel de recrutement – aussi appelé ATS (applicant tracking system) – soit pour un logiciel d’expérience collaborateur plus complet qui va suivre l’ensemble du parcours RH (recrutement, intégration, formation, mobilité, etc.).
Ces logiciels vont vous aider dans votre processus de digitalisation des ressources humaines en fluidifiant tout ce qui est lié au recrutement et à l’onboarding RH. Par exemple, vous allez pouvoir automatiser des activités telles que la diffusion des annonces sur les sites d’emploi, le tri et le partage des candidatures, la gestion des documents administratifs, ou encore la création de parcours d’intégration.
Grâce à ces outils, vous pourrez ainsi offrir une expérience optimale à vos candidats et à vos collaborateurs. Ce qui va contribuer – in fine – à améliorer votre marque employeur et votre rétention des talents.
Solutions
Plusieurs logiciels peuvent vous permettre de digitaliser vos processus de recrutement et d’intégration. C’est notamment le cas de :
- Flatchr : le logiciel de recrutement collaboratif, qui vous permet de diffuser des annonces, de créer un site carrière, de sourcer des talents et de gérer les candidatures.
- Talentsquare : l’outil de recrutement tout-en-un pour attirer et gérer les talents. Vous pouvez l’utiliser pour tous types de contrats (CDI, CDD, intérim, stage, alternance).
- Workelo : la plateforme digitale qui permet de créer une expérience collaborateur mémorable, grâce à une gestion du pré-boarding, de l’onboarding, de la mobilité interne et de l’offboarding.
- HeyTeam : la solution RH pour créer des programmes d’onboarding et d’offboarding sur-mesure, et faciliter l’intégration de nouvelles recrues.
- Beehire : la plateforme pour booster votre marque employeur et faciliter la collecte, l’évaluation et la qualification des candidatures.
Gestion de l’onboarding et de l’offboarding sur Workelo
Lire aussi : Comment améliorer l’expérience collaborateur en télétravail ?
4) Le logiciel de self-management
Présentation et avantages
Le terme de self-management (littéralement “l’auto-gestion”) ne vous est peut-être pas familier. Mais rassurez-vous, cela n’a rien de compliqué. Il s’agit d’une méthode de management qui a pour but de favoriser l’autonomie et la prise d’initiatives des équipes, en réduisant au maximum les niveaux hiérarchiques dans l’organisation.
Mettre en place ce mode de gouvernance suppose de digitaliser l’ensemble des processus de l’organisation, afin d’améliorer la transparence de l’information et d’optimiser la prise de décisions. Des bénéfices dont vous et vos équipes pouvez tirer parti en utilisant un logiciel de self-management.
Ce type de logiciel est particulièrement utile pour la digitalisation des ressources humaines, car il va permettre de :
- définir clairement qui fait quoi dans l’organisation,
- créer des politiques et des processus RH accessibles à tous,
- impliquer les collaborateurs et les managers dans les prises de décisions, et leur permettre de suggérer des propositions,
- fixer des objectifs RH alignés avec les objectifs de l’entreprise.
Solutions
L’un des principaux logiciels de self-management sur le marché est Holaspirit. Son objectif ? Clarifier les rôles et les processus au sein de l’organisation, pour renforcer la transparence de l’information et permettre aux équipes d’être plus performantes.
Holaspirit intègre de nombreuses fonctionnalités pour la gestion et la digitalisation des ressources humaines, notamment :
- Un organigramme qui rassemble les rôles et les responsabilités de chacun. Contrairement à un organigramme “classique”, l’organigramme Holaspirit est organisé par cercles. Chaque cercle correspond à une équipe, et rassemble plusieurs rôles. Par exemple, le cercle “Ressources Humaines” peut être composé des rôles “Recrutement”, “Intégration” et “Gestion des compétences”.
- Les OKR (Objective and Key Results) : une méthodologie qui a pour but d’aligner les objectifs des équipes avec ceux de l’entreprise. Elle permet d’associer des résultats clés à chacun de vos objectifs, et de suivre d’un coup d’œil leur progression. Ce module peut donc être utilisé pour suivre les objectifs de votre équipe RH.
- Les réunions : un module qui permet de séquencer vos réunions en plusieurs étapes (actions à mener, projets en cours, décisions à prendre, etc.), et de produire des comptes-rendus de réunions détaillés. Ainsi, plus besoin de se demander qui a dit quoi et qui travaille sur quel projet. Tout est référencé au même endroit !
5) La plateforme d’engagement collaborateur
Présentation et avantages
Le saviez-vous ? Les entreprises avec des collaborateurs engagés ont un turnover 43 % plus faible que les entreprises avec des salariés désengagés². Ce qui montre bien que l’engagement collaborateur est un levier clé pour fidéliser les talents. Mais alors, comment l’activer ? En digitalisant vos ressources humaines, bien sûr !
Plusieurs plateformes digitales peuvent vous aider à améliorer et mesurer l’engagement de vos collaborateurs. Celles-ci s’appuient sur des outils tels que :
- le feedback 360°: il permet d’évaluer les compétences des salariés en se basant sur le feedback de l’ensemble des personnes avec qui ils travaillent.
- le feedback immédiat : cela peut être un commentaire, un “bravo” ou un “félicitations”, qui va permettre de développer une culture du feedback continu.
- l’entretien annuel d’évaluation : il va permettre de faire un bilan de l’année écoulée, de suivre la progression des compétences et des objectifs, et d’échanger sur les perspectives d’évolution.
- les baromètres et sondages : c’est grâce à eux que vous pouvez mesurer la satisfaction des collaborateurs, leur niveau d’engagement, ou encore leur bien-être au travail.
Lire aussi : [Étude Bodet Software 2022] Quels leviers pour améliorer l’engagement collaborateur post-Covid ?
Solutions
Voici quelques exemples de plateformes d’engagement collaborateur qui proposent ces fonctionnalités :
- Bloomin : la plateforme qui aide les DRH à prendre les bonnes décisions grâce aux feedbacks réguliers des collaborateurs.
- Bleexo : l’outil d’expérience collaborateur dédié aux PME-ETI. Il permet de mesurer l’engagement et le climat social via des enquêtes et des sondages RH.
- Zest : la suite digitale qui zeste le management des organisations en favorisant la reconnaissance et le partage de feedbacks.
- Supermood : la plateforme tout-en-un dédiée à l’écoute des collaborateurs qui permet d’instaurer un dialogue continu et d’augmenter la rétention des talents.
- Culture Amp : la plateforme d’engagement pour mieux comprendre vos collaborateurs, développer leurs compétences et améliorer leur performance.
Pour conclure
Gain de temps, communication interne plus fluide, engagement collaborateur plus élevé… Les outils de digitalisation des ressources humaines vous offrent de nombreux avantages. Selon vos besoins, vous pouvez opter soit pour des logiciels tout-en-un, soit pour des plateformes plus spécialisées, soit pour un mix des deux. À vous de choisir la ou les plateformes qui vous correspondent le mieux !
Enfin, n’oubliez pas que les technologies évoluent vite. Pour rester à la page, pensez donc à faire régulièrement de la veille sur les évolutions de votre secteur et les nouveaux logiciels RH. Et si vous n’avez pas encore de méthodologie, pas d’inquiétude. On vous livre dans cette check-list les 5 étapes indispensables pour mettre en place une veille RH.
¹ Baromètre RH des Éditions Tissot et de Payfit, 2022
² Étude Gallup sur l’engagement collaborateur, 2022
